Como escolher um software de controle financeiro

Qualquer que seja o tipo de negócio que você administre, o sucesso depende dos números. É por isso que adotar um software de controle financeiro deixou de ser luxo e passou a ser necessidade. Essa ferramenta fornece informações essenciais que ajudam a organizar e controlar todo o dinheiro que entra e sai.

Assim, permite que os gestores possam tomar decisões que maximizem os lucros e reduzam os custos, fazendo o negócio crescer. Além disso, esse tipo de software proporciona a automação de tarefas que antes eram manuais. De uma maneira geral, um software de controle financeiro é essencial para melhorar seus resultados e otimizar a produtividade da sua equipe.

Mas você sabe como escolher um software de controle financeiro? Ainda não? Não se preocupe, pois, neste post, vamos dar algumas dicas do que você deve considerar antes de comprar ou alugar essa ferramenta. Vamos lá?

O que é um software de controle financeiro?

Basicamente, um software de controle financeiro (ou programa de controle financeiro) reúne diversas funcionalidades com o intuito de otimizar, simplificar e tornar mais precisa a rotina financeira da sua empresa. O sistema oferece funcionalidades como fluxo de caixa, controle de contas a pagar,  contas a receber dentre outras. Tudo integrado. 

Então, ao adotar esse tipo de sistema na sua empresa você será capaz de unir todas as informações financeiras em um único lugar. Além disso, à medida que o software é alimentado, automaticamente, as informações são atualizadas e são gerados relatórios precisos e completos que facilitam na tomada de decisão. Continue a leitura para saber mais...

Software online ou software offline (local): qual escolher?

O software local é aquele que é instalado no computador da sua empresa e pode ser usado somente na máquina em que foi instalado. Geralmente, esse tipo de sistema exige um pagamento antes da instalação (download) e uma assinatura, que é cobrada periodicamente para manutenção do software. 

Já a ferramenta online de controle financeiro, pode ser usada remotamente permitindo que você acesse quando e de onde precisar. Esse formato não requer custo de instalação. Outro ponto positivo desse tipo de gerenciador financeiro é que as informações são armazenadas na nuvem, assim, você não corre o risco de perder todos os dados financeiros da sua empresa devido a uma pane no seu computador.

Considere as necessidades do seu negócio

Para encontrar o software de controle financeiro ideal para o seu negócio é preciso, antes de tudo, analisar como a sua empresa opera. Pois as necessidades financeiras de uma empresa de grande porte é diferente das empresas de pequeno e médio porte.

Dependendo do seu setor, você pode considerar um software projetado especialmente para a sua área de atuação. Por exemplo, já existem no mercado softwares personalizados para clínicas de estética, software para salão de beleza, barbearia e fotógrafos, bem como para outros tipos de negócios.

Conheça as limitações do seu orçamento

Quanto você está disposto a gastar em um sistema de controle financeiro? Pois há no mercado softwares básicos e aplicativos com recursos extras. Lembrando que esse orçamento deve levar em consideração o custo de configuração do software e os custos de treinamento para funcionários.

Além das taxas e atualizações de suporte e manutenção. É essencial considerar esses fatores não só porque você tem uma limitação financeira bem como para analisar se o custo-benefício de determinado programa realmente vale a pena.

Por isso, uma boa dica é adotar um software de controle financeiro completamente online. Por ser conectado a internet as atualizações ocorrem automaticamente e, na grande maioria, não tem custo de manutenção. 

Além disso, procure sistemas que oferecem materiais para tirar dúvidas e disponibilidade de uma equipe de suporte. Assim, geralmente, você não precisa investir em treinamentos de seus funcionários, a não ser que o software seja muito complexo.

Avalie a segurança do software

Ao considerar um software financeiro, a segurança dos dados deve estar no topo da sua lista. Então, preocupe-se em como as empresas armazenam os dados do seu aplicativo. Também pergunte sobre as medidas de segurança que adotam para proteger as informações.

Uma dica é verificar se os servidores usam a conexão HTTPS, que garante que todos os dados transferidos estão seguros. Outro detalhe que merece atenção é o acesso ao programa. Veja como ele é feito, se com login e senha, e se é possível limitar o acesso a determinadas funções.

Opte por sistemas baseados em nuvem e acesso móvel

Os sistemas de controle financeiro que armazenam dados na nuvem (a grande maioria daqueles que são online) permitem que você acesse sua conta a qualquer momento, em qualquer computador com acesso à Internet, ajudando você a administrar seus negócios remotamente. Muitos também oferecem aplicativos móveis ou uma boa usabilidade pelo celular.

Assim, você pode monitorar as principais informações e realizar as principais tarefas em movimento. Portanto, se esse é um recurso importante para você, verifique se ele possui a funcionalidade necessária. Pois alguns sistemas são compatíveis apenas com iOS e outros podem ser usados em Androids.

Verifique as funcionalidades do sistema

Para ajudá-lo a decidir qual gerenciador financeiro escolher, pergunte-se quais recursos você precisa para administrar os seus negócios. Aqui estão algumas funcionalidades que qualquer sistema precisa ter: contas a receber, contas a pagar e programa de fluxo de caixa.

Além de emissão de boletos bancários, emissão de carnê de pagamento e controle de vendas. Alguns sistemas oferecem funcionalidades extras que auxiliam a gestão da empresa, como controle de estoque com importação de XML, agendamento online, cadastro de clientes, fornecedores, produtos e serviços.

Ah! E, por isso, uma boa opção é buscar por esses programas que sejam mais completos, com funcionalidades de ERP, que proporcionam maior custo-benefício e produtividade. Buscar uma solução que ofereça não só controle financeiro, mas outros recursos, vai impactar diretamente e positivamente na gestão da sua empresa.

Utilize o período de teste grátis

Para garantir que um software de controle financeiro atenda a todas as suas necessidades, que os recursos funcionem de maneira adequada e que você não tenha problemas com o suporte oferecido, é essencial utilizar o período de teste grátis. Sem ele, você corre o risco de ter suas expectativas frustradas.

Imagine, por exemplo, se você tem dificuldades para lançar no sistema os recebimentos de vendas, então não conseguirá fazer uma previsão mais assertiva do seu fluxo de caixa para os próximos meses. Com isso, não saberá se tem condições financeiras para arcar com as obrigações. 

Outro ponto positivo do período de teste é conhecer a usabilidade do sistema. Muitos softwares oferecem funcionalidades semelhantes, mas com formatos diferentes. Por isso, é importante conhecer na prática e ver qual você e a sua equipe acham mais simples de usar. Assim: quanto mais tempo de teste, melhor!

Avalie a capacidade de integração a outros sistemas

Você pode economizar muito tempo se o software de controle financeiro for compatível a outros sistemas. Por exemplo, se você consegue integrar o software de controle financeiro com as transações do seu banco, fica mais fácil acompanhar o fluxo de caixa.

Bem como fazer o pagamento de suas contas. Outros sistemas essenciais são de gestão financeira e de estoque. Então, verifique se o software de controle financeiro que você está escolhendo é compatível com outros sistemas essenciais usados em atividades diárias.

Pesquise sobre o suporte técnico

Algo que não deve ser esquecido ao escolher um software de controle financeiro é o suporte técnico. Isso é importante porque em algum momento após a compra do software você provavelmente precisará de suporte, seja para resolver um problema ou para usar o sistema corretamente.

Aproveite o período de teste grátis para verificar a qualidade do atendimento do suporte técnico, seja por meio de uma mensagem ou de uma ligação, e veja quanto tempo leva para ter uma resposta. Preste atenção, pois alguns programas de controle financeiro não tem suporte incluído.

Veja se o software é fácil de usar e intuitivo

Se você é proprietário de uma pequena empresa ou possui colaboradores que não tem muita experiência em finanças ou contabilidade, então o ideal é que você escolha um software que seja fácil de usar. Pois se houver dificuldades com o manuseio da ferramenta, os colaboradores terão dificuldades para trabalhar.

Além disso, ainda é comum que os gestores encontrem colaboradores que se mostrem receosos com mudanças, como a implantaçãao de um novo sistema. Mas essa resistência pode ser diminuída e a adaptação se dar de maneira mais tranquila se você optar por softwares simples e intuitivos.

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Conclusão

Agora que você já sabe que é preciso considerar diversos aspectos antes de escolher um software de controle financeiro: pesquise, teste e se apaixone pelo software ideal para a sua empresa!

E para finalizar, vale destacar que um bom software de gestão financeira não só proporciona melhor organização e tomada de decisões, mas também impacta diretamente nos resultados financeiros da sua empresa através de informações estratégicas e certeiras. 

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