Como criar recibo de prestação de serviços?
Muitas vezes desprezado por micro e pequenas empresas - e até mesmo por profissionais autônomos que atuam como pessoa física -, o recibo de prestação de serviços é muito importante para manter o controle financeiro do negócio sempre em ordem.
Dessa forma, mesmo sendo um documento simples e bastante fácil de emitir, o recibo tem uma função primordial: serve de comprovante, tanto para o prestador quanto para o cliente, de que houve o pagamento pelo serviço contratado, após o trabalho ter sido realizado.
Continue a ler este artigo para saber mais sobre as funções do recibo de prestação de serviço. Você vai passar a valorizá-lo ainda mais após entender qual é a sua importância para a organização das finanças do seu negócio. Vem com a gente!
Mas, afinal, o que é um recibo de prestação de serviços?
Trata-se de um documento que deve ser emitido pelo fornecedor (pessoa física, micro ou pequena empresa) em favor do cliente, com a finalidade de comprovar que o pagamento foi feito, honrando o que foi previamente acordado em um contrato de prestação de serviços.
Por sinal, este procedimento é obrigatório, uma vez que está previsto na legislação brasileira (Lei Federal nº 8.846/94).
Para ser válido, o recibo de prestação de serviços deve conter algumas informações importantes, tais como:
título do recibo, identificando o tipo de serviço prestado;
identificação do prestador de serviço (nome completo e CNPJ e/ou CPF);
identificação do cliente (nome completo e CPF ou, se for o caso, CNPJ);
descrição do serviço prestado;
valor recebido pelo serviço (em numeral e por extenso);
indicação de que o valor recebido é integral ou se é relativo à quitação de uma ou mais parcelas (apontar o número da parcela paga e a quantidade total. Por exemplo: pagamento referente à parcela 07/10);
local e data de emissão; e
assinatura do fornecedor.
Qual é a diferença entre recibo de prestação de serviços e nota fiscal?
Esta é uma dúvida bastante recorrente e, por acharem que são a mesma coisa, muitas micro e pequenas empresas e prestadores de serviços autônomos deixam de emitir o recibo de prestação de serviços.
A verdade, no entanto, é que são dois documentos distintos, cada um com uma função específica e bem definida.
A nota fiscal é um documento contábil que comprova a realização de um serviço, mas não o respectivo pagamento.
Já a quitação dos valores referentes ao trabalho realizado é feita mediante a emissão do recibo de prestação de serviço.
NF tem função tributária; recibo, apenas de controle financeiro
Para facilitar a compreensão da finalidade de cada documento, basta pensar que a nota fiscal tem a função de prestar contas junto às autoridades tributárias a respeito das atividades desenvolvidas pela empresa prestadora de serviços, além de servir de base para o cálculo e recolhimento dos impostos devidos.
O recibo de prestação de serviços, por sua vez, não possui finalidade fiscal. Ele apenas assegura que houve o pagamento, por parte do cliente, relativo ao serviço recebido. Além disso, é utilizado no controle das finanças do prestador de serviços.
Emissão de Nota Fiscal não é garantia de pagamento realizado
Outra razão pela qual os dois documentos se confundem é que muitas empresas somente emitem a nota fiscal depois que o serviço estiver concluído. Assim, mesmo que de forma equivocada, a NF funciona como comprovante de pagamento.
No entanto, nem sempre isso é verdadeiro, pois a nota fiscal pode ser emitida no momento presente, mas o recebimento dos valores somente irá ocorrer algum tempo depois, de acordo com o que tiver sido combinado entre as partes.
Somente o recibo de prestação de serviços irá comprovar, efetivamente, que o pagamento foi realizado.
Profissionais autônomos não podem emitir NFs
Também é importante lembrar que apenas empresas registradas na Receita Federal - ou seja, que possuem CNPJ - podem emitir notas fiscais. Essa regra vale inclusive para quem é MEI - Microempreendedor Individual.
Assim, profissionais autônomos e os negócios que ainda não tiverem registro regular podem emitir somente o recibo de prestação de serviços, documento que servirá para comprovar as vendas e auxiliar no controle das finanças.
Que tipos de recibo de prestação de serviços existem?
Formalmente, existe apenas um tipo de recibo de prestação de serviços. O que pode variar de uma peça de documento para outra é a descrição específica do serviço realizado ou a forma como o pagamento está sendo feito.
A empresa ou profissional autônomo encontra modelos prontos de recibo nas papelarias e também na internet, bastando pesquisar no Google.
Mas nada impede que o prestador de serviço elabore seus próprios recibos, criando modelos personalizados e armazenando todos eles no computador ou em nuvem depois de emitidos.
Confira alguns exemplos:
Recibo de pagamento de prestação de serviço
Eu, (nome da empresa ou do prestador de serviços), inscrito(a) no CNPJ (ou CPF) sob o nº (informar), recebi de (nome do cliente), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), a importância de R$ xxx,xx (valor por extenso), relativa ao pagamento integral pelo serviço de (descrição do serviço realizado) (ou referente ao pagamento da parcela "xx" de "yy").
(Localidade), (dia) de (mês) de (ano).
(campo para assinatura do prestador de serviço)
(nome do recebedor por extenso e legível)
Recibo de pagamento de mão de obra
Eu, (nome da empresa ou do prestador de serviços), inscrito(a) no CNPJ (ou CPF) sob o nº (informar), recebi de (nome do cliente), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), a importância de R$ xxx,xx (valor por extenso), referente ao pagamento de serviços de mão de obra relativos a (descrição do serviço realizado).
(Localidade), (dia) de (mês) de (ano).
(campo para assinatura do prestador de serviço)
(nome do recebedor por extenso e legível)
Recibo de pagamento complementar
Eu, (nome da empresa ou do prestador de serviços), inscrito(a) no CNPJ (ou CPF) sob o nº (informar), recebi de (nome do cliente), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), a importância de R$ xxx,xx (valor por extenso), referente ao pagamento complementar de prestação de serviço relativo a (descrição do serviço realizado).
(Localidade), (dia) de (mês) de (ano).
(campo para assinatura do prestador de serviço)
(nome do recebedor por extenso e legível)
O que é RPA - Recibo de Pagamento Autônomo?
Quando uma empresa contrata os serviços de um profissional autônomo ou de um freelancer sem CNPJ, é preciso que ela faça a emissão do chamado Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), a fim de registrar os valores pagos e recolher os impostos correspondentes.
A função deste documento é substituir a nota fiscal de serviço quando o fornecedor não possui CNPJ e não quer emitir uma NF avulsa na prefeitura local.
Assim, o RPA funciona como um comprovante de que o serviço foi realizado e devidamente remunerado, assegurando, ainda, a natureza esporádica e sem vínculo empregatício do trabalho desenvolvido pelo prestador.
Como melhorar o controle financeiro do seu negócio?
A saúde do seu empreendimento, seja como uma empresa constituída ou por meio de atividade como profissional liberal, passa necessariamente por um controle eficiente de todas as suas finanças.
Além de ter à mão os recibos de prestação de serviços realizados, que certamente irão auxiliar nesse controle, é importante contar com um software de gestão que automatize toda a rotina empresarial.
Para cumprir essa função, o Simples Agenda dispõe de uma série de recursos que visam otimizar a administração da sua empresa, como controle de fluxo de caixa, gerenciamento de contas a pagar e a receber, emissão de notas fiscais de serviço e boletos, geração de relatórios gerenciais, entre outros.
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