Como organizar a sua agenda médica para atender mais?
Organizar a agenda médica é quase sempre um desafio, mas certamente é uma etapa importante para o sucesso de qualquer clínica ou consultório.
Afinal, sem um planejamento adequado da agenda, o profissional pode acabar com a sala de espera cheia e, mesmo que o primeiro atendimento comece pontualmente, atrasos acabam se somando ao longo do dia.
O resultado é uma rotina corrida e sem tempo o suficiente até mesmo para fazer uma breve pausa para o café.
Além disso, inúmeros médicos e demais profissionais da saúde precisam lidar com uma quantidade enorme de tarefas que vão além de prestar assistência ao paciente. Por exemplo, cuidar de assuntos financeiros ou solucionar conflitos da equipe.
Portanto, sem a devida organização, a produtividade do consultório cai e o estresse da rotina aumenta.
Se você se identificou com pelo uma dessas situações, este conteúdo é para você. Aqui você vai entender como organizar a sua agenda médica de maneira eficiente para aproveitar melhor o tempo e ter leveza para trabalhar.
Porque organizar a agenda médica é tão importante?
O sucesso de clínicas e consultórios está diretamente relacionado com os padrões de qualidade de cada atendimento. Isso significa que tudo - inclusive, o número de atendimentos diários - tem a ver com a experiência que você proporciona ao cliente.
Na prática, isso quer dizer que quando o paciente enfrenta longas esperas, ausência de suporte da equipe, atendimento pouco personalizado, entre outras questões, a reputação da clínica como um todo é prejudicada.
Portanto, você precisa de uma rotina de trabalho eficiente e organização interna para que todos os profissionais trabalhem de maneira coesa e que todos os pacientes sejam bem acompanhados durante o tratamento.
Em todos esses aspectos, a organização da agenda médica é primordial, uma vez que ela é a grande responsável pela rotina produtiva e organização do tempo de trabalho.
Além disso, ela proporciona mais disponibilidade de horários para que você atenda mais, sem comprometer a qualidade e profissionalismo.
Portanto, manter a agenda médica organizada colabora para:
Satisfação dos pacientes;
Qualidade do atendimento;
Integração da equipe;
Evita excessos de agendamentos;
Otimiza o tempo dos profissionais da saúde;
Permite a previsibilidade sobre a demanda periódica.
12 dicas para organizar a sua agenda médica
A agenda de cada consultório é única, portanto, na hora de organizá-la é necessário considerar a rotina dos atendimentos e o perfil da instituição.
No entanto, existem algumas dicas básicas para que você consiga otimizar o tempo e definir uma agenda eficiente de atendimento. Veja a seguir:
Conheça a sua rotina
O primeiro passo para organizar a sua agenda médica é conhecer com detalhes a sua rotina. Isso quer dizer que você deve observar alguns padrões, especialmente, o tempo médio que deposita em cada atendimento.
O processo é importante para que se estabeleça o tempo padrão da sua consulta e, assim, determine quantos atendimentos você consegue realizar por dia.
Ah! E se você trabalha em diferentes clínicas e consultórios, não se esqueça de considerar o tempo de deslocamento na hora de montar a agenda.
Estabeleça um intervalo de segurança entre as consultas
Depois de calcular a média de tempo de cada atendimento, vale a pena acrescentar alguns minutos nesse tempo padrão, por exemplo, 10 ou 15 minutos.
Isso é importante para cobrir possíveis imprevistos e evitar que você desorganize a agenda caso algum paciente se atrase ou caso uma consulta se estenda mais que o esperado.
Ah! E na hora de organizar a agenda não se esqueça de considerar suas pausas para descanso e o tempo necessário para preparação de cada procedimento ou consulta.
Considere diferentes tipos de consulta
Outra questão que deve ser observada na hora de organizar a agenda médica é o tempo necessário para diferentes tipos de atendimentos, uma vez que alguns podem ser mais demorados do que outros.
Por exemplo, as primeiras consultas tendem a ser mais extensas do que os atendimentos de rotina. Afinal, no primeiro atendimento você precisa conhecer mais sobre o paciente e preencher a ficha anamnese.
Nesse contexto, uma boa dica é considerar o tempo necessário para consulta ou procedimento antes de agendar o paciente. Assim, você poderá ter mais previsibilidade quanto a cada atendimento e organizará melhor o dia.
Intercale consultas mais rápidas com primeiros atendimentos
Na hora de realizar os agendamentos, tente intercalar os atendimentos mais longos com os atendimentos mais rápidos.
Esse equilíbrio é uma excelente maneira de garantir a eficiência da agenda médica e a qualidade do atendimento prestado ao paciente.
Treine a sua equipe
Já aconteceu de algum paciente passar um bom tempo na sala de espera sem que você soubesse que ele estava lá?!
A falta de comunicação entre a secretária e o profissional da saúde pode comprometer a experiência positiva do cliente. Por isso, uma etapa importante da organização da agenda médica é a integração da equipe.
Além disso, é importante que o seu time esteja preparado para tomar decisões e consiga prestar atendimentos ágeis, sem comprometer a qualidade.
Para tudo isso, invista em softwares e tecnologias que integrem o time. Também vale a pena apostar em treinamentos constantes, a fim de melhor preparar a sua equipe para atendimento ao público.
Utilize uma agenda online
As agendas de papel já estão ultrapassadas, além de acumularem rasuras, dificultarem a integração da equipe e a visualização rápida das informações.
Portanto, para organizar a sua agenda médica o melhor caminho é optar por uma agenda online.
Nela todas as informações sobre o agendamento de pacientes ficam centralizadas dentro de um único sistema que pode ser acessado de diferentes dispositivos.
O recurso também oferece os seguintes benefícios:
disponível de qualquer lugar do mundo;
sem rasuras;
fácil de agendar e remarcar pacientes;
maior produtividade para a equipe;
eliminar tarefas repetitivas.
Além disso, algumas agendas online oferecem recursos diferenciados que podem proporcionar ainda mais eficiência, por exemplo, envio de lembretes automáticos e recurso de agendamento online, como veremos mais à frente.
Organize os espaços e os equipamentos
Outra etapa importante que colabora para a organização da agenda médica é o fiel controle dos espaços e equipamentos das clínicas.
Isso porque é comum que profissionais da saúde de uma mesma clínica compartilhem, por exemplo, a mesma sala para realização de exames.
Para evitar contratempos, deve-se agendar também a locação dos espaços e equipamentos que são compartilhados na instituição.
Isso evita atrasos na agenda médica, assim como, que o paciente passe ainda mais tempo na sala de espera.
Determine uma tolerância de atraso
A organização da agenda médica vai depender da sua pontualidade e também da do seu paciente.
É claro que imprevistos podem acontecer, sendo totalmente compreensível que nem sempre é possível cumprir o horário marcado com exatidão.
Para evitar que isso gere um grande impacto na agenda médica, vale a pena determinar um prazo de tolerância de atraso, por exemplo, 15 minutos.
Preze pela pontualidade
Outra etapa importante é orientar os pacientes sobre a importância do cumprimento do horário e sobre os prejuízos que atrasos podem trazer para os demais clientes.
Ser claro nesse posicionamento é muito importante para que todos se preocupem em cumprir o horário e para que saibam que a sua clínica preza pela pontualidade.
No entanto, diante de uma situação de atraso inevitável é necessário ter ?jogo de cintura? para lidar com a situação e encontrar saídas vantajosas tanto para você quanto para o paciente.
Para isso, será necessário contar com uma equipe treinada, garantir uma boa comunicação com o cliente, ter facilidade para remarcar horários e realizar encaixes e ainda ter empatia com a limitação de tempo de alguns pacientes.
Envie lembrete de agendamento
Outra boa dica para evitar atrasos e ainda reduzir o índice de cancelamento de consultas é enviar lembretes de agendamento.
Para isso, você pode contar com a ajuda da tecnologia, uma vez que diversas agendas online já oferecem essa funcionalidade.
Na prática, a própria agenda envia lembretes automáticos para o paciente, inclusive, via WhatsApp. Assim, você garante um melhor relacionamento com o cliente e mais conformidade para a sua agenda.
O recurso também possibilita a confirmação de consulta. Assim, a sua equipe abandona o hábito de ligar para cada paciente para confirmar horários e ganha tempo para se dedicar em outras tarefas.
Facilidade do agendamento on-line
O recurso de agendamento on-line, disponível em algumas agendas online, também pode fazer muita diferença na organização da agenda médica.
Por meio dele o próprio paciente consegue acessar o link da agenda do consultório e realizar o agendamento. Simples, fácil e seguro.
A grande vantagem é que o paciente consegue agendar a consulta de qualquer lugar e sem a necessidade de entrar em contato com algum funcionário da clínica.
Inclusive, de acordo com uma pesquisa realizada pela Salesforce, 74% dos pacientes consideram o agendamento de consultas online como um fator positivo na hora de escolher o médico.
Conte com um software médico
O software médico é uma das melhores ferramentas para melhorar não só a organização da sua agenda, mas também a gestão do consultório como um todo.
Por meio de um bom software médico, você terá acesso a uma agenda online completa - inclusive, com os recursos de lembrete e agendamento online.
Além disso, poderá realizar todo o controle financeiro e administrativo da sua clínica ou consultório. Entenda mais a seguir.
Como o Simples Agenda pode te ajudar?
O Simples Agenda é um dos softwares médicos mais completos do mercado, além de contar com um excelente custo-benefício.
Ele é pensado para integrar toda a gestão da sua clínica em um único lugar, desde a agenda online e ficha anamnese completa até a emissão de notas fiscais.
Todo o processo é realizado online, em nuvem e com o máximo de segurança para a sua empresa.
A agenda fica disponível até mesmo por meio de aplicativo no celular, assim, você consegue saber dos seus compromissos de qualquer lugar do mundo.
Ah! E tem mais: o teste é gratuito por 35 dias e sem necessidade de cadastrar cartão de crédito.
Não vai perder essa chance, né?! Por aqui estamos comprometidos em melhorar a organização da sua agenda médica e a gestão do seu consultório.