8 motivos para ter agenda online compartilhada na sua empresa
A agenda online compartilhada é a ferramenta certa para quem quer otimizar a rotina e aumentar a produtividade da equipe.
Por meio do recurso, é possível integrar informações, evitar erros de agendamento, melhorar a comunicação interna e ainda evitar a sobrecarga de profissionais.
Outra grande vantagem é que toda a gestão da agenda passa a acontecer online, portanto, não haverá mais rasuras e a agenda poderá ser acessada de qualquer lugar do mundo, desde que tenha acesso à internet.
Tudo isso sem que você necessite de um grande investimento financeiro ou gasto de tempo com implementação.
Ficou interessado?! Então, você está no lugar certo! Neste conteúdo você vai entender mais sobre o que é uma agenda online compartilhada e o que ela pode fazer por você e pela sua equipe.
Ah! E no final do texto você vai conhecer uma solução de agenda completa com teste gratuito.
Vamos lá?!
O que é agenda online compartilhada?
A agenda online compartilhada é uma ferramenta digital usada para integrar equipes ou colaboradores por meio do compartilhamento de informações.
Basicamente, cada usuário pode criar e compartilhar agendas diferentes e o software apresenta todas elas em uma única tela. Quem compartilha pode escolher o que o outro usuário poderá visualizar.
O recurso é especialmente importante para profissionais que dependem da disponibilidade de outros colaboradores para agendar determinado serviço ou reunião.
Sem a agenda compartilhada, cada profissional precisa conferir a própria agenda separadamente sempre que for necessário realizar um agendamento que dependa de mais de uma pessoa.
No fim das contas, isso gasta muito tempo e ainda pode gerar erros.
Inclusive, uma pesquisa de uma empresa americana mostrou que os executivos gastam aproximadamente 4.8 horas por semana com processos de agendamentos.
A melhor alternativa, portanto, é contar com uma agenda online compartilhada que, além de automatizar processos, possui um valor bem acessível.
Ela pode ser utilizada por clínicas, consultórios, salões de beleza, barbearias, studios, times de marketing, vendas, gestores, SPAs, prestadores de serviços em geral e muitos outros profissionais.
8 motivos para usar agenda compartilhada para sua empresa
Quem trabalha com agenda e equipes sabe o quanto é importante unificar as informações para garantir que os processos ocorram adequadamente.
E se você ainda está na dúvida, conheça a seguir os 8 motivos para ter uma agenda online compartilhada na sua empresa:
Segurança das informações
Atualmente, cada vez mais as empresas se preocupam com a proteção de dados. A boa notícia é que contar com uma agenda online compartilhada é, antes de tudo, um processo muito seguro.
Primeiramente, porque os softwares contam com tecnologia de ponta e criptografia para proteger todos os dados armazenados, evitando o vazamento de informações.
Para o compartilhamento da agenda, é possível definir permissões de visualização e edição para os outros usuários. Ou seja, é você que define o que cada colaborador poderá ver e fazer na sua agenda online.
Menos e-mails, mais organização
Imagine que você precisa agendar uma reunião com o time de vendas para semana que vem. Para começar você envia um e-mail para os integrantes da equipe, a fim de investigar a disponibilidade de cada um.
Cinco deles podem na terça às 17h, mas dois profissionais não podem.
Então, você precisa enviar um novo e-mail com novas opções de datas e esperar que cada pessoa responda novamente. O processo se repete até que vocês encontrem uma data em comum - ou desistam.
Parece inviável, né?! E, na grande maioria dos casos, é mesmo. Por isso, a agenda online compartilhada surge como uma alternativa para integração dos horários da equipe e simplificação da visualização das informações.
Em poucos minutos, é possível avaliar a agenda compartilhada e encontrar um horário que faça sentido para cada colaborador da equipe.
Ela também é muito útil para agendamentos com clientes, fornecedores e muitos outros exemplos que dependem do agendamento de compromissos.
Simplifica a visualização de informações
A agenda online compartilhada exibe reuniões e compromissos com opções de visualizações diárias, semanais ou mensais. E ainda permitem a criação de agendas personalizadas por meio da configuração de filtros e cores.
Tudo isso simplifica a visualização dos horários agendados e disponíveis para cada profissional, agilizando a rotina.
Ah! O processo também é importante para que os coordenadores saibam como está a agenda do subordinado e vice-versa, o que colabora para um fluxo de trabalho mais organizado.
Integração da equipe
Quantas vezes alguém da sua equipe não compareceu a uma reunião porque não viu o e-mail com a data e horário? Você já teve que desmarcar o compromisso com algum cliente por erro relacionado a agendamento?
Em meio a uma rotina tão corrida, se a agenda da equipe não estiver perfeitamente alinhada, certamente você já enfrentou ou ainda vai enfrentar esse tipo de problema.
Para reverter esse cenário, a agenda online compartilhada é utilizada como uma importante ferramenta de comunicação interna. Todos os dados passam a ser centralizados em um único local, integrando o time.
Aumento da produtividade
A agenda online compartilhada elimina ineficiências e aumenta a produtividade.
No caso de clínicas e consultórios, por exemplo, não será mais necessário uma agenda física para cada profissional.
Os agendamentos passam a ocorrer de maneira integrada, o que evita que um profissional fique sobrecarregado, enquanto outro está com a agenda vazia.
O processo também é importante para agilizar a rotina, uma vez que todos os horários disponíveis e agendados podem ser vistos em uma única tela.
Como resultado, as secretárias passam a ter mais tempo disponível para que possam se dedicar a outras demandas da empresa e o cliente também é beneficiado pela facilidade e agilidade na hora do agendamento.
Automação de processos
Contar com uma agenda online compartilhada também colabora para que os profissionais consigam melhorar a gestão de equipamentos de uso comum.
Isso porque, na hora de realizar a marcação, o profissional já pode incluir os equipamentos que serão necessários para atendimento ao cliente.
Então, se algum outro profissional tentar agendar aquele equipamento para o mesmo horário, ele não conseguirá, evitando erros e constrangimentos.
Softwares mais completos, como o Simples Agenda, permitem que cada profissional da empresa tenha um espaço na agenda e o sistema calcula automaticamente a comissão de cada um separadamente, ainda que a agenda seja compartilhada.
Evita o esquecimento de compromissos
Outra grande vantagem da agenda online compartilhada é que ela evita que os colaboradores e - até mesmo clientes - se esqueçam do compromisso.
Internamente, ela substitui a agenda de papel, facilitando a visualização dos horários e enviando lembrete próximo ao horário de agendamento.
Para os clientes, o software envia SMS, e-mail ou WhatsApp para lembrá-lo do compromisso agendado, o que evita o cancelamento de consultas.
Sua agenda disponível em qualquer lugar
A agenda online compartilhada pode ser acessada por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet (computador, celular ou tablet). Como resultado, você sempre terá a sua agenda na palma da mão.
Na prática, o recurso é extremamente eficiente em garantir que você não se esqueça de nenhum compromisso, além de proporcionar agilidade e facilidade na hora de anotar tarefas rapidamente pelo celular.
Para profissionais de salão de beleza, por exemplo, não há mais aquele risco de "esqueci minha agenda no salão, quando chegar lá te passo o horário". Por meio da agenda online, você pode agendar e desmarcar clientes de qualquer lugar.
Simples Agenda: a solução de agenda certa para o seu negócio!
Viu como uma agenda online compartilhada pode fazer a diferença no seu negócio?! A boa notícia é que você pode ter tudo isso por um dos melhores custo-benefício do mercado.
O Simples Agenda é um software de gestão empresarial completo com a agenda online sendo o recurso principal.
O sistema é pensado para agilizar a rotina de clínicas, consultórios, salões de beleza, prestadores de serviço e muitos outros profissionais que precisam de uma agenda online organizada, simples e fácil de usar.
O software ainda oferece o recurso de agendamento online, no qual você poderá compartilhar o link da sua agenda com o cliente para que eles vejam seus horários disponíveis e, sozinhos, realizem o agendamento.
Ah! Além de tudo isso, o teste é gratuito por 35 dias sem compromisso e sem necessidade de cadastrar cartão de crédito.
Comece hoje a melhorar os processos da sua empresa! Faça já o teste gratuito ou conheça mais sobre a agenda online do Simples Agenda.