Gerador de contratos: como funciona e por que ter um?
Como você cria, organiza e gerencia os contratos da sua empresa hoje?
Se você presta serviços, provavelmente, já enfrentou dores de cabeça por causa de erros de digitação no contrato, extravio de documentos e, até mesmo, dificuldades na hora de recolher a assinatura do cliente.
A boa notícia é que já existe uma solução capaz de promover simplicidade, praticidade e segurança a todo o processo que envolve contratos dentro de um empreendimento: o gerador de contratos online.
Funciona assim: o gerador recebe as variáveis (por exemplo, nome do contratante, procedimento, valor e prazo) e as insere em um modelo de contrato pré-determinado, garantindo que o documento fique pronto em segundos.
Além disso, a ferramenta torna mais simples o gerenciamento dos contratos e melhora a experiência do cliente com a sua empresa.
Ficou interessado?! Então, continue a leitura!
Neste conteúdo, você vai aprender o que é, como funciona e por que ter um gerador de contratos, além de entender como ele ajuda a garantir o cumprimento da legislação e evitar falhas na elaboração de documentos.
O que é um gerador de contratos?
Em linhas gerais, o gerador de contratos é uma ferramenta online que gera rapidamente contratos para prestadores de serviço, utilizando como base dados pré-informados.
Além disso, os geradores mais eficientes, também oferecem modelos de contratos prontos, assinatura eletrônica (para o cliente assinar digitalmente), armazenamento em nuvem e, até mesmo, integração com o controle financeiro da sua empresa.
Na hora de escolher o gerador mais adequado, é fundamental avaliar a segurança da plataforma que você vai utilizar, uma vez que existem sites maliciosos que aproveitam a oportunidade para coletar dados de pessoas e empresas.
Como funciona um gerador de contratos?
O gerador de contratos funciona em quatro etapas principais: criação, assinatura, armazenamento e gerenciamento.
Para começar, o empreendedor adiciona um modelo de contrato à ferramenta, seleciona as variáveis e, a cada novo documento gerado, o sistema substitui as lacunas pelas informações do cliente e da venda.
Alguns geradores de contrato, como o Simples Agenda, já oferecem modelos de contratos prontos e você pode adaptá-los de acordo com a sua necessidade, o que agiliza ainda mais o processo.
Dentro da ferramenta, é possível ter vários modelos de contratos diferentes - um para cada tipo de serviço que você oferece, por exemplo.
Com o contrato finalizado, o próximo passo é recolher a assinatura do cliente e, para isso, existem duas opções:
você pode imprimir o contrato e depois armazená-lo fisicamente;
enviar para o cliente o documento digital (seja por e-mail ou WhatsApp) para que ele leia o contrato com calma e assine digitalmente.
A segunda opção é mais segura, prática e sustentável, além de garantir transparência ao processo. No entanto, para que ela ocorra, é preciso que o seu gerador de contratos ofereça o recurso de assinatura eletrônica.
Por fim, é hora de armazenar e gerenciar o documento. Para isso, um gerador de contratos eficiente garante armazenamento em nuvem, backups diários, segurança e facilidade na visualização das informações.
Quais os benefícios de um gerador de contratos?
Não é novidade dizer que o contrato é o alicerce jurídico de qualquer empresa. É ele que garante o cumprimento da legislação e a mitigação dos riscos (tanto para o cliente quanto para o prestador do serviço).
Por isso, implementar processos contratuais eficientes, como um gerador de contratos, é primordial. Inclusive, estudos indicam que a maior parte dos problemas judiciais surgem por falhas na elaboração e gestão de contratos.
Problemas comuns são: prazos incertos, pouca clareza, demora na tramitação e ineficiências operacionais, como extravios e erros de digitação. Esse fluxo incorreto pode gerar atrasos, elevação dos custos e consequências judiciais.
Para te ajudar a entender um pouco mais sobre o assunto, listamos os principais benefícios de um gerador de contratos. Confira!
Redução dos custos
Um estudo realizado pela Macro Think Institute analisou o processo de geração de contratos e mostrou que atrasos superiores a dez dias acarretaram prejuízos para a empresa em mais de 80% dos casos, bem como, aumento dos custos em 93,9%.
Por isso, contar com um gerador de contratos que colabora para a eficiência do processo - desde a criação do documento, assinatura até o armazenamento - representa uma economia financeira e de tempo.
Tudo isso, sem contar com a eliminação de gastos que eram destinados para compra de materiais de escritório (como papel, pastas organizadoras e canetas) e armazenamento de arquivos.
Aumento da produtividade
Até aqui já ficou claro que um bom contrato é parte importante do sucesso empresarial. Por outro lado, quando o processo é feito de maneira burocrática e com tarefas repetitivas, ele leva muito tempo da equipe e impacta na produtividade.
Logo, é fundamental ter atenção, cuidado e soluções tecnológicas de alta performance para reduzir os erros e o tempo de elaboração do documento.
Diminuição dos riscos
O melhor caminho é trabalhar com uma plataforma capaz de gerar contratos, ao invés de solicitar que o funcionário digite (ou copie e cole) cláusula por cláusula de um contrato, montando uma "colcha de retalhos".
A falta de método e organização gera um grande risco do funcionário cometer algum erro (esquecer uma cláusula ou digitar alguma informação incorreta, por exemplo) e promover consequências jurídicas para a empresa.
Por que o Simples Agenda é o gerador de contratos certo para a sua empresa?
Diante da importância da geração de um contrato, soluções como o Simples Agenda ganham destaque. O software não apenas é capaz de criar contratos com eficiência, mas também, melhorar a experiência do cliente com a sua empresa.
Afinal, o Simples Agenda conta com assinatura eletrônica, na qual o próprio cliente pode assinar virtualmente o documento.
O software ainda conta com agenda online integrada, controle de pacotes e sessões e simplifica a visualização de clientes inadimplentes.
Conheça a seguir os principais diferenciais da ferramenta:
modelo de contrato editável;
gerador de contratos simples e fácil de usar;
assinatura eletrônica;
gestão de contratos completa e simplificada;
armazenamento em nuvem e backups diários;
controle de pacotes e sessões;
integração com as demais funcionalidades do software, inclusive, completo controle financeiro e fluxo de caixa.
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