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Software de gestão escolar: qual a sua importância?

GESTÃO EMPRESARIAL

Gabriela Vitória Redatora Freelancer
11 min leitura 27/08/2020

São vários os motivos que tornam o software de gestão escolar uma ferramentas indispensável dentro de escolas, cursos e faculdades. Essa ferramenta tem o objetivo principal de alinhar e otimizar processos colocando a instituição na frente da concorrência.


Tarefas comuns do dia a dia, controle das mensalidades e redução da inadimplência são algumas das vantagens que o software é capaz de oferecer. De forma prática, com o uso da tecnologia pensada para proporcionar organização e eficiência é muito mais fácil alcançar resultados positivos e crescer.


A transformação digital já faz parte da rotina da grande maioria das pessoas e empresas, e com o mercado educacional não poderia ser diferente. Não aproveitar as vantagens que a tecnologia pode trazer para a instituição é um gasto de tempo e recurso desnecessário.


E para te ajudar a melhor entender sobre a importância de um software de gestão escolar, separamos 4 motivos para usar um software na sua instituição. Acompanhe:

  1. Cobrança de mensalidades escolares

Quando a escola é pequena, o controle de pagamentos e envio de boletos muitas vezes é feito manualmente, apesar de demandar bastante tempo da secretaria. Mas, à medida que o número de alunos cresce é inviável não contar com a ajuda de um software para automatizar processos.


Dentro do software de gestão escolar é possível gerar a mensalidade no formato de carnê simples ou boleto bancário seja impresso ou online. Pelo próprio software é possível enviar o documento gerado para o responsável financeiro do aluno - o que agiliza o processo de pagamento.


A partir daí o software oferece um completo controle das contas a receber sendo possível identificar rapidamente quais boletos ainda não foram quitados. Dessa forma, todo o processo de cobrança de mensalidades passa a ser mais assertivo e ágil.

  1. Redução do nível de inadimplência 

Uma pesquisa realizada pelo Serasa Experience, em 2019, evidenciou um aumento do número de inadimplência do pagamento de mensalidades escolares de alunos do ensino infantil, fundamental e médio em 5,9%. Para o ensino superior, o aumento foi de 4,9%.


Em 2020, uma nova pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Mantenedoras de Ensino Superior mostrou uma maior dificuldade na quitação das mensalidades devido, principalmente, a pandemia do novo coronavírus. A inadimplência em algumas faculdades particulares chegou a 75%.


Para evitar tais estáticas, a instituição escolar deve realizar um rigoroso controle das contas a receber e fluxo de caixa. Além disso, é válido contar com as funcionalidades de envio de boleto e lembrete de pagamento.


Após a realização do pagamento, o software identifica automaticamente a quitação do boleto bancário, sendo possível fazer um melhor controle a fim de evitar inadimplências na instituição. É válido ressaltar que uma boa negociação com os pais ou alunos também têm um importante papel na redução do número de inadimplências.

  1. Redução de papeladas e burocracia 

Automatizar processos por meio de softwares de gestão proporciona centralização das informações. Como resultado, há uma redução considerável das papeladas na secretaria além de uma organização muito efetiva. 


Um bom exemplo, é a centralização e organização de todos os boletos dentro do software. Além disso, é possível cadastrar no sistema todos os clientes (pais ou alunos), salas, serviços, equipamentos entre outros.


Esse processo reduz ao máximo a perda de documentos e informações e passa a integrar toda a equipe. Com isso, até mesmo os processos burocráticos são simplificados, por exemplo, a emissão de notas fiscais de serviços que podem ser emitidas com poucos cliques.

  1. Assertividade na tomada de decisões

Uma das grandes vantagens de fazer a gestão escolar por meio de um software é que as informações fornecidas são precisas e confiáveis. Portanto, a tomada de decisão passa a ser baseada em dados reais e não em suposições. 


Dessa forma, é possível criar um planejamento estratégico e definir o futuro do empreendimento por meio de dados concretos. Exemplos de funcionalidades que podem ajudar nesse quesito são os relatórios financeiro e o fluxo de caixa que possibilitam melhor avaliação da saúde financeira do empreendimento. 


Sendo assim, é possível definir os próximos passos ou investimentos se baseando em projeções reais e confiáveis.

Porque escolher o  software de gestão escolar Simples Agenda?

O Simples Agenda é um ERP com funcionalidades administrativas que podem se adaptar a rotina de uma escola. Esse software de gestão escolar é capaz de reduzir a inadimplência, melhorar o controle do fluxo de caixa e reduzir o tempo gasto na execução de tarefas.


Tudo isso por meio de funcionalidades como controle de vendas, fluxo de caixa, cadastro de clientes, acompanhamento de contas a pagar e receber e conciliação bancária. Além disso, outros desafios gerenciais, por exemplo, controlar custos fixos e variáveis, pagamentos recorrentes, emitir notas fiscais e boletos também podem ser solucionados com ajuda do software. 


E tem mais: por meio do software de gestão escolar o agendamento de reuniões é simplificado. O Simples Agenda disponibiliza, como diferencial, o recurso de agendamento online em que é possível enviar um link para que o próprio cliente escolha o dia da reunião 


Próximo a data escolhida, o software envia um lembrete para o responsável ou para o aluno. Esse processo possibilita um acompanhamento individualizado e personalizado. Além disso, é possível compartilhar a agenda com a equipe e facilitar o agendamento de reuniões internas. 


Mesmo uma escola pequena, com o crescimento do mercado educacional, é preciso se destacar. Para isso, um software de gestão escolar se faz mais que necessário. Com menos problemas gerenciais e burocráticos, os gestores passam a ter mais tempo para soluções pedagógicas.


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