A assinatura eletrônica é um mecanismo utilizado por muitas empresas para recolher a assinatura de seus clientes virtualmente.
A prática soma diversos benefícios para empresa, para o consumidor e até mesmo para o meio ambiente.
Afinal, a assinatura eletrônica de contratos colabora para redução de burocracias, agiliza processo, garante praticidade e ainda dispensa a impressão do documento (o que reduz o consumo de papel).
Portanto, não é surpreendente dizer que a assinatura eletrônica de contratos é uma tecnologia que veio para ficar (e ainda bem que chegou!).
Quer saber sobre esse poderoso recurso tecnológico?! Então, você chegou ao lugar certo. Aqui você vai aprender mais sobre o que é, como funciona e quais são os benefícios da assinatura eletrônica de contratos para o seu negócio. Confira!
A assinatura eletrônica inclui todo o tipo de validação realizada por meio eletrônico que seja seguro e que tenha validade legal.
Ela expressa a vontade da pessoa que está autenticando através da coleta de evidências, por exemplo, assinalar o botão de aceite nos termos de uso de um site.
A assinatura eletrônica também está presente nas senhas numéricas (por exemplo, para acessar o internet banking), assinatura digital (quando a assinatura eletrônica depende de um certificado digital), assinatura digitalizada e muitas outras.
Inclusive, é bem provável que você já tenha utilizado essa tecnologia.
Por exemplo, quem tirou carteira de motorista ou identidade há pouco tempo, deve ter tido a experiência de assinar de próprio punho diretamente em um equipamento eletrônico, como um tablet. E isso também é assinatura eletrônica.
Mas, e no caso de contratos, como funciona?! Nesses casos, o mais comum é optar pela assinatura eletrônica de próprio punho em um equipamento eletrônico (celular, computador ou tablet) ou a assinatura digital. Entenda mais a seguir.
A assinatura eletrônica de contratos é um recurso tecnológico que tem a mesma validade e objetivo que uma assinatura à caneta: conferir autoridade, autenticidade ou concordância a um documento.
A única diferença é que o arquivo agora está em ambiente virtual.
Atualmente, a assinatura eletrônica de contratos pode ser utilizada em diferentes contextos, por exemplo, para formalizar operações de ordem administrativa, previdenciária, tributária, financeira, comercial, fiscal e muitas outras.
Em todos esses processos, a assinatura eletrônica tem validade jurídica e possui altos níveis de segurança para evitar possíveis fraudes.
Vale destacar que, desde 2001, a legislação brasileira assegura a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica (mesmo sem certificado digital), bem como da realização de transações eletrônicas seguras.
Veja só um exemplo de assinatura eletrônica de contrato que reproduz a imagem da firma (feito a próprio punho em um equipamento eletrônico):
A transformação digital está mudando o mundo e a maneira de fazer negócio. Certamente, não dá mais para vender como se fazia no fim do século passado.
As novas tecnologias, tendências e inovações exigem que o empreendedor se mantenha atualizado se não quiser ser engolido pela concorrência.
Nesse contexto, a assinatura eletrônica tende a substituir as assinaturas manuscritas, assim como, os computadores substituíram as máquinas de escrever.
E se você ainda tem dúvidas, confira a seguir 7 benefícios da assinatura eletrônica de contratos que colocam essa tecnologia no topo das inovações que a sua empresa precisa ter para melhorar a operacionalização.
Um dos principais benefícios da assinatura eletrônica de contratos é a inovação. Apostar em tecnologia coloca a sua empresa à frente do mercado, fideliza clientes e ainda garante ganho significativo de agilidade.
Ah! E assinatura eletrônica de contratos pode ser utilizada por todo mundo, incluindo, empresas de todos os portes e de diferentes segmentos do mercado.
Imobiliárias, clínicas odontológicas, academias, seguradoras, universidades, prestadores de serviço autônomos, entre muitos outros profissionais, podem contar com os benefícios da assinatura eletrônica de contratos.
A implementação da assinatura eletrônica de contratos garante redução de burocracias, aumentando a eficiência de processos.
Se antes era necessário levar as vias do contrato até o cliente, aguardar dias para a leitura e assinatura do contrato e ainda esperar o cliente digitalizar ou reenviar os papéis, agora é possível realizar todo o processo em poucos minutos.
Basta acessar a sua plataforma de assinatura eletrônica, enviar o contrato para o cliente via e-mail e, facilmente, ele poderá ler e assinar o documento.
Ah! Também vale lembrar que, se tivesse qualquer erro no contrato físico, todo o processo era reiniciado, atrasando ainda mais o fechamento do negócio.
Não é difícil imaginar que a tecnologia possibilite a redução de custos da sua empresa. Para começar, o empreendedor reduz consideravelmente os gastos com papel, impressão e materiais de escritório (como papéis e caixas organizadoras).
Além disso, também se economiza por não precisar enviar vias do contrato até o cliente, o que antes gerava custos relacionados à contratação de motoboys, envio de funcionário até o local ou correio.
Por fim, a empresa ainda reduz gastos que eram destinados para logística, autenticação em cartório e espaço físico para armazenamento de documentos.
Estudos apontam que a assinatura eletrônica pode aumentar em até 80% a taxa de fechamento de contratos.
Afinal, optar pela tecnologia possibilita uma aceleração no ciclo do documento, agiliza o fechamento de vendas, aumenta a produtividade da equipe e possibilita que você finalize o contrato muito mais rápido do que o seu concorrente.
Tudo isso fortalece a imagem de eficiência da sua empresa no mercado, bem como aumenta a satisfação e fidelização de clientes.
Até aqui você já deve ter percebido como a transformação digital pode mudar completamente os resultados da sua empresa, inclusive, impactar no faturamento.
Um estudo realizado recentemente mostra que 34% dos consumidores já deixaram de fechar negócios por extravio de contratos em papel.
Quando o contrato é eletrônico, esse problema deixa de existir. Todos os dados são armazenados em nuvem e com alta segurança, o que evita qualquer erro relacionado à circulação dos contratos.
Assim, o empreendedor não perde venda e, claro, aumenta o faturamento.
Um dos principais benefícios da assinatura eletrônica de contratos é que ela não apresenta a vulnerabilidade da assinatura em papel.
Anualmente, surgem centenas de denúncias sobre estelionato e falsificação de assinatura em contratos, recibos, receitas médicas e até diplomas.
Por outro lado, a assinatura eletrônica garante a integridade do documento e a legitimidade da identidade do seu ator, aumentando a segurança do processo.
Inclusive, os fornecedores do recurso de assinatura eletrônica já oferecem todos os critérios necessários para a validação jurídica do documento.
Até aqui você já entendeu como a assinatura eletrônica de contratos pode trazer benefícios para o seu negócio. Mas, afinal, como implementar essa tecnologia?!
O Simples Agenda - um dos melhores softwares de gestão do mercado - oferece o recurso de assinatura eletrônica integrado à gestão de contratos.
Isso significa que dentro de um único sistema você poderá criar, modificar e gerenciar contratos, além de enviá-los para o seu cliente para que eles possam assinar eletronicamente o documento.
O recurso também é especialmente útil para equipes que trabalham externamente, uma vez que eles poderão utilizar tablets ou smartphones para recolher a assinatura eletrônica do cliente em poucos segundos.
E a grande vantagem é que você não precisa realizar a contratação de dois softwares: um para gestão empresarial e outro para assinatura de documentos. No Simples Agenda, você encontra tudo que precisa por um excelente custo-benefício.
Incrível, né?! E para que você já comece a utilizar hoje a assinatura eletrônica de contratos, o Simples Agenda oferece 35 dias de teste gratuito sem compromisso e sem necessidade de cadastrar cartão de crédito.