Como melhorar o controle de agenda?
Um dos grandes desafios de clínicas e consultórios é realizar o controle da agenda. Afinal, é preciso marcar e remarcar horários, encaixar pacientes, ter um tempo entre as consultas e ainda lidar com desistências de última hora.
Além disso, o controle da agenda tem um papel importante na criação de uma rotina de trabalho eficiente, de modo que você seja capaz de atender um número considerável de pacientes e ainda manter um bom índice de satisfação.
Para tudo isso, é bem provável que a agenda de papel já não esteja atendendo às suas necessidades, sendo necessário buscar outras soluções a fim de melhorar a produtividade da equipe e o controle de agenda. Acertei?!
Para te ajudar nessa missão, preparamos este conteúdo. Hoje você vai aprender sobre a importância de manter um bom controle da agenda e dicas para melhorar a organização dos agendamentos. Vamos lá?!
A importância de manter a agenda organizada
Aqui no blog já falamos sobre a importância de fidelizar pacientes, portanto não é novidade que manter a agenda bem organizada faz toda a diferença para a satisfação dos clientes.
Até porque ninguém gosta de chegar a uma consulta com horário marcado e ter que passar um bom tempo na sala de espera. Pior ainda é perceber que tem outra pessoa agendada no mesmo horário que você. Nada agradável, não é mesmo?!
Para evitar esse tipo de situação é fundamental ter um bom controle da agenda. Ou seja, todos os horários devem ser marcados de maneira estratégica de modo que previnam possíveis atrasos e atendam a necessidade do paciente.
Dicas para melhorar o controle de agendamentos
Viu como é importante realizar um bom controle da agenda?! Então, conheça a seguir 6 dicas para você melhorar o controle de agendamentos da sua clínica ou consultório.
Estude a sua rotina
O primeiro passo para ter controle de agenda é estudar a sua rotina de trabalho. Entenda quanto tempo, em média, você gasta para cada atendimento e, a partir daí, você saberá quantos pacientes poderá atender por dia sem ficar sobrecarregado(a).
Além disso, é preciso considerar o tempo gasto em diferentes tipos de atendimentos, por exemplo, em caso de consultórios médicos, é comum que a primeira consulta exija mais tempo, uma vez que será necessário investigar sobre a saúde daquele paciente.
Por outro lado, a segunda consulta costuma ser para avaliação de exames e confirmação do diagnóstico, portanto o tempo é menor. Já em casos de consultórios odontológicos a primeira consulta funciona como uma avaliação e a segunda é o tratamento em si, o que demora mais.
Sendo assim, é necessário avaliar qual é a realidade da sua clínica ou consultório e gerenciar o tempo disponível para os atendimentos. Em seguida, organize tudo em uma agenda online.
Utilize uma agenda eletrônica
Imagine a seguinte situação: o paciente liga para a clínica e diz que só pode comparecer à consulta em determinado horário ou dia da semana.
A partir daí a secretaria passa bom tempo passando páginas da agenda física para tentar encontrar um horário que atenda às exigências daquele paciente para agendar a consulta.
Certamente, você já viu ou passou por uma cena parecida com essa. No entanto, isso tem sido cada vez mais incomum, justamente, pela falta de praticidade da agenda de papel.
A melhor solução atualmente é utilizar uma agenda online. Por meio dela é possível visualizar facilmente todos os horários disponíveis, o que evita erros na hora do agendamento.
Além disso, o processo de marcar, desmarcar e encaixar pacientes é muito mais simples, rápido e sem rasuras. Há ainda outras vantagens, como: a possibilidade de acessar a agenda de qualquer dispositivo com acesso a internet, o que facilita o gerenciamento dos horários.
Estabeleça intervalos entre as consultas
Outra boa dica para melhorar o controle da agenda é estabelecer um intervalo entre as consultas. Você poderá usar esse tempo para se preparar para o próximo paciente, por exemplo, consultando a ficha anamnese dele.
Além disso, separar um tempo entre uma consulta e outra é importante para se resguardar em caso de imprevistos. Isso é fundamental para evitar que o atraso de um paciente acabe afetando a agenda do restante do dia.
Tudo isso também colabora para mais produtividade e qualidade no atendimento, uma vez que ao tirar momentos para descansar você consegue raciocinar melhor e ser mais eficiente.
Centralize as informações
Centralizar as informações é o melhor caminho para quem quer ser produtivo. Por isso, utilizar uma agenda online integrada a um software de gestão pode fazer com que a sua agenda seja muito mais do que uma ferramenta usada para organizar os horários
Isso porque dentro do sistema é possível cadastrar todos os pacientes e preencher a ficha de cada um deles. Então, ao pesquisar sobre o cliente você não verá apenas o horário agendado, mas também pode acessar informações como ficha anamnese e status do pagamento.
Tudo isso colabora para o aumento da produtividade e integração da equipe.
Invista no agendamento online
Além da agenda online, alguns softwares também oferecem o recurso de agendamento online. A funcionalidade permite que você disponibilize ao paciente o link da sua agenda com todos os horários disponíveis em determinado período.
O cliente acessa o link, escolhe o melhor dia e horário e marca a própria consulta sem a necessidade de ligar para a secretária. A grande vantagem é que o seu time ganha tempo para se dedicar a outras tarefas que podem somar no crescimento da clínica ou consultório.
Além disso, o cliente fica mais satisfeito, uma vez que consegue visualizar e escolher a opção que melhor se encaixa na rotina dele.
Envie lembrete de consultas
Quem nunca se esquece de algum compromisso que marcou?!
Outro recurso importante para melhorar o controle de agenda é enviar para o cliente um lembrete com o dia e horário agendado. Isso ajuda a reduzir o índice de não-comparecimento, o que melhora a produtividade dentro da clínica.
A boa notícia é que alguns softwares de agendamento online oferecem a funcionalidade de envio de lembretes de consulta automaticamente. Ou seja, alguns dias antes da consulta, o sistema envia uma mensagem para o cliente pedindo a confirmação da presença.
Prático, né?! Assim, a sua secretária não perde tempo realizando ligações para confirmar consultas e pode se dedicar a outras tarefas.
Invista em um software de gestão
Até aqui já ficou claro o quanto um software de gestão é importante para o controle da agenda. Inclusive, não é difícil de imaginar que o uso de boas práticas e ferramentas tecnológicas é a melhor maneira para melhorar a organização dos processos.
Mas, além de tudo isso, um software de gestão ainda contribui para que você otimize e agilize o trabalho de toda a equipe. Isso porque, além de agenda e agendamento online, o sistema também oferece controle financeiro, controle de estoque, controle de vendas e muito mais.
Portanto, se você realmente quer melhorar o controle da agenda e aumentar a produtividade da equipe, você precisará de um sistema de gestão.
Entendeu como melhorar o controle de agenda?
Esperamos que este conteúdo tenha ajudado!
Como vimos, o controle da agenda de um consultório vai além de um caderno com capa bonita. É preciso buscar caminhos para ter agilidade na marcação de consultas e ainda garantir a satisfação dos pacientes.
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