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Como emitir nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) sem burocracia?

GESTÃO FISCAL

Gabriela Vitória Redatora Freelancer
19 min leitura 27/05/2020

Você sabe como emitir nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)? Há alguns anos a Receita Federal, junto com a Abrasf, lançou as NFS-e para facilitar a prestação de informações aos órgãos fiscais, diminuir as burocracias e modernizar os processos tributários.

Mas, muitos prestadores de serviços ainda têm dúvidas sobre como emitir nota fiscal de serviço eletrônica. Por isso, vamos, neste artigo, ensinar como fazer esse procedimento e mostrar uma alternativa para tornar a emissão de NFS-e mais fácil e simples.

Mas, antes de começar, vamos entender mais sobre o assunto? Acompanhe!

O que é NFS-e?

A nota fiscal de serviço eletrônica ou, simplesmente, NFS-e é um documento que comprova a prestação de serviços de qualquer natureza, como clínicas de estética, salão de beleza e barbearia. Basicamente, é um documento que formaliza uma transação comercial.

E tem validade jurídica e fiscal. Sua emissão pode ser realizada ou pelo site da prefeitura do município em que a empresa prestadora do serviço está sediada ou através de um software emissor. Por mais que exista a possibilidade gratuita, muitas empresas optam por ter um sistema de emissão de NFS-e, uma vez que esse torna o processo menos burocrático e muito mais rápido. 

As notas fiscais são fundamentais para que as empresas tenham mais transparência nos processos realizados. Também para comprovar que a prestadora de serviços faz o recolhimento de impostos que deve ao governo. Assim, evitar possíveis problemas tributários, que podem gerar multas e juros.

Resumindo: emitir a nota fiscal eletrônica (NFS-e) é uma forma de aumentar a produtividade, já que através de um software emissor as notas são emitidas rapidamente demandando menos tempo da sua equipe. Além de reduzir os custos com armazenamento, preservar o meio ambiente com menos gasto de papel e melhorar a controle do governo.

E quem precisa emitir nota fiscal? 

Qualquer tipo de empresa, autônomo ou MEI que presta serviço deve emitir uma NFS-e. Mas aquelas enquadradas no regime Simples Nacional essa obrigatoriedade é dispensada. Apesar disso, mesmo que o seu negócio não tenha a obrigação de emitir nota fiscal, vale a pena emiti-la.

Pois é um comprovante de prestação de serviço que ajuda o cliente a ter algum tipo de garantia. Além do mais, com esse documento é possível ter um controle maior dos valores pagos pelos clientes e dos impostos pagos, dentre outras informações importantes.

Como emitir nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)?

Como já falado, há duas formas de se emitir NFS-e: pelo emissor gratuito ou por um software próprio. 

Abaixo, descrevemos um passo a passo para você emitir nota fiscal em cada um deles:

Emissão de nota fiscal de serviço eletrônica pelo emissor gratuito

Obtenha um certificado digital

Antes de mais nada, por uma questão de segurança, a validação de uma nota fiscal se dará mediante um certificado digital. Pois é a partir dele que você pode provar que foi sua empresa que emitiu um determinado documento fiscal. Mas o certificado digital é obrigatório para todas as empresas?

A resposta é não. Os prestadores de serviço optantes pelo Simples Nacional não tem a obrigatoriedade de utilizar o certificado digital na emissão de notas fiscais. Sem contar que há órgãos municipais que utilizam outros meios para verificar a autenticidade da NFS-e. 

Faça o registro junto à prefeitura

Para emitir notas fiscais de serviço, você precisa estar cadastrado junto à prefeitura de sua cidade. É um cadastro simples de ser feito, mas como varia de cidade para cidade, é importante entender a legislação local. Em cidades grandes, geralmente, você consegue fazer todo o procedimento online.

Em alguns casos, também é necessário emitir o alvará de funcionamento para ter acesso à emissão de notas fiscais. Se você já obteve esse documento, pode pular esta etapa e fazer o cadastro no sistema da prefeitura a partir do seu CNPJ ou inscrição municipal.

Acesse o sistema

Após receber o pedido de pagamento de serviço, acesse o sistema de nota fiscal eletrônica para iniciar o procedimento. Então, procure pela área de emissão de NFS-e e preencha os campos: CNPJ do prestador de serviços, login e senha.

Quando entrar no sistema verifique se as suas informações estão corretas, como CNPJ, inscrição municipal, razão social e regime de tributação. Se encontrar algum erro cadastral, entre em contato imediatamente com a prefeitura para corrigi-lo antes de emitir qualquer documento.

Emita a nota fiscal

Os dados da sua empresa já estão inseridos no sistema e, por isso, você não precisa inseri-los durante o preenchimento da nota fiscal. As informações que você precisa ter em mãos são os dados do tomador de serviços, como CPF/ CNPJ e nome/razão social.

Bem como endereço completo, e-mail e telefone. Você também precisa informar a atividade que a sua empresa realiza, o código de tributação e a descrição do serviço prestado todas as vezes que for emitir uma nota. Além de data da emissão da nota, mês de competência e valores da NFS-e.

Autentique a transação

Preenchida a nota fiscal, faça o download do documento. Em seguida, o insira no sistema de autenticação e siga suas instruções. Cabe lembrar que é importante adquiri-lo junto a uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil para garantir a segurança do procedimento.

Feito isso, envie a NFS-e para o cliente, via e-mail ou WhatsApp. 

Como funciona na prática 

Parece que a emissão de notas através da prefeitura é muito simples, não é mesmo? Mas, quem já testou sabe que na prática o processo pode ser cansativo e, na maioria das vezes, muito lento. Principalmente, no início e no fim do mês é bem comum que os emissores gratuitos passem por instabilidade devido ao grande volume de documentos fiscais que estão sendo gerados.

Imagine digitar todas as informações da sua venda, do tomador de serviço, da sua empresa... e na hora de finalizar o sistema sai do ar. Estressante, né? E esse tempo perdido é dinheiro perdido. 

E não é só isso. O processo, como um todo, tende a ser bem burocrático e cada prefeitura tem a sua forma de emissão, não tem um padrão para todo o Estado. Sendo assim, muitas vezes o empreendedor tem dificuldade em entender o que está sendo pedido e como prosseguir em cada etapa.

Para agilizar a emissão de NFS-e as empresas têm recorrido aos sistemas de gestão online que são capazes de se integrar aos sistemas de emissão das prefeituras: os softwares emissores de notas fiscais eletrônicas de serviço.

Emissão de nota fiscal através de um software de gestão

A partir daqui vamos falar de um processo automatizado. Com um software emissor de NFS-e as informações das vendas realizadas através do sistema já são preenchidas na nota automaticamente. 

Cada software oferece um layout específico para simplificar a rotina do usuário, por isso, cada um terá o seu próprio passo a passo. No Simples Agenda, a emissão de notas fiscais ocorre em poucos passos e você pode testar gratuitamente sem qualquer compromisso. 

Por que adotar um sistema de nota fiscal de serviço eletrônica?

Apesar de já existir uma opção gratuita para emitir NFS-e, há outra alternativa: os softwares de gestão. Mas será que realmente vale a pena investir nessa ferramenta? A resposta é sim

Emita notas fiscais quando e onde precisar com poucos cliques

A primeira vantagem é que a maioria dos softwares de gestão são online e móvel. Assim, você pode emitir NFS-e em qualquer lugar e a qualquer hora a partir de qualquer aparelho com acesso à internet (computador, tablet ou smartphone).

Ganhe tempo com o preenchimento automático e reduza erros

Outra vantagem é o seu sistema inteligente de preenchimento automático, que permite utilizar os dados pré-cadastrados sobre os serviços ou cálculo dos impostos para emitir NFS-e rapidamente. 

Além de facilitar o preenchimento dos dados, isso ajuda a diminuir os erros humanos durante o lançamento das informações que, por sua vez, contribui para reduzir o retrabalho e minimizar as tarefas manuais. 

Integração com todos os setores da sua empresa

Ah, no mercado você já encontra alguns softwares de gestão integrada, como o Simples Agenda. 

Ou seja, um sistema que é capaz de cruzar os dados de todos os setores da empresa, como cadastro de clientes, financeiro, vendas com o emissor de nota fiscal. E como isso pode te ajudar? Se você faz vendas recorrentes para um mesmo cliente que já está na sua base de contatos, não precisa digitar todas as informações novamente. 

Basta acessar os dados já lançados no sistema que ele preenche automaticamente os campos. Assim, você e sua equipe não desperdiçam tempo com tarefas demoradas. Com mais alguns cliques você envia a NFS-e para o cliente por e-mail. Ou, se preferir, manda o link de download através do WhatsApp.

E as vantagens de contratar um software de gestão com emissor de nota fiscal não param por aí. Essas informações são enviadas automaticamente para o seu fluxo de caixa. Facilitando, assim, os lançamentos financeiros das contas a receber e também das despesas referentes aos impostos recolhidos em cada NFS-e. 

Armazenamento seguro e automático 

Você sabia que é obrigatório o armazenamento de notas fiscais por no mínimo 5 anos? Pois é. Um software emissor armazena essas notas de forma automática, além de realizar backups periodicamente. Assim, você não tem que se preocupar nem com o armazenamento nem com a segurança das suas informações.

E, dessa forma, você pode acessar as informações sempre que precisar. É ou não muito mais vantajoso para você ter um software de gestão com emissor de nota fiscal?

Como configurar a emissão de notas fiscais de serviço eletrônica no Simples Agenda

Faça o cadastro no Simples Agenda

Acesse o site do Simples Agenda e faça o cadastro inserindo as seguintes informações: nome da empresa, seu nome e sobrenome, telefone e email de contato. Então, você receberá um e-mail informando seu login e senha para acessar o sistema sempre que quiser.

Insira as informações fiscais para NFS-e

Acesse o sistema e vá até a aba NFS-e. Lá, você deverá preencher as informações fiscais da sua empresa, fazer o upload do certificado A1, informando sua validade e senha, e, então, solicitar a ativação da emissão de nota fiscal. 

Confira o nome do serviço municipal

O sistema é integrado a mais de 330 cidades. Para ter certeza de que sua cidade faz parte, aproveite o período de teste gratuito ou entre em contato diretamente com a equipe para obter essa informação. Caso não encontre, faça o cadastro de um novo serviço municipal.

Registre a venda e emita a NFS-e

Após a ativação fiscal da sua empresa no sistema você já pode começar a emissão de nota fiscal eletrônica. Então, ao realizar um atendimento vá até a aba financeiro e lance uma nova venda. Depois é só dar baixa no pagamento e assim que aparecer o botão da nota fiscal, basta emiti-la. Dessa forma, você não precisa digitar todas as informações da venda, como é preciso do emissor gratuito, ficando muito mais fácil e rápido a emissão. 

Conclusão

Saber como emitir nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) é essencial para que você esteja em dia com as obrigações fiscais, não é? A princípio, pode parecer algo complexo, mas não é. Que tal facilitar e tornar mais simples esse procedimento e ainda ter um sistema integrado com os principais setores da sua empresa?

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