O que é e por que adotar a assinatura eletrônica de contratos?
A assinatura eletrônica é um mecanismo utilizado por muitas empresas para recolher a assinatura de seus clientes virtualmente.
A prática soma diversos benefícios para empresa, para o consumidor e até mesmo para o meio ambiente.
Afinal, a assinatura eletrônica de contratos colabora para redução de burocracias, agiliza processo, garante praticidade e ainda dispensa a impressão do documento (o que reduz o consumo de papel).
Portanto, não é surpreendente dizer que a assinatura eletrônica de contratos é uma tecnologia que veio para ficar (e ainda bem que chegou!).
Quer saber sobre esse poderoso recurso tecnológico?! Então, você chegou ao lugar certo. Aqui você vai aprender mais sobre o que é, como funciona e quais são os benefícios da assinatura eletrônica de contratos para o seu negócio. Confira!
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica inclui todo o tipo de validação realizada por meio eletrônico que seja seguro e que tenha validade legal.
Ela expressa a vontade da pessoa que está autenticando através da coleta de evidências, por exemplo, assinalar o botão de aceite nos termos de uso de um site.
A assinatura eletrônica também está presente nas senhas numéricas (por exemplo, para acessar o internet banking), assinatura digital (quando a assinatura eletrônica depende de um certificado digital), assinatura digitalizada e muitas outras.
Inclusive, é bem provável que você já tenha utilizado essa tecnologia.
Por exemplo, quem tirou carteira de motorista ou identidade há pouco tempo, deve ter tido a experiência de assinar de próprio punho diretamente em um equipamento eletrônico, como um tablet. E isso também é assinatura eletrônica.
Mas, e no caso de contratos, como funciona?! Nesses casos, o mais comum é optar pela assinatura eletrônica de próprio punho em um equipamento eletrônico (celular, computador ou tablet) ou a assinatura digital. Entenda mais a seguir.
O que é assinatura eletrônica de contratos?
A assinatura eletrônica de contratos é um recurso tecnológico que tem a mesma validade e objetivo que uma assinatura à caneta: conferir autoridade, autenticidade ou concordância a um documento.
A única diferença é que o arquivo agora está em ambiente virtual.
Atualmente, a assinatura eletrônica de contratos pode ser utilizada em diferentes contextos, por exemplo, para formalizar operações de ordem administrativa, previdenciária, tributária, financeira, comercial, fiscal e muitas outras.
Em todos esses processos, a assinatura eletrônica tem validade jurídica e possui altos níveis de segurança para evitar possíveis fraudes.
Vale destacar que, desde 2001, a legislação brasileira assegura a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica (mesmo sem certificado digital), bem como da realização de transações eletrônicas seguras.
Veja só um exemplo de assinatura eletrônica de contrato que reproduz a imagem da firma (feito a próprio punho em um equipamento eletrônico):
Quais são os benefícios da assinatura eletrônica de contratos?
A transformação digital está mudando o mundo e a maneira de fazer negócio. Certamente, não dá mais para vender como se fazia no fim do século passado.
As novas tecnologias, tendências e inovações exigem que o empreendedor se mantenha atualizado se não quiser ser engolido pela concorrência.
Nesse contexto, a assinatura eletrônica tende a substituir as assinaturas manuscritas, assim como, os computadores substituíram as máquinas de escrever.
E se você ainda tem dúvidas, confira a seguir 7 benefícios da assinatura eletrônica de contratos que colocam essa tecnologia no topo das inovações que a sua empresa precisa ter para melhorar a operacionalização.
Inovação para a sua empresa
Um dos principais benefícios da assinatura eletrônica de contratos é a inovação. Apostar em tecnologia coloca a sua empresa à frente do mercado, fideliza clientes e ainda garante ganho significativo de agilidade.
Ah! E assinatura eletrônica de contratos pode ser utilizada por todo mundo, incluindo, empresas de todos os portes e de diferentes segmentos do mercado.
Imobiliárias, clínicas odontológicas, academias, seguradoras, universidades, prestadores de serviço autônomos, entre muitos outros profissionais, podem contar com os benefícios da assinatura eletrônica de contratos.
Redução de burocracias e aumento da agilidade
A implementação da assinatura eletrônica de contratos garante redução de burocracias, aumentando a eficiência de processos.
Se antes era necessário levar as vias do contrato até o cliente, aguardar dias para a leitura e assinatura do contrato e ainda esperar o cliente digitalizar ou reenviar os papéis, agora é possível realizar todo o processo em poucos minutos.
Basta acessar a sua plataforma de assinatura eletrônica, enviar o contrato para o cliente via e-mail e, facilmente, ele poderá ler e assinar o documento.
Ah! Também vale lembrar que, se tivesse qualquer erro no contrato físico, todo o processo era reiniciado, atrasando ainda mais o fechamento do negócio.
Redução de custos
Não é difícil imaginar que a tecnologia possibilite a redução de custos da sua empresa. Para começar, o empreendedor reduz consideravelmente os gastos com papel, impressão e materiais de escritório (como papéis e caixas organizadoras).
Além disso, também se economiza por não precisar enviar vias do contrato até o cliente, o que antes gerava custos relacionados à contratação de motoboys, envio de funcionário até o local ou correio.
Por fim, a empresa ainda reduz gastos que eram destinados para logística, autenticação em cartório e espaço físico para armazenamento de documentos.
Aumento da produtividade da equipe
Estudos apontam que a assinatura eletrônica pode aumentar em até 80% a taxa de fechamento de contratos.
Afinal, optar pela tecnologia possibilita uma aceleração no ciclo do documento, agiliza o fechamento de vendas, aumenta a produtividade da equipe e possibilita que você finalize o contrato muito mais rápido do que o seu concorrente.
Tudo isso fortalece a imagem de eficiência da sua empresa no mercado, bem como aumenta a satisfação e fidelização de clientes.
Maior faturamento para a empresa
Até aqui você já deve ter percebido como a transformação digital pode mudar completamente os resultados da sua empresa, inclusive, impactar no faturamento.
Um estudo realizado recentemente mostra que 34% dos consumidores já deixaram de fechar negócios por extravio de contratos em papel.
Quando o contrato é eletrônico, esse problema deixa de existir. Todos os dados são armazenados em nuvem e com alta segurança, o que evita qualquer erro relacionado à circulação dos contratos.
Assim, o empreendedor não perde venda e, claro, aumenta o faturamento.
Mais segurança para o seu negócio
Um dos principais benefícios da assinatura eletrônica de contratos é que ela não apresenta a vulnerabilidade da assinatura em papel.
Anualmente, surgem centenas de denúncias sobre estelionato e falsificação de assinatura em contratos, recibos, receitas médicas e até diplomas.
Por outro lado, a assinatura eletrônica garante a integridade do documento e a legitimidade da identidade do seu ator, aumentando a segurança do processo.
Inclusive, os fornecedores do recurso de assinatura eletrônica já oferecem todos os critérios necessários para a validação jurídica do documento.
Como implementar a assinatura eletrônica de contratos na sua empresa?
Até aqui você já entendeu como a assinatura eletrônica de contratos pode trazer benefícios para o seu negócio. Mas, afinal, como implementar essa tecnologia?!
O Simples Agenda - um dos melhores softwares de gestão do mercado - oferece o recurso de assinatura eletrônica integrado à gestão de contratos.
Isso significa que dentro de um único sistema você poderá criar, modificar e gerenciar contratos, além de enviá-los para o seu cliente para que eles possam assinar eletronicamente o documento.
O recurso também é especialmente útil para equipes que trabalham externamente, uma vez que eles poderão utilizar tablets ou smartphones para recolher a assinatura eletrônica do cliente em poucos segundos.
E a grande vantagem é que você não precisa realizar a contratação de dois softwares: um para gestão empresarial e outro para assinatura de documentos. No Simples Agenda, você encontra tudo que precisa por um excelente custo-benefício.
Incrível, né?! E para que você já comece a utilizar hoje a assinatura eletrônica de contratos, o Simples Agenda oferece 35 dias de teste gratuito sem compromisso e sem necessidade de cadastrar cartão de crédito.