O que é sistema ERP?
O sistema ERP alterou completamente a forma de gerenciar empresas. Processos que antes eram complexos, agora são facilmente gerenciados com a auxilio do software. Mas, afinal, o que é sistema ERP e que o torna tão especial?
O grande ponto é que um sistema ERP é capaz de reunir toda a gestão da empresa em um único lugar. O software soluciona as dores não só de um setor, mas melhora a produtividade e a gestão da empresa como um todo através da integração e automação.
Uma pesquisa desenvolvida pelo IDG Research Services evidenciou que empresas que utilizam um sistema ERP têm crescimento 35% mais rápido e têm produtividade 10% maior do que empresas que não fazem uso desse tipo de ferramenta.
Além disso, com a chegada do modelo SAAS, o sistema ERP deixou de ser exclusividade de grandes empresas e já faz parte da rotina de médias, pequenas e até de microempreendimentos.
E se você quer saber mais sobre o que é esse sistema integrado de gestão e tudo que ele é capaz de fazer pela sua empresa, temos uma boa conversa pela frente! Continue a leitura!
O que é sistema ERP?
O termo ERP que, em inglês, significa Enterprise Resources Planning e, em português Planejamento dos Recursos da Empresa, diz pouco sobre tudo que esse sistema é capaz de fazer.
O sistema ERP, que também é conhecido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial, é um software corporativo pensado para integrar e automatizar os mais diversos departamentos de uma empresa otimizando a gestão empresarial.
Para isso, ele é dividido em módulos (peças), por exemplo, módulo financeiro, de estoque, de vendas (até mesmo vendas online), agenda...que juntos formam um sistema preparado para atender os setores da empresa. O que faz toda diferença é que esses módulos trabalham em conjunto.
Tal integração reduz ou até elimina a necessidade de criar diversas soluções para problemas diferentes de uma empresa - a ideia do sistema ERP é solucionar todas as dores em um único lugar.
Através da organização do fluxo de informações o sistema proporciona também automação. Por ter módulos conectados, as informações são compartilhadas. Dessa forma, a atualização de algum módulo, por exemplo, vendas, implica na atualização do módulo financeiro.
Como resultado, a empresa extingue o retrabalho de atualizar diversos softwares ou planilhas. Além disso, não se tem mais duplicidade de informações, inconsistência de dados e todos os processos são agilizados. Com o sistema ERP a gestão empresarial é otimizada para se tornar mais rápida, simples e precisa.
Para que serve um sistema ERP?
Agora que já entendemos, o que é sistema ERP, vamos falar do que ele é capaz.
O impacto do ERP dentro de um empreendimento depende da maturidade da gestão e da organização de dados, mas de qualquer forma, o software é indispensável. Por exemplo, se a empresa ainda se perde para controlar os pagamentos e recebimentos ou até para acompanhar contratos, a mudança na gestão será muito maior.
Enquanto que em uma empresa que já tem processos de gestão bem estruturados, o sistema ERP também vale a pena, mas atuando principalmente, em uma melhor integração da equipe e automação de processos. De todas as maneiras o objetivo será cumprido: auxiliar no crescimento empresarial de forma sustentável.
Reduzir perdas, aumentar a produtividade e a lucratividade são pontos que merecem destaque. É muito comum que empresas usem ferramentas diferentes para setores diferentes. Contudo, centralizar as informações auxilia na visão geral do empreendimento e na organização de dados a longo prazo.
Erros comuns como tomar decisões a partir de dados desatualizados ou pouco conclusivos, atrasar o pagamento de contas, errar na quantidade de estoque, entre outros, são facilmente evitados com a ajuda de um ERP. Isso por que a visão de dados relativos a processos operacionais, administrativos e gerenciais é otimizada.
Quais são as funcionalidades de um sistema ERP?
Um sistema de gestão integrado (ERP) normalmente inclui os seguintes módulos:
- Controle financeiro;
- Contas a pagar e a receber;
- Fluxo de caixa;
- Controle de estoque;
- Controle de vendas e/ou serviços;
- Emissão de notas fiscais e boletos;
- Gerenciar vendedores e comissões;
- Completos relatórios;
- Cadastro de cliente.
Mas, é válido ressaltar que os módulos do software variam de acordo com o fornecedor do sistema ERP e a necessidade da empresa.
Empreendimentos diferentes, possuem necessidades diferentes. Portanto, alguns sistemas ERPs oferecem apenas módulos básicos, como financeiro e estoque, enquanto outros são capazes de atender mais segmentos com recursos como agendamento online e até assinatura eletrônica em contratos.
Na hora de escolher o ERP para a sua empresa, é importante avaliar essa questão.
Principais vantagens do sistema ERP
Até aqui já vimos o que é sistema ERP e o quanto ele pode ser valioso para empresas. Mas, para ficar ainda mais claro, separamos mais 6 benefícios desse sistema integrado de gestão, acompanhe:
Satisfação e fidelização de clientes
Melhorar os processos internos da organização impacta também no relacionamento com o cliente. Uma melhor gestão evita que erros cheguem até o consumidor.
Por exemplo, se você tem uma empresa que realiza entregas, ter organização é fundamental para que tudo saia conforme o esperado e o cliente receba o produto certo na data certa.
Além disso, o sistema ERP agiliza o processo de vendas, assim como, a emissão de notas fiscais. Dessa forma, é possível evitar filas no estabelecimento melhorando a experiência do consumidor.
Melhor controle do caixa
Contar com um gerenciador financeiro altera completamente a gestão contábil do empreendimento. Recursos como fluxo de caixa, controle de contas a pagar e receber passam a ser automatizados e com dados precisos.
Realizar atualizações de planilhas ou caderno de contas pode ocasionar erros humanos por mais que o profissional seja muito experiente. Contudo, finanças não aceitam falhas e erros constantes podem ser fatais para a empresa.
Redução de tempo e aumento da produtividade
A palavra-chave aqui é automação. Esse recurso é fundamental tanto para a empresa quanto para todos os funcionários. Com a eliminação do retrabalho, o tempo para execução de tarefas é reduzido e a produtividade aumenta.
Um bom exemplo é a emissão de notas fiscais. Ao realizar a venda, o software já prepara as informações para a emissão da nota dentro do próprio sistema, não sendo necessário redigitar todos os dados no site da prefeitura.
Redução de custos
O ERP pode ser considerado um investimento na empresa. Com o alinhamento dos processos os custos são, necessariamente, reduzidos.
Por exemplo, uma melhor gestão do estoque permite previsibilidade e que a compra ocorra somente no momento certo. Esse processo evita estoque parado, que em português representa: dinheiro parado.
Além disso, muitas vezes o gestor acredita que precisa de mais funcionários, enquanto que na verdade, uma melhor organização do setor e a automação de tarefas soluciona o problema. Os gastos com TI também são reduzidos, principalmente, se o sistema ERP for SAAS (softwares como serviços pagos por assinatura).
Melhor tomada de decisões
Se basear em dados corretos e datados é fundamental. Muitas vezes o empreendedor acaba tomando decisões embasadas em informações de uma ou duas semanas o que pode ser um grave erro.
Com o sistema ERP a empresa pode integrar e gerenciar dados, recursos e processos de modo que tenha informações mais precisas e assertividade na tomada de decisões.
Seja para desenvolver um planejamento estratégico ou para decidir se é o momento certo para aumentar o estoque, é preciso que o empreendedor esteja embasado por dados corretos e confiáveis.
Online e seguro
Outro ponto que merece destaque é a segurança. Os dados de qualquer empresa são preciosos, por isso, precisam estar protegidos tanto de ataques cibernéticos quanto de uma pane no computador.
A grande maioria dos sistemas integrados de gestão são online e em nuvem. Permitindo que o gestor acesse os dados da empresa de onde e quando quiser e, o melhor, com segurança.
Como escolher um sistema ERP?
Agora que já entendemos bem o que é um sistema ERP chegou a hora de começar a testar e escolher ideal para a sua empresa.
Há muitas opções no mercado. É preciso pesquisar bem ao invés de somente escolher o software com maior divulgação. Como dito, cada empresa tem necessidades diferentes, portanto, não adianta investir em um software com alto valor se ele não atende bem ao seu modelo de negócio.
Na hora de escolher um sistema ERP três pontos merecem destaque: usabilidade, custo-benefício e funcionalidades.
Lembre-se que toda ou parte da sua equipe precisará se adaptar ao novo ERP. Dessa forma, vale a pena contratar em um software mais didático, ao contrário será necessário investir também em treinamentos para a sua equipe.
Em relação ao custo-benefício, no mercado o preço pode variar bastante, por isso, vale a pena pesquisar. Softwares com recursos parecidos podem oferecer preços bem diferentes.
E para verificar as funcionalidades, anote previamente quais são as maiores dores da sua empresa. Dê atenção as funcionalidades mais específicas para o seu modelo de negócio e procure um software que melhor lhe atenda.
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