Como fazer um balancete de verificação e para que serve?
Para manter o controle das contas de uma empresa, vale a pena lançar mão de todos os recursos que a Contabilidade oferece, ainda que seja para produzir documentos que não são necessariamente obrigatórios, mas que dão uma visão abrangente e objetiva de como andam as finanças.
Este é exatamente o caso do balancete de verificação! Trata-se de um documento contábil acessório, que não está previsto na legislação tributária oficial.
No entanto, quando elaborado com frequência, proporciona uma "fotografia de alta definição" da saúde financeira do empreendimento em vários momentos, permitindo identificar eventuais correções de rota a serem feitas em benefício do controle do dinheiro.
Você e sua empresa estão familiarizados com o balancete de verificação?
Então, continue com a gente neste conteúdo para saber mais como este documento contábil pode ser uma ferramenta poderosa para que o seu negócio continue firme no caminho do crescimento. Vem com a gente!
O que é balancete de verificação e para que serve?
O balancete de verificação funciona como um relatório contábil que auxilia a compreender melhor o andamento e a evolução das contas da empresa.
Mais do que isso, serve de base para a elaboração dos demonstrativos financeiros oficiais do empreendimento, que são o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), estes, sim, de caráter obrigatório.
Dessa forma, o balancete de verificação é muito mais um (bom) exercício de gestão financeira do que propriamente o cumprimento de uma determinação legal a que as empresas estão submetidas.
Em um único documento simplificado, o gestor tem acesso ao saldo de todas as contas bancárias da organização, enxerga melhor como foi o fechamento das contas no final do mês e a dinâmica do fluxo de caixa, reúne informações relativas aos devedores e credores, entre outros aspectos relacionados ao orçamento e ao patrimônio da empresa.
Não existe uma periodicidade para a produção do balancete de verificação.
No entanto, por todos os benefícios que proporciona, é interessante que seja elaborado mensalmente ou, se não for possível, a cada três meses.
Quais informações devem constar no balancete de verificação?
Pelo seu caráter "informal", o balancete de verificação não possui um formato padronizado, podendo abrigar todas as informações que o gestor (com ou sem a ajuda do contador) considerar importantes para a análise da saúde financeira da empresa.
De uma maneira geral, esse tipo de demonstrativo apresenta os seguintes elementos:
Cabeçalho com nome da empresa e período a que se refere.
Indicação das contas bancárias do empreendimento.
Movimentação financeira em cada conta no período considerado, dividindo em colunas distintas para contas devedoras (débito efetuados) e contas credoras (créditos recebidos).
Saldo inicial e final de cada conta bancária.
Receita auferida no período.
Indicação das despesas fixas e variáveis no período.
Patrimônio total da empresa.
Dependendo das necessidades e características de cada organização, outros dados podem ser incorporados ao relatório, tendo sempre como objetivo final utilizar o documento como instrumento de controle das finanças e da saúde do negócio.
Assim, os responsáveis pela gestão financeira têm melhores condições de identificar problemas nas contas (por exemplo: despesas não previstas ou desnecessárias) e inconsistências na gestão financeira.
Mais importante ainda, ajuda a definir os passos a serem dados na administração da empresa nas semanas e meses subsequentes.
Como fazer um balancete de verificação?
A montagem do balancete de verificação deve ser feita com muita atenção, pois todas as informações devem ser registradas corretamente, a fim de que a análise posterior do documento seja feita sobre a realidade financeira da empresa.
Confira!
Indicar o período de análise
O relatório deve indicar o mês ou o trimestre que está sendo apurado. Eventualmente, dependendo dos objetivos da empresa, o documento pode ser feito semestralmente.
Selecionar as informações que irão constar no documento
Aqui entram os objetos de análise do balancete de verificação, tais como: contas bancárias, lançamentos de débito e de crédito, rápida descrição de cada lançamento, saldo inicial e final no período indicado, dados patrimoniais, entre outros.
Separar as movimentações financeiras
Para facilitar a análise das informações, todos os dados devem ser separados em colunas, divididos por conta bancária e tipo de movimentação (débitos = pagamentos; créditos = valores recebidos).
Montagem da tabela
A fim de que tudo seja feito de maneira rápida e organizada, a montagem do balancete de verificação pode ser feita em aplicativos de gestão financeira do tipo ERP (sigla em inglês para Planejamento de Recursos Empresariais), que facilitam a elaboração e a análise desse tipo de documento.
Outros elementos poderão fazer parte do balancete de verificação e o contador da empresa pode orientar o gestor em relação aos itens que são interessantes de constar do documento.
Até porque o balancete de verificação irá se tornar ainda mais útil para o próprio escritório de Contabilidade, uma vez que ele serve como uma prévia do Balanço Patrimonial, no qual todas as informações contábeis da empresa serão apuradas e apresentadas de maneira formal junto às autoridades monetárias, fiscais e tributárias.
Como analisar o balancete de verificação?
É claro que não se exige do gestor que irá elaborar e analisar o balancete de verificação que possua grandes conhecimentos de Contabilidade.
No entanto, noções sobre o tema são sempre bem-vindas, até para que possa fazer uso das informações em suas tomadas de decisão no dia a dia.
Entre os dados que devem ser compreendidos, estão:
Ativos - referem-se ao conjunto de contas bancárias da empresa, bem como outros bens e direitos.
Saldo anterior - é o saldo final de cada conta bancária indicado no balancete de verificação do mês (ou trimestre) anterior.
Contas credoras - colunas que apresentam os lançamentos de crédito realizados nas contas bancárias.
Contas devedoras - colunas que apresentam os lançamentos de débito nas contas bancárias.
Saldo final - é o saldo verificado nas diferentes contas após todas as movimentações de débito e de crédito terem sido contabilizadas.
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