Simples Agenda Blog para pequenas empresas

7 passos para fazer o fechamento mensal corretamente

GESTÃO EMPRESARIAL

Redator Simples Agenda
15 min leitura 29/07/2022

Quando o assunto é gestão financeira, o fechamento de caixa é um dos itens mais importantes.

Ele garante o controle adequado das entradas e saídas de dinheiro de uma empresa, evitando o colapso das contas e ajudando na projeção de investimentos.

Ainda que o processo de gerenciamento de caixa pareça uma atividade corriqueira, realizá-lo adequadamente é um grande desafio para muitos negócios. 

Como resultado, 48% das empresas brasileiras fecham em até três anos e a principal causa é a falta de gestão eficiente, de acordo com dados do IBGE.

Para evitar que esse cenário atinja o seu negócio, preparamos este conteúdo. Aqui você vai entender mais sobre o que é e como fazer o fechamento mensal.

O que é fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é um processo administrativo que visa a identificação e discriminação de todas as movimentações financeiras que aconteceram na empresa em determinado período de tempo, verificando o saldo final.

Para muitos negócios, é necessário realizar esse processo todos os dias, ao fim de cada expediente. Nesses casos, o empreendedor - ou operador - confere se os valores disponíveis estão de acordo com as entradas e saídas do dia.

Em negócios em que não há uma movimentação diária tão intensa, o fechamento de caixa pode ocorrer em intervalos maiores. No entanto, em todos os negócios ele deve ser feito mensalmente.

E o motivo para isso é simples: quanto antes identificar uma divergência no caixa, maiores são as chances de descobrir a causa e solucionar o problema. Do contrário, o negócio pode estar em risco sem mesmo que o empreendedor perceba.

O que é fechamento mensal?

O fechamento mensal, também chamado de fechamento contábil, reúne todos os registros do fluxo de caixa realizados durante o mês.

Para isso, ele contempla informações contábeis, financeiras, fiscais e trabalhistas.

Por meio dele é possível compreender a atual situação financeira da empresa e realizar uma projeção para os próximos meses.

Portanto, ele é resultado do acompanhamento realizado durante os 30 dias e vai responder se a sua empresa fechou no verde, o que pode ser melhorado, além de permitir que você tome decisões de acordo com dados reais e atualizados.

A prática é o primeiro passo para se obter uma gestão financeira eficiente.

O que é preciso para realizar o fechamento de mês?

Antes do passo a passo, você precisa saber do que vai precisar na hora de realizar o fechamento mensal. Confira!

  • Ativos: aqui você vai considerar todos os bens da empresa, ou seja, tudo que gera retorno financeiro para o seu negócio e que faz parte do patrimônio. Por exemplo: patentes, maquinários, o valor que está no caixa, investimentos, estoque, entre outros.

  • Passivos: compreende as obrigações da sua empresa, como salário dos funcionários, pagamento dos fornecedores, impostos e empréstimos.

  • Movimentações financeiras/contábeis: aqui você deve considerar extratos de todos os tipos, comprovantes de despesas e receitas, recibos e contratos.

  • Movimentações trabalhistas: todas as movimentações relacionadas ao trabalho entre a sua empresa e o funcionário. Por exemplo, recibos de pagamento de salários, FGTS, férias, rescisões e vale-transporte.

  • Movimentações fiscais: recibos, notas fiscais, comprovante de pagamento de impostos, entre outros exemplos, também são importantíssimos na hora de realizar o fechamento de caixa mensal.

7 passos para fazer o fechamento mensal

Até aqui você já entendeu que a prática de fechamento do mês é indispensável para alinhamentos e análises, além de permitir a adaptação do planejamento estratégico.

Então, confira a seguir o passo a passo de como fazer o fechamento mensal. Ah! Vale destacar que, para se ter precisão, é fundamental que todas as transações consideradas tenham sido realizadas no mês vigente.

  1. Defina quem será o responsável

O primeiro passo é definir quem serão os responsáveis por realizar o fechamento de caixa todos os meses.

Afinal, o processo demanda esforço e exige planejamento, sendo preciso que o responsável se programe adequadamente para conseguir lidar com a tarefa em paralelo com o seu dia a dia operacional.

Ah! E vale lembrar que a área contábil, seja ela interna ou externa, deve ficar responsável pelos lançamentos de impostos, cálculos trabalhistas e etc. Enquanto o responsável pelo financeiro cuida dos demais lançamentos, como notas fiscais.

  1. Organize um cronograma

Outra etapa muito importante é definir qual será o cronograma. Normalmente, o fechamento mensal é realizado no início de todo o mês para registrar a movimentação dos 30 dias anteriores.

Estabeleça em qual dia do mês o responsável deverá fazer o fechamento.

  1. Liste todos os itens e separe todos os documentos

O fechamento do mês é um processo que depende tanto do contábil quanto do setor financeiro, por isso, é preciso garantir que esses dois setores estejam bem alinhados.

Normalmente, o setor financeiro fica responsável pela coleta e entrega dos documentos para a contabilidade. 

Para evitar esquecimentos e atrasos, converse previamente com o contador e liste quais documentos devem ser entregues e até qual data. 

Depois disso, sempre mantenha todos os comprovantes, notas fiscais e recibos juntos, a fim de facilitar o controle.

Vale lembrar que os gastos variam muito dependendo do seu modelo de negócio. Por exemplo, prestadores de serviço precisam considerar despesas com transporte e alimentação.

  1. Tenha um rigoroso controle de fluxo de caixa

O fluxo de caixa nada mais é do que o registro detalhado de todas as entradas e saídas do seu negócio, independente do valor.

Manter ele sempre atualizado te poupa tempo e trabalho, mantendo as demandas financeiras sempre organizadas.

Para isso, anote todas as movimentações financeiras realizadas ao longo do dia e organize os gastos e receitas em diferentes categorias, por exemplo, recebimentos à vista e recebimentos a prazo.

Para entender mais sobre o que é e como fazer um fluxo de caixa, acesse o link.

  1. Registre os valores iniciais da abertura do caixa

Na hora de realizar a abertura do caixa, anote os valores iniciais. Basicamente, é o valor correspondente ao fechamento do mês anterior (ou o valor do último fechamento do caixa).

O valor da abertura do caixa somado a todas entradas e saídas do período deve corresponder ao saldo disponível no caixa da empresa.

  1. Verifique os valores

A próxima etapa é fazer o fechamento do mês. Para isso, feche o caixa, confira todos os valores, faça conciliação bancária, analise os pagamentos e recebimentos e, se possível, faça uma análise estratégica.

Em muitas empresas, é comum realizar a análise por centro de custo e fazer uma projeção da receita para os próximos meses. Por fim, emita os relatórios necessários, de acordo com a necessidade do negócio.

  1. Utilize softwares que auxiliam no controle financeiro

Até aqui ficou claro que o fechamento mensal é um processo burocrático e que envolve uma série de etapas e documentos.

A grande questão é que lançamentos incorretos podem comprometer a precisão da análise e prejudicar a saúde financeira do empreendimento.

Por isso, muitos empreendedores contam com um suporte de um software de gestão para automatizar boa parte do processo e simplificar a leitura dos dados.

Por exemplo, um software com fluxo de caixa e emissão de notas fiscais garante que as informações sejam centralizadas, o que evita erros e aumenta a agilidade do processo. Entenda mais a seguir.

Conte com o Simples Agenda para otimizar o controle financeiro da sua empresa!

Entendeu como realizar o fechamento de caixa mensal? Com esse conhecimento você já é capaz de realizar o processo todos os meses, adaptando as informações à realidade do seu empreendimento.

Para ajudar no processo, você pode contar com o Simples Agenda. O sistema oferece todos os recursos necessários para automatizar, organizar e simplificar a gestão da sua empresa, garantindo agilidade e precisão. 

A parte financeira do sistema inclui: fluxo de caixa, controle de contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais, controle de vendas e muito mais.

Por isso, conheça a Simples Agenda e descubra o que a tecnologia pode fazer pela sua empresa!