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Como fazer gestão de contratos empresariais

GESTÃO EMPRESARIAL

Gustavo Puglisi CEO do Simples Agenda
10 min leitura 04/06/2020

No mundo empresarial, as relações comerciais e profissionais representam uma oportunidade de crescimento para qualquer negócio, não é? O contrato tem um papel fundamental de intermediar essas relações. Contudo, podemos perceber que muitos empreendedores enfrentam problemas na gestão de contratos.

Problemas esses que vão desde contratos mal elaborados, pagamentos atrasados, divergências em relação às condições estabelecidas e, até mesmo, rompimento antecipado. O que fazer para evitar que isso aconteça com você? É ter uma gestão adequada de contratos. 

Quer saber como fazer isso? Então, confira o post de hoje! Nele, explicaremos tudo o que você precisa saber sobre gestão de contratos.

Você sabe o que é gestão de contrato? 

São as técnicas, medidas de controle e procedimentos que envolvem as diferentes etapas de um contrato, que vão desde a proposta, passando pela negociação, discussão, redação, assinatura, até a execução, acompanhamento e finalização formal do contrato.

Qual a importância da gestão de contratos empresariais?

Com esse acompanhamento, a sua empresa pode melhorar o controle financeiro e o fluxo de caixa do seu negócio. Pois, com o tempo, muitos empreendedores podem se perder em meio a tantos contratos.

Isso pode resultar na incapacidade de controlar efetivamente os custos e as entradas, impossibilitando fazer um planejamento estratégico financeiro eficiente e ter problemas de caixa. De nada adianta gastar horas negociando um acordo se no final houver algum tipo de problema, não é?

Por exemplo, como a falta de pagamento ou o não cumprimento dos prazos de ambas as partes, que poderia resultar em problemas judiciais. Então, para ter certeza de que tudo sairá como o combinado, uma boa gestão permite acompanhar de perto esses detalhes.

Como fazer gestão de contratos empresariais?

Veja como fazer uma gestão eficiente de contratos empresariais:

Faça um planejamento do contrato

A primeira etapa para uma gestão de contrato eficiente é o planejamento. Nele, você define qual será o objeto do acordo, detalha as responsabilidades de cada parte, mapeia todos os procedimentos envolvidos no ciclo do contrato, estabelece as sanções e obrigações das partes.

Negocie as condições e elabore uma redação do documento

Discuta as cláusulas do contrato, como cronogramas, preço, prazos e formas de pagamento, por exemplo. Nesse momento, vale analisar também se a contratante tem condições para cumprir os termos do contrato para evitar problemas futuros. Coloque tudo no papel e envie uma cópia para a outra parte.

Formalize o contrato e revise os termos periodicamente

Depois que as duas partes estiverem de acordo com o conteúdo do contrato, é a hora de formalizá-lo por meio da assinatura. Durante a vigência do contrato, imprevistos podem surgir e para evitar que isso afete negativamente o seu negócio, revise constantemente os termos do contrato.

Fique atento aos prazos do contrato

Outro ponto importante é o cumprimento do prazo do contrato, seja o vencimento de um aluguel, a entrega de produtos ou a prestação de um serviço. Para fazer o gerenciamento dos prazos de maneira eficiente, monte um cronograma informando a vigência dos contratos e os prazos de renovação, se necessário.

Esteja sempre pronto para uma auditoria

Para uma boa gestão de contratos todas as informações relativas ao contrato devem estar disponíveis para qualquer auditoria financeira interna. Isso permite controlar melhor os gastos e as receitas e assegurar que a empresa tem recursos o suficiente para cumprir com suas obrigações.

Como um software pode ajudar na gestão de contratos?

A maioria das empresas não conta com um profissional especializado em gestão de contratos, em especial os micro e pequenos negócios. Assim, para lidar com isso, muitas delas têm utilizado a tecnologia como aliada.

Os sistemas de gestão são um ótimo exemplo de como a tecnologia pode ajudar na gestão de contratos. Um sistema de gestão permite a organização e a sistematização dos documentos em uma única plataforma, a proteção das informações do contrato e o controle de acesso dos usuários a essas informações.

Também a criação automática de documentos com modelos personalizados para cada negócio. Outra função muito interessante no sistema de gestão de contratos são as assinaturas digitais. Esse recurso ajuda a contratante e o contratado a assinarem acordos em qualquer lugar e a qualquer hora.

Sem a necessidade de ter o documento de papel em mãos. Como podemos ver, os sistemas de gestão de contrato trazerem mais agilidade para as negociações, segurança e padronização dos processos. Por isso, eles são essenciais para qualquer negócio.

Como criar contratos através do Simples Agenda?

Quem trabalha com contratos, seja para prestação de serviços ou venda de produtos, sabe o quanto é importante agilizar o processo e desburocratiza-lo. Pensando nisso, o Simples Agenda disponibiliza uma funcionalidade para criação de contratos com assinatura digital.

Então, veja como criar contratos através do Simples Agenda:

Passo 1: Acesse a plataforma Simples Agenda. Caso ainda não tenha uma conta, você pode experimentar grátis esse sistema de gestão de contratos.

Passo 2: Antes de criar o seu primeiro contrato no Simples Agenda, você precisará criar um modelo padrão. Para isso, ao entrar no painel principal vá até o menu Cadastros Gerais > Fichas e Contratos.

Passo 3: Lá, clique em "Nova Ficha ou Contrato", dê um nome ao contrato e, em seguida, clique em "Salvar".

Passo 4: Depois clique em "Novo Campo" e selecione a opção "Modelo Padrão". Nele, você cria um documento pronto e pode inserir tags que são substituídas automaticamente pelas informações do cliente.

Passo 5: Monte sua redação, inserindo as tags. Depois de pronta, clique em "Salvar". Assim que você fechar uma negociação, basta ir até o menu "Caixa", inserir as informações do cliente.

Passo 6: Após finalizar a venda de um produto ou serviço, clique no botão com o nome do seu contrato. Confira as informações e salve-o.

Passo 7: Em seguida, você pode escolher entre enviar documento via WhatsApp, imprimir, gerar pdf ou colher assinatura do cliente digitalmente. Você pode anexar outros documentos e, então, acessar o contrato quando quiser.

Passo 8: Para acompanhar os prazos de recebimento pelos serviços prestados ou dos produtos vendidos previstos no contrato, inclua o evento no seu calendário para receber uma notificação. Não se esqueça de emitir a NFS-e.

A gestão de contratos é uma prática para que qualquer negócio se mantenha organizado e evite muitos problemas. Então, aproveite as nossas dicas para melhorar os processos na sua empresa agora mesmo. Lembre-se: a tecnologia é a sua melhor aliada.

Falando nisso, que tal conhecer o Simples Agenda? Experimente grátis por 35 dias!