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Agenda online: o que é e como funciona?

GESTÃO EMPRESARIAL

Gabriela Vitória Redatora Freelancer
14 min leitura 24/09/2020

Não há como negar: a agenda continua sendo a melhor forma para organizar a rotinas e os compromissos, não é mesmo? Por mais que cada indivíduo tenha seu jeito próprio para controlar o tempo, usar a agenda é sempre um bom lembrete. 


Contudo, em plena era digital, levar uma agenda física para todo o lugar não é nada prático. Em contramão, utilizar o computador ou celular para acompanhar as tarefas é sinônimo de otimização de tempo e espaço. 


Por isso, muitas pessoas, em especiais, empreendedores, têm optado pela agenda online  - uma nova forma para controlar e otimizar o tempo. Quer saber mais? Então continue a leitura e descubra porque usar agenda online é a melhor opção.

O que é agenda online?

De forma prática, uma agenda online funciona como um aplicativo online para que você edite e controle as tarefas digitalmente. A grande vantagem, além da otimização do tempo, são os outros recursos oferecidos que vão além das possibilidades propostas por uma agenda de papel.


É possível compartilhar compromissos com a equipe ou cliente, configurar lembretes, notificações, organizar demandas por dia, semana ou mês, criar eventos, entre outros recursos. Nesse caso, estamos falando de agendas de compromisso, mas existem outros tipos de agendas, como de telefone e planejamento.


Algumas agendas online também oferecem recursos de software para empresas e proporcionam ainda mais integração e automação. Por exemplo, o sistema de agendamento online possibilita que você envie o link da sua agenda para o cliente e ele mesmo agende o dia e horário. Incrível, né?

Como funciona uma agenda online?

O funcionamento de uma agenda online vai variar de acordo com as necessidades do usuário. Mas, de maneira geral, todas as agendas utilizam da tecnologia para melhorar a organização e aumentar a praticidade. 


Por exemplo, caso você precise de uma agenda para organizar metas e planejamentos, você irá adicionar todas as informações sobre seus objetivos e data-los. Agora, caso a sua agenda seja para organizar compromissos, você deverá adicionar os eventos, datas e lembretes.


Uma agenda online de compromissos pode ser ainda mais útil dentro de uma empresa. Por exemplo, com softwares de agenda corporativos é possível criar eventos e compartilhar com outras pessoas, como clientes de uma consulta ou funcionários para uma reunião. 


Além disso, os lembretes podem ser usados para te avisar de compromissos e também para lembrar o cliente ou colaborador. Esse processo automatiza o contato e evita esquecimentos. 

Sem contar que para uma empresa que trabalha com agendamento de clientes, por exemplo salão de beleza, barbearia ou consultório, fica muito mais simples de identificar os clientes marcados. É impressionante como uma tecnologia simples, pode melhorar tanto a rotina. 


Sendo assim, caso você precise de uma agenda online apenas para organizar compromissos pessoais, o Google Agenda pode ser a solução certa. Mas, se você busca uma solução empresarial, é válido conhecer todas as vantagens oferecidas por softwares de agendamento online para empresas. Conheça as principais vantagens a seguir.

Principais vantagens da agenda online corporativa:

Conheça 7 vantagens da agenda online corporativa:

  1. Otimização do tempo

Uma agenda online possibilita que você organize e controle seus compromissos em poucos minutos. Além disso, para empresas, a funcionalidade de agendamento online traz ainda mais benefícios.


Isso porque, por meio do agendamento online, quase tudo acontece de forma automática. O cliente clica e o agendamento está confirmado, o sistema envia notificações próximo a data e, caso o cliente desmarque, o horário volta a ficar disponível na agenda.

  1. Lembrete de compromissos

Outra funcionalidade também importante para otimização de tempo são os lembretes. O sistema envia para o cliente, automaticamente, uma notificação próximo a data do agendamento. 


Dessa forma, o recepcionista não precisará mais entrar em contato com o cliente afim de confirmar o horário. Como resultado, o profissional ganha tempo para se dedicar a outras tarefas da empresa e os gastos com ligações são reduzidos.

  1. Satisfação do cliente

No caso de uma empresa, uma agenda online será extremamente útil para manter os compromissos organizados. Marcar os clientes correntemente evita a formação de filas no estabelecimento, o que aumenta a fidelização do consumidor.


Com o agendamento online o próprio cliente consegue marcar o horário. Esse processo é importante porque, muitas vezes, o paciente não tem tempo para ligar e fazer a marcação. Com o agendamento online basta ele acessar o link da sua agenda e, com um clique, o horário está marcado. 

  1. Acessar quando e onde precisar

Sabe aquele problema de esquecer a agenda? Pois é, ele não existe mais. Por ser online, é possível acessar de onde e quando você precisar. Computador, tablet, celular, notebook...não importa, a sua agenda sempre estará disponível.


Da mesma forma, o cliente também tem acesso a sua agenda 24 horas por dias, 7 dias por semana. Mesmo que você não esteja disponível para entrar em contato com o cliente/paciente, basta divulgar a sua agenda online e o próprio usuário poderá escolher o melhor horário.

  1. Integrado e personalizável 

Alguns softwares possibilitam que o lembrete de agendamento seja enviado para o cliente, inclusive, por WhatsApp. É possível também divulgar a sua agenda no Facebook na opção "reservar agora".


Para que a divulgação fique mais profissional, alguns softwares permitem que o link da agenda seja personalizado de acordo com a marca da sua empresa. Por exemplo: https://nomedaempresa.simplesagenda.com.br

  1. Fácil de usar

Diferentemente de uma agenda de papel, em que muitas vezes, há rasuras ou dificuldade para visualizar todos os compromissos, uma agenda online é muito fácil de usar. Até mesmo quem tem dificuldades com tecnologia, consegue entender esse tipo de sistema rapidamente.

  1. Armazenamento em nuvem e segurança

Todas as informações são armazenadas na nuvem, portanto, nenhum agendamento é perdido. As senhas são criptografadas, o que protege as informações dos clientes e da sua empresa. Além disso, o riscos de que algum agendamento seja duplicado são reduzidos ao máximo e há uma considerável economia de papel.


Quer saber mais? Então, conheça outras vantagens sobre o agendamento online empresarial no link.

Como escolher uma agenda online?

É preciso avaliar bem os recursos disponibilizados e se o software te oferece outras vantagens além do agendamento. Por exemplo, softwares empresariais mais completos incluem outras funcionalidades para empresa, como fluxo de caixa e emissão de notas fiscais.


O valor final do software também deve ser levado em conta. Por exemplo, o Google Agenda, como citado, é uma excelente ferramenta de agenda pessoal, mas os recursos empresarias são pagos e o valor é cobrado em dólar. Por isso, é válido pesquisar bem e usar o período de teste grátis, quando oferecido. 


No mercado nacional, o Simples Agenda tem se destacado. A agenda online do software é uma das mais completas e o sistema é integrado com ERP. Isso significa que é possível fazer toda a gestão empresarial em um único lugar.


O custo-benefício desse sistema é um dos melhores da categoria e todos os plano incluem agendamento online. Conheça mais sobre o Simples Agenda e teste grátis por 35 dias sem compromisso!