Documentos fiscais: o que são e como gerenciá-los?

Presentes na vida de pessoas físicas e jurídicas, os documentos fiscais têm a função de comprovar a realização de qualquer tipo de transação comercial, como operações de compra e venda, prestação de serviços, circulação de mercadorias, entre outras.

A emissão do documento fiscal é obrigatória em situações que vão desde uma simples compra de supermercado, passando pela contratação de serviços (por exemplo, aqueles oferecidos por uma clínica odontológica), chegando até em transações de alta complexidade comercial e logística (como, por exemplo, os trâmites envolvendo o transporte marítimo internacional de cargas).

Da mesma forma, também são importantes do ponto de vista tributário. Ao apresentarem os valores relativos às operações comerciais, os documentos fiscais trazem em si as informações necessárias para o cálculo dos impostos que deverão ser pagos nas três esferas de arrecadação (federal, estadual e municipal).

São, portanto, fundamentais para a manutenção da boa saúde contábil e tributária da empresa.

Vamos, neste artigo, aprofundar um pouco mais sobre o que são documentos fiscais e qual é a sua importância, as principais modalidades existentes e por que as empresas devem fazer sua escrituração e guardá-los cuidadosamente, para que possam ser consultados com facilidade em caso de necessidade e apresentados às autoridades fiscais quando solicitados.

O que são e qual é a importância dos documentos fiscais?

Toda e qualquer empresa tem a obrigação de comprovar as operações comerciais que realiza junto a pessoas físicas, outras empresas e órgãos governamentais.

O meio legal para isso são os documentos fiscais, uma espécie de declaração que registra todas as informações relativas às transações, incluindo os valores envolvidos e a carga tributária resultante, calculada de acordo com as determinações da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda dos Estados e dos Municípios.

Assim, os documentos fiscais são fundamentais para que a empresa cumpra suas obrigações contábeis. Eles são a base que permite ao contador alimentar os livros fiscais e os formulários exigidos na prestação de contas junto às autoridades tributárias.

As informações contidas nos documentos fiscais determinam o volume de impostos a ser pago pelas empresas, ao mesmo tempo em que permite ao agente arrecadador verificar se foram emitidos corretamente e se os tributos atrelados a eles tiveram o seu devido recolhimento.

Daí a importância de serem devidamente armazenados por, no mínimo, cinco anos. Eles servem de comprovação legal da regularidade das operações caso a empresa seja confrontada em algum processo legal pelo Fisco.

Por isso, algumas dicas importantes são:

1. digitalizar os documentos, imprimindo uma assinatura digital em todos eles para que tenham validade jurídica.

2. garantir que os documentos emitidos eletronicamente possuam certificação digital para proteção dos dados.

3. mantê-los sob a custódia da área de Contabilidade (ou de um escritório terceirizado), para que estejam sempre organizados e de fácil acesso.

Quais são os principais tipos de documentos fiscais?

Os documentos fiscais são divididos em algumas categorias, entre as quais, podemos destacar:

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Este é um dos documentos fiscais mais utilizados no país. A NF-e registra a transação comercial realizada entre as partes, podendo ser utilizada para comprovar o processo de compra e venda de produtos e de serviços.

A Nota Fiscal Eletrônica substituiu os antigos modelos de NFs que eram emitidas em papel, trazendo enormes facilidades às empresas, contadores e autoridades tributárias, uma vez que o seu armazenamento e a transmissão aos órgãos competentes também é feita de maneira digital.

2. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Documento fiscal de uso exclusivo de empresas prestadoras de serviços de qualquer natureza, podendo ser emitido tanto para clientes Pessoa Física quanto Pessoa Jurídica.

A NFS-e é utilizada para o cálculo de impostos das esferas federal e municipal (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza - ISSQN), uma vez que a modalidade "prestação de serviços" é isenta de tributos estaduais.

3. Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Modelo usado para registrar vendas realizadas a consumidores Pessoa Física, seja presencialmente no próprio estabelecimento comercial ou quando o cliente realiza uma compra online (e-commerce).

Neste último caso, o consumidor deve receber o documento por e-mail ou transmitido no formato QR Code.

4. Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Este tipo de documento fiscal foi criado para permitir que seja feito o controle das transações comerciais realizadas por profissionais autônomos Pessoa Física, MEIs (microempreendimentos individuais) e microempresas que ainda não possuem o seu CNPJ.

A emissão da NFA-e deve ser feita mediante autorização prévia da prefeitura do município em que o prestador de serviços reside.

5. Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

A CC-e permite que seja feita a correção de informações sobre o comprador do produto ou serviço (nome, endereço etc.) em outro documento fiscal já emitido.

O documento, no entanto, não possibilita que eventuais valores registrados erroneamente sejam alterados.

6. Cupom Fiscal

Registra a comercialização de produtos físicos, sendo utilizado para o cálculo do Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), tributo pertencente à esfera estadual.

7. Documentos Fiscais para atividades de Transporte

O transporte de mercadorias é um segmento que conta com documentos fiscais específicos, que regulam o cálculo de impostos relativos à atividade.

São eles:

1. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

2. Conhecimento de Transporte para Fretamento e Outros Serviços (CT-e OS)

3. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Por que investir na tecnologia Simples Agenda para a emissão, gestão e controle de documentos fiscais?

O gerenciamento dos documentos fiscais requer muita atenção por parte das empresas devido a todas as implicações contábeis e tributárias envolvidas.

O software de gestão do Simples Agenda oferece a seus usuários o módulo Emissor de Nota Fiscal de Serviço (NFS-e). Em poucos cliques, o documento fiscal é emitido de maneira rápida, simples e com toda a segurança digital.

Outro benefício é que a funcionalidade está integrada ao módulo de Controle de Vendas.

Assim, uma vez que a venda do serviço estiver cadastrada no sistema, as informações podem ser utilizadas diretamente para a emissão da NFS-e, evitando que todos os dados tenham que ser inseridos novamente no software.

O Emissor de Notas Fiscais de Serviço do Simples Agenda proporciona outros benefícios, tais como:

1. Integração com os demais setores da empresa ? as informações lançadas nos módulos Contas a Receber e Fluxo de Caixa podem ser utilizadas para emitir as NFS-e, trazendo maior agilidade ao processo.

2. Armazenamento das NFS-e no formato XML ? o gerenciamento, organização e armazenamento dos documentos fiscais são feitos pelo próprio sistema, eliminando a necessidade de transmiti-los para o computador.

3. Envio das NFS-e para os clientes ? o encaminhamento via e-mail das notas fiscais de serviço pode ser feito diretamente pelo software. Também é possível fazer a impressão dos documentos.

4. Total segurança digital ? as NFS-e podem ser emitidas com o certificado digital A1 de segurança, que possui validade jurídica e que é necessário para que haja a comunicação eletrônica com os sistemas das Secretarias de Fazenda (Sefaz).

5. Emissão e gerenciamento pelo celular ? além do sistema para computador, o Simples Agenda oferece o aplicativo para smartphone nos sistemas iOS e Android, oferecendo maior agilidade a todo o processo quando isso se fizer necessário. 

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