Como fazer controle de caixa? Aprenda aqui!
Não é novidade dizer que o controle de caixa é um dos itens mais importantes da gestão empresarial. Ele é o responsável por minimizar erros, manter a organização financeira em dia e garantir a saudabilidade do seu negócio.
Por outro lado, os desafios relacionados à gestão do caixa são uma das principais causas de fechamento precoce de empresas no país.
Afinal, diante de uma agenda tão atarefada, não é incomum que empreendedores deixem o controle de caixa em "escanteio".
Pensando nisso, preparamos este conteúdo. Aqui você vai aprender o passo a passo para realizar corretamente o controle de caixa, bem como, garantir um melhor controle dos gastos e assertividade na tomada de decisões.
Ah! E no final do texto você vai conhecer uma ferramenta gratuita incrível que pode te ajudar - e muito - a simplificar os processos de "como fazer controle de caixa". Ficou interessado(a)?! Então, siga a leitura!
O que é controle de caixa?
O controle de caixa é uma ferramenta usada para mensurar os valores que entram e saem do caixa de uma empresa em um determinado período de tempo.
Ele é importante para que a empresa consiga ter uma boa gestão financeira, além de possibilitar que se identifique a origem de determinado gasto que pode ser diminuído ou dispensado.
O controle de caixa é feito inicialmente para estabelecer o saldo deste determinado período. É essencial que esse controle seja feito diariamente e armazenado para que se conheça o fluxo de caixa da sua empresa.
Este fluxo auxilia na previsão de gastos futuros e possibilita o planejamento das finanças da empresa.
Além disso, o controle de caixa fornece informações relacionadas ao estoque da sua empresa, permite a melhor avaliação de gastos e colabora para a assertividade na hora de tomar decisões.
Como fazer controle de caixa? Aprenda aqui!
A seguir, separamos algumas das principais dicas de como fazer controle de caixa. E lembre-se que a depender do tamanho do seu empreendimento, outras mais precisarão ser mapeadas. Confira:
Analisar a movimentação da empresa
O primeiro passo para fazer o controle de caixa é conhecer a movimentação financeira da sua empresa.
Para isso, anote todas as despesas mensais, sejam elas grandes ou pequenas, como contas de água, luz, internet, aluguel, funcionários, publicidade, fornecedores, entre outras.
O próximo passo é anotar todos os valores de entradas, mensais e diárias, por exemplo: às vendas realizadas à vista e a prazo.
É importante ressaltar que esses valores devem ser anotados diariamente e verificados para que não haja erro no fechamento.
Uma dica para manter esse controle de movimentação organizado é separá-lo por categorias, por exemplo, contas, materiais para empresa e fornecedores. Para que assim seja possível identificar possíveis gastos desnecessários e cortes que podem ser realizados.
Analisar as informações coletadas por período
Nesse segundo item, é importante avaliar qual o saldo periódico da sua empresa, por exemplo, na primeira semana do mês de agosto o lucro foi menor que o valor gasto, isso significa que seu saldo foi negativo.
Portanto, é importante conhecer quais períodos sua empresa vende mais, seja semanalmente, mensalmente ou anualmente. Nesta etapa o registro dos dados corretos é essencial, e lembre-se de que os gastos e lucros pessoais não entram na conta.
Com essa informação é possível reajustar as datas de vencimento das contas, solicitar parcelamentos, prever em quais momentos é necessário ter mais estoques e buscar soluções para os momentos em que o saldo é negativo.
Além disso, é possível prever períodos de poucas vendas e ter valores guardados para emergências. Caso seu saldo seja positivo, realizar uma boa reserva é sempre importante.
Verificar o estoque
Outra etapa fundamental de como fazer controle de caixa é saber como seu estoque está, isso torna possível a determinação de qual produto tem mais saída e em qual momento. Além disso, pode indicar a diminuição do faturamento e auxiliar nas decisões do gestor acerca disso.
É essencial que essa verificação seja realizada em curtos períodos de tempo, para que esta seja mais eficaz.
Caso possua uma boa quantidade de produtos em estoque, a curto prazo, pode-se concluir que durante este determinado período haverá um menor custo com reposição de estoque e portanto mais receita.
Porém, caso este estoque seja muito grande, pode significar que o produto não está tendo saída, o que gera um custo para empresa, além de não agregar nenhuma receita.
Portanto, é necessário reavaliar se este produto é realmente essencial, quais medidas tomará para que a saída deste aumente e se há algum produto que pode-se investir.
Lembrando que nem sempre uma grande variedade é benéfica para a economia da sua empresa. Em alguns casos, investir em uma maior quantidade de produtos com grande saída gera um maior lucro.
Definir metas
Para fazer um bom controle de caixa também é importante planejar e definir metas de longo e curto prazo, que podem ser mensais e anuais, por exemplo. Elas são importantes para dar ao gestor uma visão do futuro.
Nesse momento é importante definir qual é o gasto mensal esperado para sua empresa e qual é o lucro que se pretende ter.
No fim de cada mês é importante comparar se este objetivo foi atingido e, caso não tenha sido possível, avaliar os motivos para tal ocorrido. Por exemplo, a diminuição de vendas ou mais gastos naquele mês.
No fim de cada ano também é importante fazer esse balanço, avaliar mês a mês os saldos e criar novos objetivos para o próximo ano.
Esta etapa é muito importante para o crescimento da empresa e para a preparação para futuros gastos emergenciais.
Avaliar os resultados
Por fim, o controle de caixa exige que sejam avaliados os resultados obtidos em cada uma das etapas acima.
Essa análise possibilita que o gestor conheça a saúde financeira do seu empreendimento, saiba a origem das despesas e consiga reduzir gastos desnecessários.
Além disso, todas essas informações oferecem à sua empresa uma maior estabilidade financeira, maiores oportunidades de crescimento e ainda dados essenciais sobre os hábitos de consumo dos seus clientes.
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