5 funcionalidades que não podem faltar em um bom ERP

Integração de processos, gestão centralizada em um único software e segurança das informações com armazenamento em nuvem.

Estas são apenas algumas das principais características que devem ser levadas em consideração quando o assunto é a contratação do melhor sistema de gestão (ERP) para a empresa, qualquer que seja o segmento de atuação.

O software de gestão escolhido deve trazer benefícios concretos para a organização, aumentando sua capacidade de gerenciamento e promovendo melhorias em termos de aumento da produtividade, redução de custos e maior integração entre os diferentes setores da empresa, entre outros fatores.

Quer saber mais sobre as funcionalidades que um bom ERP deve oferecer para alçar a gestão da empresa a um nível superior de excelência?! 

Então, continue com a gente neste conteúdo!

Quais funcionalidades são essenciais na escolha de um bom ERP?

A escolha do software de gestão ideal para realizar de maneira eficiente o "Planejamento de Recursos da Empresa" (ERP, na sigla em inglês) deve passar, necessariamente, pela análise dos recursos que ele oferece e dos resultados que é capaz de entregar.

Assim, é muito importante avaliar as seguintes funcionalidades no momento da contratação:

1. Controle financeiro

Esta é uma das principais funções a serem consideradas, por se tratar de uma das atividades mais sensíveis da empresa.

O módulo financeiro do ERP deve realizar de forma simples e eficiente todas as atividades relacionadas às rotinas do setor, como contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, entre outras.

É fundamental que a integração das funcionalidades que compõem o módulo de finanças seja consistente, a fim de que os gestores tenham uma visão clara e abrangente da saúde financeira da empresa como um todo.

Da mesma forma, um bom ERP permite que, em poucos cliques, relatórios gerenciais sejam elaborados e apresentados sob a forma de textos descritivos, gráficos e tabelas, facilitando a visualização e o melhor controle das finanças.

2. Emissão de Notas Fiscais

O software que possui esta funcionalidade se coloca um degrau acima de seus concorrentes. 

A emissão de notas fiscais feita pelo ERP permite ao administrador ter um maior controle sobre as vendas, volumes estocados de mercadorias e rotinas financeiras.

Isso acontece devido à integração da funcionalidade aos demais módulos: quando uma venda é realizada, todas as informações são atualizadas automaticamente, otimizando o tempo e garantindo maior produtividade.

Além disso, o sistema gera um backup do documento com armazenamento em nuvem, atendendo à legislação que prevê que as notas fiscais emitidas devem ser guardadas por pelo menos cinco anos.

3. Gestão de estoque

O adequado planejamento e controle de estoque é um dos pilares que ditam a boa saúde financeira de uma empresa.

Ter excesso de mercadorias armazenadas representa um grande risco de que boa parte delas se perca devido ao vencimento do prazo de validade. 

A falta de produtos, por outro lado, acarreta o cancelamento de pedidos, o que pode, até mesmo, levar à perda de clientes.

O sistema ERP que oferece como uma de suas funcionalidades a Gestão de Estoque proporciona o controle preciso do giro de mercadorias e do gerenciamento das rotinas de compras, pois o software é alimentado constantemente com as informações sobre a saída de produtos, indicando a consequente necessidade de reposição.

4. Controle de vendas

As informações relacionadas à comercialização dos produtos da empresa se concentram neste módulo.

O sistema registra todos os detalhes das vendas realizadas, registrando e informando:

• valores faturados;

• descontos concedidos;

• forma de pagamento;

• pagamentos concluídos e em aberto;

• vendedor responsável;

• comissionamento de cada profissional;

• vendas por filial;

• entre outros.

Mas as facilidades não devem parar por aí! A integração com as demais funcionalidades permitem ao sistema ERP otimizar o gerenciamento de outras rotinas, como é o caso do fluxo de caixa, capital de giro e controle de estoque.

5. Emissão de boletos

Aqui os ganhos são em dose dupla, pois facilitam tanto a vida da empresa quanto a da clientela.

A emissão de boletos é uma funcionalidade que agiliza o recebimento de valores e que também agrega valor no que se refere ao relacionamento com os clientes, pois eles têm acesso a uma forma rápida e segura de efetuar seus pagamentos.

Os benefícios de contratar um software ERP

O trabalho integrado realizado por todas essas funcionalidades proporciona uma série de benefícios à gestão da empresa, entre os quais:

1. Maior controle da gestão

O ERP concentra o controle das operações da empresa em um mesmo sistema, dando aos administradores todas as informações que necessitam para realizar em tempo real e em melhores condições o trabalho de gestão financeira.

2. Menor margem para erros

De posse de informações consistentes, os gestores podem se prevenir contra decisões equivocadas, que poderiam trazer prejuízos para a empresa.

Os dados confiáveis sobre o fluxo de caixa e capital de giro, por exemplo, possibilitam que avaliações mais precisas sobre novos investimentos possam ser feitas.

Da mesma forma, saber exatamente como está o estoque de mercadorias evita a comercialização de itens que encontram-se em quantidade insuficiente ou indisponíveis.

3. Redução de custos

Como todo o sistema funciona de maneira online, a economia em termos de papel e da necessidade de espaço para o armazenamento de documentos físicos é mais do que evidente.

4. Mais agilidade e prazos menores

A centralização das informações permite que todos os usuários cadastrados no ERP tenham acesso imediato aos dados e relatórios, oferecendo mais agilidade na tomada de decisões e, ao mesmo tempo, fazendo com que elas sejam mais rápidas, sem a necessidade de reuniões presenciais que retardam o processo decisório.

5. Aumento de produtividade

O sistema ERP dá aos gestores condições de efetuar melhor controle sobre os processos, permite a integração das equipes de diferentes áreas e reduz o tempo da tomada de decisões.

Todos esses aspectos, juntos, contribuem para o aumento da produtividade geral da empresa, gerando mais resultados para toda a organização.

6. Mais competitividade

O resultado final de todos esses benefícios reunidos é a capacidade da empresa de oferecer produtos e serviços ainda melhores, o que eleva seu grau de competitividade frente à concorrência, permitindo que realize cada vez mais novos negócios e, assim, aumente sua participação de mercado.

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