Como fazer relatórios financeiros para a sua empresa?

A condução dos negócios de uma empresa pode se tornar uma tarefa bastante complicada se o proprietário ou administrador não tiver acesso a informações claras, precisas e fidedignas sobre as finanças do empreendimento.

Nesse sentido, os relatórios financeiros são um instrumento fundamental para que se possa ter uma visão abrangente e completa da empresa.

Por meio deles, o gestor tem melhores condições de verificar a saúde das finanças da organização e avaliar se o planejamento feito anteriormente em relação a metas e objetivos está sendo correta e adequadamente executado.

Já deu para perceber que este é um assunto muito importante, certo?!

Então, continue a ler este conteúdo para saber mais sobre a importância dos relatórios financeiros, os tipos que existem e de que forma cada um deles irá ajudá-lo nas tomadas de decisão em sua empresa.

Por que os relatórios financeiros são importantes?

Relatórios financeiros são documentos elaborados a partir de dados levantados na empresa ao longo de um determinado período, normalmente mês a mês.

As informações são dispostas por temas, de maneira organizada e obedecendo a uma certa lógica de raciocínio, a fim de que a compreensão a respeito da situação corrente das finanças aconteça facilmente.

Dessa forma, se esse tipo de relatório gerencial estiver bem elaborado, irá proporcionar ao responsável pela gestão financeira melhores condições de determinar os próximos e os futuros passos a serem tomados, visando o crescimento do negócio.

Entre os benefícios proporcionados por relatórios financeiros bem estruturados, estão:

1. Ter maior controle sobre o orçamento global da empresa.

2. Dispor das informações necessárias para que se possa decidir sobre novos investimentos em pessoal, equipamentos, materiais, expansão física etc.

3. Verificar quais os setores da empresa que necessitam de mudanças ou de reestruturações, com base no seu desempenho.

4. Identificar com mais precisão despesas desnecessárias que podem ser eliminadas.

5. Permitir que sejam encontradas novas formas de aumentar a margem de lucro do negócio.

Quais relatórios financeiros são imprescindíveis?

As finanças de uma empresa dão margem à elaboração de uma série bastante diversificada de relatórios, que variam de acordo com o tema abordado, a complexidade e o objetivo estratégico do empreendimento.

Cada tipo de relatório financeiro coloca luz a determinados parâmetros da empresa que devem ser contemplados pelos seu gestor, para que a administração seja sempre eficiente.

Entre os relatórios financeiros mais importantes, merecem especial atenção:

1. Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC)

Este é um dos relatórios financeiros mais básicos, mas, ao mesmo tempo, um dos mais importantes para as empresas.

O Fluxo de Caixa registra, ao longo do mês, todas as entradas e saídas de recursos financeiros da empresa. Acompanhar com rigor os relatórios que apontam essas movimentações permite aos gestores identificar as despesas desnecessárias e, assim, otimizar o caixa da organização.

2. Relatório de Contas a Pagar e de Contas a Receber

Entender o fluxo de recebíveis ao longo de um determinado período é fundamental para que a empresa possa programar melhor o calendário de suas contas a pagar (funcionários, fornecedores, impostos e contas em geral).

Assim, evita que haja atrasos que irão acarretar, inevitavelmente, cobrança de multas, juros e correção monetária.

3. Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE)

A elaboração deste documento é obrigatória por lei e deve ser feita anualmente. O DRE apresenta os resultados líquidos da empresa, indicando se houve lucro ou prejuízo ao longo do período.

No entanto, é usual que este relatório seja feito a cada trimestre ou mesmo a cada mês, para que os administradores tenham informações mais atualizadas sobre o desempenho da empresa e, assim, possam efetuar ajustes e correções no planejamento financeiro.

4. Balanço Patrimonial

O relatório de balanço patrimonial apresenta todos os ativos da empresa (bens e direitos), os passivos (obrigações financeiras que devem ser repassadas a terceiros), além do próprio patrimônio líquido da organização.

Trata-se de um documento de maior complexidade, que traz uma visão muito abrangente da empresa, e que normalmente é elaborado pelo escritório contábil que atende à empresa.

Como se dá a elaboração de um relatório financeiro?

Elaborar um relatório financeiro que traga informações relevantes, e que seja preciso, fácil de ser entendido e confiável nas informações apresentadas, é um trabalho que exige a adoção de metodologias e regras contábeis reconhecidas e previstas na legislação.

Isso garante que os dados coletados nos registros financeiros - a matéria-prima para a elaboração de qualquer relatório - estejam corretos e sejam fidedignos, a fim de não comprometer os resultados dispostos no documento.

Nesse sentido, a utilização de um moderno software de gestão financeira possibilita o correto registro de todas as movimentações de recursos realizadas pela empresa.

A partir daí, a própria ferramenta se encarrega de elaborar os relatórios necessários, facilitando a compreensão do atual momento financeiro.

As boas práticas para a elaboração de relatórios que, efetivamente, atendam à necessidade do gestor de ter em mãos informações de qualidade incluem:

1. Agrupar e padronizar as informações financeiras

Antes de iniciar a elaboração do documento, é importante buscar todas as informações contábeis e financeiras necessárias, agrupando-as em um mesmo lugar.

Isso facilita a padronização e a análise dos dados, garantindo a  consistência do relatório que será produzido.

2. Manter as informações atualizadas

É interessante que os relatórios financeiros que tragam as informações mais relevantes sejam elaborados e apresentados com uma boa frequência (por exemplo, a cada mês).

O fato de estarem sempre atualizados permite que a tomada de decisões aconteça de maneira mais assertiva, otimizando os resultados alcançados pela empresa.

3. Padronizar os processos de produção dos relatórios

Sistematizar a produção dos relatórios financeiros por meio de processos e procedimentos padronizados é fundamental para garantir a qualidade das informações apresentadas nos documentos.

Dessa forma, os documentos atendem plenamente a seus objetivos corporativos, evitando, ainda, a necessidade de terem de ser refeitos,devido a erros ou inconsistências nos dados utilizados para a sua elaboração. 

4. Simplificar as informações

O conteúdo dos relatórios financeiros devem ser apresentados em uma linguagem acessível, para que a totalidade dos colaboradores da empresa possa bem compreender as informações ali dispostas.

Assim, é interessante evitar o uso de termos técnicos contábeis que dificultem o entendimento do documento.

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