8 ferramentas para aumentar a produtividade da equipe

Não importa qual seja o tamanho da sua equipe: ferramentas que aumentam a produtividade são sempre bem-vindas.

Afinal, o tempo que a equipe fica disponível dentro da empresa pode parecer curto diante de uma crescente demanda e, sem organização e o suporte de softwares, os colaboradores podem se sentir esgotados e desmotivados.

Para evitar esse cenário, o melhor caminho é contar com ferramentas capazes de aumentar a produtividade da equipe e colaborar para que o time consiga cumprir as metas. 

E foi pensando nisso que preparamos este conteúdo. Aqui você vai conhecer 8 ferramentas para aumentar a produtividade da equipe e potencializar resultados.

Qual a importância de apostar em ferramentas para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho?

Sabe aquela sensação de estar exausto no fim do dia, mas insatisfeito com a quantidade de tarefas resolvidas? Parece que o trabalho tem duplicado ao invés de diminuir? Esses são alguns sinais de que a produtividade está baixa.

Nesses casos, alguns empreendedores optam por aumentar o número de colaboradores ou até mesmo a carga horária de trabalho. No entanto, a melhor solução é buscar estratégias para aumentar a produtividade e eficiência da equipe.

Afinal, as ferramentas de produtividade foram criadas justamente para simplificar o trabalho e evitar que profissionais percam tempo em tarefas repetitivas e desgastantes. Como resultado, eles têm tempo para se dedicar em atividades mais relevantes.

A partir daí fica fácil perceber que o aumento da produtividade implica em uma redução dos custos e aumento da rentabilidade, uma vez que a empresa consegue produzir mais, sem alterar o quadro de funcionários.

Além disso, as ferramentas de produtividade colaboram para a satisfação e motivação da equipe. No fim das contas, tudo isso contribui para melhor atendimento ao consumidor e para o sucesso da sua empresa. 

Bem importante, né?!

Conheça 8 ferramentas para aumentar a produtividade da equipe

Para aumentar a produtividade da equipe é necessário investir em planejamento, treinamento e ferramentas adequadas. Somente assim é possível aproveitar o tempo de maneira inteligente, evitar o retrabalho e aumentar a rentabilidade.

Para te ajudar nessa missão, separamos aqui 8 ferramentas para aumentar a produtividade da equipe. Confira!

1. Software de gestão

O software de gestão empresarial (ERP) é uma ferramenta capaz de aumentar a produtividade em qualquer tipo de empresa. Isso porque ele é usado para automatizar, integrar e centralizar toda a gestão dentro de um único sistema. 

Para isso, o software conta com recursos como cadastro de clientes, gestão financeira, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, gestão de contratos, controle de estoque, controle de vendas, entre muitas outras funcionalidades.

O software de gestão é tão relevante no atual cenário das empresas que quase metade das PMEs utilizam um ERP na sua gestão, de acordo com uma pesquisa realizada pelo site Capterra, mostrando que o sistema veio para ficar.

Aqui no Simples Agenda você terá acesso a todos esses recursos e muito mais. Para já começar a usar, você pode testar gratuitamente por 35 dias sem compromisso e garantir mais produtividade para a sua equipe.

2. Software de gestão de RH

O software de recrutamento não poderia ficar fora da nossa lista de ferramentas para aumentar a produtividade da equipe. O sistema é desenvolvido especialmente para agilizar a rotina de equipes de RHs e administradores.

Isso porque o sistema facilita a gestão de pessoas e conta com painéis específicos para admissão, desligamento, gestão de colaboradores, controle de férias e folha de pagamento. Tudo online e simples de usar.

3. Software CRM

O CRM (ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português) é a ferramenta certa para quem quer vender mais em menos tempo. Isso porque o sistema automatiza boa parte do relacionamento do cliente, desde o cadastro até o pós-venda.

Assim como o software de gestão é um grande aliado dos gestores e o software de RH é o melhor amigo do setor pessoal, o Software CRM é pensado para agilizar a rotina do time de vendas e atendimento, facilitando a conversão e fidelização dos clientes.

No entanto, no mercado existem diferentes tipos de CRMs e para te ajudar a escolher o mais adequado para a sua empresa, preparamos um conteúdo com os 7 melhores CRMs do mercado. Confira!

4. Agenda online

Outro recurso que pode fazer muita diferença na produtividade da sua equipe é a agenda online. A ferramenta pode ser usada em diferentes contextos, especialmente, em empresas que realizam o agendamento de sessões ou consultas.

Por meio da agenda online é possível minimizar erros de agendamentos, simplificar a visualização de informações e automatizar processos. Em alguns sistemas, é possível que o próprio cliente faça o agendamento online por meio de um link personalizado. 

5. Software para gestão de projetos

Se a sua empresa realiza muitos projetos, essa ferramenta pode ser a escolha certa para aumentar a produtividade da equipe. Afinal, gerenciar projetos por meio de uma única ferramenta simplifica a comunicação e o cumprimento dos prazos.

Dentre as principais funcionalidades de um bom software de gestão de projetos estão: cronograma, relatórios, acompanhamento de metas, portfólios e automação de processos. Portanto, mais nenhuma informação será perdida em planilhas ou e-mails.

6. Aplicativos para gestão de tempo

Outra grande aliada de equipes são os aplicativos e técnicas para gestão de tempo. Em especial, vale citar a técnica pomodoro, criada em 1988 na Itália e até hoje muito utilizada por profissionais em todo o mundo. 

Resumidamente, ela divide o tempo em "pomodoros" de 25 minutos. A cada pomodoro concluído você deve realizar uma pausa de 5 minutos, a fim de descansar o cérebro e prepará-lo para uma nova etapa de concentração.

Passados 4 pomodoros completos, você deve descansar por 15 minutos. Mas, como se lembrar desses intervalos?! Existem aplicativos e, até mesmo extensões do Google Chrome, que contabilizam os pomodoros e te ajudam a ser mais produtivo.

7. Ferramenta para comunicação interna

Falhas na comunicação interna podem comprometer a produtividade, por isso, ferramentas que simplificam a comunicação e transmissão de documentos podem agilizar processos e evitar retrabalhos. 

Em especial, vale citar o Slack que funciona como um chat empresarial. Dentro do software é possível criar grupos, enviar documentos, imagens, arquivos e utilizar diversas outras funcionalidades que ajudam a alinhar a equipe.

8. Ferramenta de produtividade pessoal

Também é muito importante que os colaboradores consigam organizar a rotina e, para isso, existem ferramentas de produtividade pessoal. Por exemplo, softwares que permitem anotações, criações de lembretes de tarefas e checklists.

Além disso, ferramentas como o Google Drive também permitem que haja maior entrosamento entre a equipe e organização das informações. Afinal, ao centralizar tudo em nuvem, é muito mais fácil, seguro e prático gerenciar e enviar documentos.

Afinal, quais ferramentas de produtividade devo usar?

Infelizmente, não existe uma resposta certa para essa pergunta.

Cabe ao empreendedor avaliar as necessidades da sua empresa e escolher o software ou aplicativo que melhor atenda aos objetivos da sua equipe. 

Neste texto, o nosso objetivo foi apresentar diferentes ferramentas de produtividade para que você consiga escolher as melhores opções para o seu negócio.

Além disso, preparamos um bônus para você já começar a utilizar o software de gestão empresarial (ERP) e entender, na prática, o que o sistema é capaz de fazer pela sua empresa.