Contas a pagar: o que é e como organizar na sua empresa
O setor financeiro de uma empresa é um dos principais responsáveis por garantir a sobrevivência de um negócio. Pois é ele quem deve estar atento às contas a receber e às contas a pagar para evitar falta de dinheiro em caixa e inadimplências com fornecedores e parceiros comerciais.
Porém o que acontece é que, na maioria das vezes, as empresas tem caixa suficiente para pagar suas dívidas e compromissos e o que falta é um controle eficiente das contas a pagar. Por isso, vamos ensinar como organizar melhor o contas a pagar na sua empresa
Também mostrar como a tecnologia pode ser uma grande aliada. Mas, antes de tudo, vamos entender melhor o que são contas a pagar? Acompanhe!
O que são contas a pagar?
As contas a pagar representam o valor que uma empresa deve aos seus credores e fornecedores. Por exemplo, quando uma empresa adquire produtos de um fornecedor a crédito, o pagamento não é feito imediatamente. Geralmente, isso ocorre dentro do prazo de 30 ou 60 dias.
Esse valor é conhecido como contas a pagar e é registrado contabilmente no balanço patrimonial na seção de passivo circulante. Então podemos entender que basicamente contas a pagar são as dívidas e/ ou obrigações de curto prazo que uma empresa tem com um fornecedor ou parceiros comerciais.
O que está incluso no contas a pagar? Existem diferentes tipos de contas a pagar que uma empresa pode ter em seu passivo circulante. Aqui estão alguns exemplos de contas a pagar: compra de mercadorias, prestação de serviços e empréstimos de curto prazo.
Além de impostos, aluguel, contas de energia elétrica e de água, compra de equipamentos, custos de folha de pagamento e reembolso de despesas com viagem. Essas dívidas devem ser pagas dentro de um determinado prazo para evitar inadimplências e, até mesmo, pagamentos duplicados.
O que fazer para evitar esses problemas? Você precisa aprender a organizar melhor as contas a pagar na sua empresa. Então, veja a seguir algumas dicas.
Como organizar melhor as contas a pagar?
Aprenda como organizar melhor e manter o controle das contas a pagar na sua empresa:
Registre todas as suas contas a pagar
Não saber exatamente quais são as contas a pagar é o primeiro passo para a inadimplência. Por isso, registre todas as contas da sua empresa e não deixe nenhuma fatura de fora. Para não errar, puxe todas as suas movimentações financeiras na conta bancária da empresa e os recibos de pagamento. Até mesmo os gastos pequenos devem ser computados, afinal, esse processo é importante para identificar quais são as saídas da empresa.
Organize as contas por categorias
Para facilitar o controle das contas a pagar, organize as contas por categorias. Por exemplo, ao lançar uma conta em uma planilha ou software classifique-a a como compra de mercadoria ou prestação de serviço. Cuidado: muitos empreendedores cometem o erro de misturar suas contas financeiras pessoais com as empresariais e isso prejudica o negócio.
Conheça 5 erros de gestão financeira mais comuns.
Agende os prazos de pagamentos
Para evitar a falta de pagamento e, até mesmo, o atraso que pode gerar multas, agende o pagamento de suas contas. Muitas contas podem ser colocadas no débito automático, como internet, telefone e energia elétrica. Veja com o seu banco como isso funciona. Outra boa dica é utilizar de softwares que organizam as contas, assim, fica mais fácil de identificar quais ainda não foram pagas.
Acompanhe as datas de vencimento
É importante acompanhar constantemente o pagamento das faturas. Por isso, fique atento às datas de vencimentos das contas e verifique se elas realmente foram pagas. Pois um erro no lançamento das contas no sistema ou a falta de fundos suficientes no banco para o pagamento do débito pode gerar uma inadimplência.
Faça a conciliação bancária
Além de acompanhar as datas de vencimento das contas a pagar, é importante fazer a conciliação bancária. Ou seja, fazer uma comparação entre as informações financeiras registradas pelos funcionários com os extratos bancários. Pois é a partir desse procedimento que você terá certeza de que o pagamento de todas as contas realmente aconteceram.
Negocie as datas de pagamento a seu favor
No momento da negociação com o fornecedor você deve estar atento às datas de pagamento, pois você precisa ter dinheiro em caixa para quitar sua dívida. Nesse caso, a melhor opção é que você consiga conciliar sua data de pagamento com o recebimento de clientes. Caso não seja possível conciliar tais datas, use o capital de giro para evitar o pagamento de multas.
Aproveite as oportunidades de economia
Negocie sempre a possibilidade de obter descontos no pagamento antecipado das suas contas a pagar ou outras condições diferenciadas, como bônus em compras futuras. Assim, quando estiver com o saldo abaixo do desejado, dê preferência para o pagamento de contas que oferecem esses benefícios.
Renegocie em caso de dificuldades
Dificuldades no pagamento de contas sempre existem, não é? Mas não se desespere. Diante da possibilidade de falta de caixa para pagar um conta, entre em contato com o fornecedor para renegociar prazos para não ficar inadimplente. Além de evitar juros e multas abusivos, você não perde a confiança do fornecedor.
Utilize a tecnologia a seu favor
A melhor forma de organizar e controlar as contas a pagar é utilizando a tecnologia a seu favor, como o débito automático, como já vimos. Também pode acompanhar todas as suas contas e datas de vencimento por meio de uma planilha de controle financeiro ou um sistema de gestão completo - a opção mais utilizada atualmente.
Ferramentas para o controle das contas a pagar
As planilhas de Excel ou os aplicativos de finanças podem ser importantes aliados na organização e controle das contas a pagar. Porém à medida que o negócio cresce, essas ferramentas não conseguem suportar mais as necessidades da empresa.
Nesse caso, o ideal é contar com um software de gestão financeira para gerenciar as suas contas a pagar, como o Simples Agenda. Pois ele otimiza a organização e gerenciamento das contas, auxiliando você a evitar falta de pagamentos ou atrasos.
Além disso, o software de gestão financeira é integrado com o módulo de compras. Assim, sempre que uma compra for lançada no sistema será gerada uma despesa automaticamente no contas a pagar.
O software ainda permite que você gere relatórios financeiros, que darão visibilidade completa de seu passivo atual. Mas a maior vantagem de ter um software de gestão financeiro é poder acompanhar todas as movimentações financeiras da empresa em um só lugar, podendo cruzar informações importantes.
Por exemplo, você poderá saber se haverá saldo suficiente em determinada data para pagar um fornecedor a partir dos dados lançados no contas a receber e no saldo do caixa. Com isso, você pode evitar problemas futuros de inadimplência.
Como vimos, não há dúvidas de que cuidar do controle do contas a pagar da sua empresa é bom para o negócio. Afinal, isso permite evitar multas e juros por atrasos no pagamento, melhorando sua relação com o fornecedor. Bem como aproveitar oportunidades de economia ao pagar antecipadamente.
Além de se preparar melhor para períodos de dificuldades financeiras. Contar com a tecnologia pode facilitar - e muito - essa tarefa. Então, que tal controlar as contas a pagar da sua empresa com o Simples Agenda?
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