7 passos para fazer o fechamento mensal corretamente
Quando o assunto é gestão financeira, o fechamento de caixa é um dos itens mais importantes.
Ele garante o controle adequado das entradas e saídas de dinheiro de uma empresa, evitando o colapso das contas e ajudando na projeção de investimentos.
Ainda que o processo de gerenciamento de caixa pareça uma atividade corriqueira, realizá-lo adequadamente é um grande desafio para muitos negócios.
Como resultado, 48% das empresas brasileiras fecham em até três anos e a principal causa é a falta de gestão eficiente, de acordo com dados do IBGE.
Para evitar que esse cenário atinja o seu negócio, preparamos este conteúdo. Aqui você vai entender mais sobre o que é e como fazer o fechamento mensal.
O que é fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é um processo administrativo que visa a identificação e discriminação de todas as movimentações financeiras que aconteceram na empresa em determinado período de tempo, verificando o saldo final.
Para muitos negócios, é necessário realizar esse processo todos os dias, ao fim de cada expediente. Nesses casos, o empreendedor - ou operador - confere se os valores disponíveis estão de acordo com as entradas e saídas do dia.
Em negócios em que não há uma movimentação diária tão intensa, o fechamento de caixa pode ocorrer em intervalos maiores. No entanto, em todos os negócios ele deve ser feito mensalmente.
E o motivo para isso é simples: quanto antes identificar uma divergência no caixa, maiores são as chances de descobrir a causa e solucionar o problema. Do contrário, o negócio pode estar em risco sem mesmo que o empreendedor perceba.
O que é fechamento mensal?
O fechamento mensal, também chamado de fechamento contábil, reúne todos os registros do fluxo de caixa realizados durante o mês.
Para isso, ele contempla informações contábeis, financeiras, fiscais e trabalhistas.
Por meio dele é possível compreender a atual situação financeira da empresa e realizar uma projeção para os próximos meses.
Portanto, ele é resultado do acompanhamento realizado durante os 30 dias e vai responder se a sua empresa fechou no verde, o que pode ser melhorado, além de permitir que você tome decisões de acordo com dados reais e atualizados.
A prática é o primeiro passo para se obter uma gestão financeira eficiente.
O que é preciso para realizar o fechamento de mês?
Antes do passo a passo, você precisa saber do que vai precisar na hora de realizar o fechamento mensal. Confira!
Ativos: aqui você vai considerar todos os bens da empresa, ou seja, tudo que gera retorno financeiro para o seu negócio e que faz parte do patrimônio. Por exemplo: patentes, maquinários, o valor que está no caixa, investimentos, estoque, entre outros.
Passivos: compreende as obrigações da sua empresa, como salário dos funcionários, pagamento dos fornecedores, impostos e empréstimos.
Movimentações financeiras/contábeis: aqui você deve considerar extratos de todos os tipos, comprovantes de despesas e receitas, recibos e contratos.
Movimentações trabalhistas: todas as movimentações relacionadas ao trabalho entre a sua empresa e o funcionário. Por exemplo, recibos de pagamento de salários, FGTS, férias, rescisões e vale-transporte.
Movimentações fiscais: recibos, notas fiscais, comprovante de pagamento de impostos, entre outros exemplos, também são importantíssimos na hora de realizar o fechamento de caixa mensal.
7 passos para fazer o fechamento mensal
Até aqui você já entendeu que a prática de fechamento do mês é indispensável para alinhamentos e análises, além de permitir a adaptação do planejamento estratégico.
Então, confira a seguir o passo a passo de como fazer o fechamento mensal. Ah! Vale destacar que, para se ter precisão, é fundamental que todas as transações consideradas tenham sido realizadas no mês vigente.
Defina quem será o responsável
O primeiro passo é definir quem serão os responsáveis por realizar o fechamento de caixa todos os meses.
Afinal, o processo demanda esforço e exige planejamento, sendo preciso que o responsável se programe adequadamente para conseguir lidar com a tarefa em paralelo com o seu dia a dia operacional.
Ah! E vale lembrar que a área contábil, seja ela interna ou externa, deve ficar responsável pelos lançamentos de impostos, cálculos trabalhistas e etc. Enquanto o responsável pelo financeiro cuida dos demais lançamentos, como notas fiscais.
Organize um cronograma
Outra etapa muito importante é definir qual será o cronograma. Normalmente, o fechamento mensal é realizado no início de todo o mês para registrar a movimentação dos 30 dias anteriores.
Estabeleça em qual dia do mês o responsável deverá fazer o fechamento.
Liste todos os itens e separe todos os documentos
O fechamento do mês é um processo que depende tanto do contábil quanto do setor financeiro, por isso, é preciso garantir que esses dois setores estejam bem alinhados.
Normalmente, o setor financeiro fica responsável pela coleta e entrega dos documentos para a contabilidade.
Para evitar esquecimentos e atrasos, converse previamente com o contador e liste quais documentos devem ser entregues e até qual data.
Depois disso, sempre mantenha todos os comprovantes, notas fiscais e recibos juntos, a fim de facilitar o controle.
Vale lembrar que os gastos variam muito dependendo do seu modelo de negócio. Por exemplo, prestadores de serviço precisam considerar despesas com transporte e alimentação.
Tenha um rigoroso controle de fluxo de caixa
O fluxo de caixa nada mais é do que o registro detalhado de todas as entradas e saídas do seu negócio, independente do valor.
Manter ele sempre atualizado te poupa tempo e trabalho, mantendo as demandas financeiras sempre organizadas.
Para isso, anote todas as movimentações financeiras realizadas ao longo do dia e organize os gastos e receitas em diferentes categorias, por exemplo, recebimentos à vista e recebimentos a prazo.
Para entender mais sobre o que é e como fazer um fluxo de caixa, acesse o link.
Registre os valores iniciais da abertura do caixa
Na hora de realizar a abertura do caixa, anote os valores iniciais. Basicamente, é o valor correspondente ao fechamento do mês anterior (ou o valor do último fechamento do caixa).
O valor da abertura do caixa somado a todas entradas e saídas do período deve corresponder ao saldo disponível no caixa da empresa.
Verifique os valores
A próxima etapa é fazer o fechamento do mês. Para isso, feche o caixa, confira todos os valores, faça conciliação bancária, analise os pagamentos e recebimentos e, se possível, faça uma análise estratégica.
Em muitas empresas, é comum realizar a análise por centro de custo e fazer uma projeção da receita para os próximos meses. Por fim, emita os relatórios necessários, de acordo com a necessidade do negócio.
Utilize softwares que auxiliam no controle financeiro
Até aqui ficou claro que o fechamento mensal é um processo burocrático e que envolve uma série de etapas e documentos.
A grande questão é que lançamentos incorretos podem comprometer a precisão da análise e prejudicar a saúde financeira do empreendimento.
Por isso, muitos empreendedores contam com um suporte de um software de gestão para automatizar boa parte do processo e simplificar a leitura dos dados.
Por exemplo, um software com fluxo de caixa e emissão de notas fiscais garante que as informações sejam centralizadas, o que evita erros e aumenta a agilidade do processo. Entenda mais a seguir.
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