Como fazer controle financeiro empresarial
O controle financeiro empresarial não é o bicho de sete cabeças que aparenta ser. Esse gerenciamento que assusta a maioria dos empreendedores, realmente, não é fácil, mas com muito estudo e as ferramentas certas pode se tornar mais prático e acertado.
É comum "deixar para depois" aquelas atividades complexas que demandam mais atenção. Contudo, adiar atividades de controle financeiro é perigoso para a saúde do empreendimento. Isso por que somente por meio do equilíbrio nas contas que é possível lucrar e crescer.
Mas, o que é e como fazer controle financeiro empresarial? A lista é grande. É preciso levar em conta a avaliação de dados (gerados por relatórios), desenvolver um orçamento anual, controlar o capital de giro, acompanhar todos os recebimentos e pagamentos, ficar de olho no fluxo de caixa e muito mais.
Eu sei que pareceu complicado e que não é fácil guiar uma empresa e ainda se preocupar com tantas informações. Mas, fazer controle financeiro empresarial é importante para evitar que a empresa caia em dívidas e possibilita que a lucratividade aconteça.
E fique tranquilo! Já existem dicas e ferramentas capazes de simplificar e proporcionar melhores resultados. E para te ajudar na missão de colocar o financeiro da sua empresa no verde, preparamos esse guia. Então, papel e caneta e vamos às dicas!
Organize seu fluxo de caixa
Ao longo do texto vamos esclarecer algumas suposições sobre controle financeiro empresarial que não são verdadeiras.
A primeira delas é que o crescimento das vendas representa que saúde financeira vai bem. Porém, se o aumento das despesas crescer na mesma proporção que as vendas a empresa pode entrar no vermelho sem perceber.
Do mesmo modo, uma desorganização nos pagamentos e recebimentos pode comprometer a liquidez da empresa. Por esses e outros motivos, o controle do fluxo de caixa se faz tão importante.
É indispensável acompanhar e registrar diariamente as entradas e saídas do caixa. A partir daí será possível monitorar o financeiro da empresa e projetar cenários futuros. Isso porque apenas olhar o saldo no fim do dia não é realizar controle financeiro. O gestor deve se basear em informações de longo prazo para tomar decisões acertadas.
Acesse o link para saber mais sobre o que é e como fazer fluxo de caixa.
Planeje suas contas a pagar e contas a receber
Essa etapa do controle financeiro empresarial está diretamente relacionada com o fluxo de caixa. O planejamento das contas a pagar e receber é importante para criar um plano de contas. Assim, você será capaz de conciliar a data de pagamento das contas com a data de recebimento das vendas.
Além disso, será possível identificar quanto você precisa pagar e quanto vai receber. Para tudo isso, você precisa fazer um projeção do fluxo de caixa. Essa etapa também é importante para estimar o saldo do mês seguinte e até mesmo fazer um orçamento anual.
Classifique os gastos e receitas
Uma das etapas de como fazer controle financeiro empresarial é classificar cada custo e receita da empresa. Para os custos, as principais categorias são: fixos e variáveis.
Os fixos são aqueles usuais da sua empresa, como, folha de pagamento, serviços contratados, aluguel do espaço entre outros. Ah! Nesta etapa use como referência o extrato bancário para não se esquecer de nada.
Já os custos variáveis são aqueles relacionados à produção e vendas, portanto, dependem de quanto recurso foi utilizado, se aconteceu algum imprevisto e etc. Dessa forma, são mais difíceis de serem previstos. Exemplos de custos variáveis são: impostos, matérias primas, fretes e taxas.
Existem outras maneiras de classificar os gastos, mas dividi-los em fixo e variáveis é a forma mais comum. O próximo passo é categorizar os recebimentos, uma possibilidade é dividir em vendas em à vista e vendas a prazo.
Esse processo de classificação ajuda a mapear os gastos e receitas e será importante também para a próxima etapa.
Reduza custos desnecessários
Pequenos gastos acumulados formam um grande montante. Por isso, uma boa dica é montar um orçamento anual, assim, fica mais fácil identificar gastos desnecessários que passam despercebidos todos os meses.
Para tal, avalie o registro de todas as suas despesas mensais, por exemplo, salários, conta de telefone, de internet, aluguel, impostos...Somente assim você verá quanto precisa ganhar anualmente para pagar todas as dívidas.
Não se esqueça do capital de giro!
O capital de giro é um dos indicadores financeiros mais importantes de uma empresa. Esse funciona como uma reserva para pagamento de contas enquanto os recebimentos ainda não chegaram.
Até por que alguns recebimentos ocorrem por cartão de crédito e a prazo, mas a dívidas não esperam. Dessa forma, o capital de giro evita que haja um endividamento ou que a empresa pague multa por atraso nas contas.
Para descobrir qual o valor do capital de giro adequado para o seu negócio você deve somar toda a quantia que tem disponível para gastar: saldo em conta, aplicações, dinheiro vivo e etc. Em seguida, você precisa fazer o mesmo para as dívidas de curto prazo, exemplo: impostos, aluguel, fornecedores, energia, internet e outros.
A diferença entre as duas contas é o valor ideal do capital de giro. Se ele for negativo, é preciso rever os gastos e até mesmo avaliar a necessidade de empréstimo.
Em determinados momentos pode ser ainda mais complicado manter um capital de giro adequado. Caso queira saber mais, leia também: dicas para controlar o capital de giro na crise.
Acompanhe os resultados
Agora que todas as suas despesas e receitas estão organizadas é preciso fazer uma rotina de acompanhamento. Verifique com frequência se está tudo saindo conforme esperado ou se será necessário à mudança de alguma estratégia: seja antecipação da expansão ou redução dos custos.
Uma boa forma de fazer um acompanhamento efetivo é contar com a ajuda de relatórios personalizados. Além disso, é importante fazer a verificação em ciclos, por exemplo, mensalmente ou semanalmente. Isso permite identificar erros antes que eles se tornem irreversíveis.
Cuidado com os pequenos deslizes
Como prometido, chegou a hora de esclarecer mais algumas suposições e erros sobre como fazer controle financeiro empresarial. Acompanhe:
- Usar o dinheiro da empresa em despesas particulares - um erro muito comum que sempre vem junto da desculpa: "depois eu devolvo", mas isso quase nunca acontece;
- Não registrar todas as movimentações financeiras - esse processo se torna habitual o que gera um GAP nas finanças e, consequentemente, uma falha nas análises e projeções;
- Não determinar o preço de venda alinhado com as reais despesas e custos da produção ou prestação dos serviços - é muito comum os empreendedores terem dificuldade na hora de determinar valores, mas é preciso muito estudo antes de precificar;
- Tentar fazer todo o controle financeiro por meio de anotações ou planilhas - com a digitalização não adotar ferramentas tecnologias para simplificar a rotina representa a perda de dinheiro e de tempo.
Use a tecnologia a seu favor
Como vimos, o controle financeiro empresarial envolve um conjunto de práticas desde planejamento, análise, execução e controle. E para dar conta de tudo isso é preciso do apoio de ferramentas que ofereçam precisão nas informações e aumento da produtividade.
As planilhas costumam ser usadas como medida paliativa no começo do empreendimento, mas à medida que as vendas aumentam passa a ser impossível realizar todo o controle financeiro por meio do Excel.
Além disso, é perceptível que o empreendedor não pode se basear em dados incorretos nem perder tempo organizando os arquivos das finanças. Dessa forma, é válido contar com a ajuda de um programa de controle financeiro (também chamado de software de controle financeiro).
Com o programa de controle financeiro do Simples Agenda, você passa a ter todos os dados financeiros da sua empresa em um único lugar e com informações confiáveis.
Com diversas funcionalidades desde controle de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, relatórios personalizados, emissão de notas e boletos e muito mais, o sistema é capaz de automatizar todo o controle financeiro.
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