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Certificado Digital: tudo que você precisa saber

GESTÃO EMPRESARIAL

Gabriela Vitória Redatora Freelancer
12 min leitura 11/06/2020

Em um mundo cada vez mais digital, transmitimos informações sigilosas o tempo todo. Justamente por isso muitas empresas têm buscado formas de protegerem os seus dados contra ataques cibernéticos e vazamento de informações. Uma das soluções usadas para garantir maior segurança é o certificado digital.

Ele reúne todas as informações essenciais para confirmar a identidade de um usuário, empresa ou de um computador sem a necessidade de representação presencial. Assim, ele garante uma maior segurança e confiabilidade na transmissão dessas informações por meio da internet. Porém, alguns empreendedores têm dúvidas sobre essa ferramenta.

Se você também tem dúvidas, não se preocupe. Pois abordaremos, neste post, as principais informações sobre certificado digital para que você entenda como ele pode ser útil para o seu negócio. Confira!

O que é certificado digital?

O certificado digital é um documento eletrônico usado para se comunicar pela internet e permite confirmar a identidade do remetente. Ele contém uma chave criptografada eletrônica que protege a informação. Dessa forma, o destinatário sabe que a mensagem recebida é de fonte confiável.

Basicamente, o certificado é uma assinatura eletrônica com validade jurídica que comprova a identidade do portador do certificado. 

E quem deve ter um certificado digital? 

Todas as empresas que possuem regimes de lucro presumido e lucro real são obrigadas a ter um certificado digital. E quais empresas não têm a obrigatoriedade? Apenas as microempresas e microempreendedores individuais optantes pelo simples nacional e com menos de 03 funcionários.

Para que serve um certificado digital?

O certificado digital serve para identificar o remetente da mensagem, garantindo confidencialidade, autenticidade e, é claro, segurança de todas as informações contidas nele. Seus principais usos são para assinar documentos e emitir nota fiscal eletrônica de serviço ou de produto.

Também serve para assinar ou cancelar contratos e procurações digitais, acessar e arquivar documentos de conectividade social, realizar transações bancárias de qualquer tipo. Além de autenticar e assinar outros documentos essenciais para algumas empresas, como NFS-e, CT-e, MDF-e, dentre outros.

Essa ferramenta tornou-se tão importante que há alguns anos tornou-se obrigatória para o acesso em sites governamentais. Órgãos responsáveis pelas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, por exemplo, a plataforma do e-Social e Receita Federal já exigem o documento. 

Quais são as informações do arquivo do certificado?

Confiras as informações que estão contidas em um certificado digital:

  •  informações da empresa, como nome, razão social, e-mail, CNPJ;
  • informações sobre o titular da empresa;
  • chave pública e privada;
  • período de validade do certificado digital;
  • link para que o prazo do certificado seja aumentado;
  • assinatura das entidades que atestam a veracidade dos dados.

Quais são os tipos de certificado digital?

Existem dois tipos de certificados digitais:

 e-CPF

O e-CPF garante a segurança das transações digitais de pessoas físicas, funcionando basicamente como uma versão eletrônica do CPF. 

e-CNPJ

Enquanto, o e-CNPJ protege a integridade e autenticidade das transações de pessoas jurídicas em meio eletrônico. Funciona como uma versão eletrônica do CNPJ. É ele que você deve usar para realizar as transações em nome da sua empresa, como emissão de notas fiscais.


Quais são os tipos de armazenamento de certificado digital?

Todos os dois tipos de certificados digitais podem ser emitidos e armazenados no formato A1 ou A3. Como eles funcionam?


Certificado A1

Este é um arquivo digital instalado diretamente no computador, tablet ou smartphone do usuário por meio de um arquivo que pode ter a extensão .PFX ou .P12. O certificado A1 é válido por um ano, podendo ser utilizado em transações e operações comerciais.

Fonte: arquivei

Certificado A3

Este certificado depende de um dispositivo externo (suporte criptográfico em token ou cartão USB), válido por um ou três anos. Se o cartão for escolhido (cartão inteligente), um leitor de certificado digital deve ser acoplado para usá-lo.

Fonte: arquivei

 



Como escolher a melhor tipo de certificação para a sua empresa?

Para ajudá-lo a escolher confira as vantagens e desvantagens de cada tipo de certificado. 

As vantagens do certificado A1 são: instalação simultânea em várias máquinas, possibilidade de acesso em qualquer lugar e em vários dispositivos. Em contrapartida, é necessário renovar o certificado anualmente e a senha é solicitada apenas uma vez. 

as vantagens do certificado A3 são: é a validade, que varia de 1 a 3 anos, todos precisam digitar a senha e seu custo, geralmente, é mais barato do que o certificado A1. E as desvantagens do certificado A3 é a necessidade de ter um dispositivo móvel em mãos para uso.

Além disso, o modelo A3 só pode ser usado em um computador por vez, se a senha for bloqueada é necessário comprar um novo certificado. Sem contar que esse tipo de certificado não pode ser integrado ao emissor de NF-e.

Como adquirir um certificado digital?

Atualmente, existem vários sites autorizados pelo governo para comercializar certificados digitais. A empresa que o vende deve ser credenciadas pelo ICP-Brasil e possuir uma Autoridade Certificadora. Os preços dos certificados variam bastante, por isso, vale a pena pesquisar. 

Por que o certificado digital é indispensável para a sua empresa?

No dia a dia muitas empresas utilizam o certificado digital mesmo que não seja obrigatório o seu uso. Mas porquê? Isso se deve aos inúmeros benefícios e vantagens que esse recurso pode proporcionar para elas. Então, veja porque o certificado digital tornou-se indispensável para as empresas, inclusive a sua:

Redução do risco de fraudes

Quando um documento é assinado por meio de um certificado digital, o arquivo não corre o risco de ser adulterado ou fraudado já que ele fica bloqueado para edições. Além disso, as informações são criptografadas, dificultando o acesso por terceiros.

Otimização de tempo

Nada melhor do que ter praticidade e agilidade na hora de emitir e enviar um documento, não é? Isso é possível com o certificado digital, pois você não precisa enfrentar mais longas filas e a burocracia nos cartórios. E esse tempo pode ser empregado em tarefas mais importantes e lucrativas.

Redução de custos

Além da agilidade e praticidade que o certificado digital pode proporcionar para uma empresa, também é possível reduzir custos, como a necessidade de uso de papel, armazenamento e manuseio dos documentos e os gastos com os procedimentos no cartório. Isso sem falar nos custos com deslocamentos.

Melhora a imagem da empresa

Ao transformar os processos físicos em digitais, mesmo que sem obrigatoriedade, você deixa de desperdiçar uma enorme quantidade de papéis. Isso contribui indiretamente com a redução do desmatamento, o que pode ser usado como estratégia de sustentabilidade para melhorar sua imagem no mercado.

Maior credibilidade

Nada melhor do que transmitir confiança para os parceiros comerciais, não é? Com o certificado digital isso é possível. Pois mostra para os seus clientes, colaboradores e fornecedores que você se preocupa com a segurança das informações nas diferentes transações que envolvem informações sobre eles.

Conclusão

Não há dúvidas de que com o certificado digital as informações transmitidas na internet estão mais seguras. E não é só isso, existem ainda outros benefícios como simplificação de procedimentos, redução de custos, diminuição de fraudes e melhoria na imagem da empresa.

Se você já estiver pronto para obter um certificado digital para a sua empresa, lembre-se de escolher o modelo mais adequado para o seu negócio e quais são as Autoridades Certificadoras com mais credibilidade no mercado.

Gostou deste artigo? Aproveite para ler agora este post: Como emitir nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) sem burocracia.