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Agenda de dentista: dicas de organização

ODONTOLOGIA

16 min leitura 18/12/2020

Organizar corretamente todas as demandas de um consultório odontológico não é fácil, ainda mais quando se trata de gerenciar uma agenda de dentista. Isso porque esse profissional tem que prestar um bom atendimento, agendar pacientes, lidar com atrasos e ainda fazer encaixes.


Sem uma boa organização, alguns clientes acabam tendo que esperar muito tempo pelo atendimento e não retornam ao consultório. Todavia, em um mercado tão competitivo, quem não fideliza paciente acaba ficando para trás.


Por isso, entendendo a importância desse assunto, separamos aqui algumas dicas para te ajudar na organização da sua agenda de dentistas. Preparado?!

A importância de uma agenda de dentista organizada

Antes de mais nada, precisamos entender qual é o papel dessa ferramenta dentro do seu consultório. Uma agenda de dentista organizada colabora para pacientes mais satisfeitos, aumento da produtividade, melhor gestão de tempo e, claro, mais tranquilidade para você.


Afinal, trabalhar sabendo que há vários pacientes esperando e não ter tempo para realizar as outras demandas de um consultório, como controle financeiro, pode ser bem estressante. Além disso, os clientes exigem pontualidade do consultório, até porque é comum que eles tenham outros compromissos.


Por isso, um bom profissional dentista é aquele que, além de prestar um bom atendimento, se compromete com o paciente desde o agendamento da consulta. Ah! A melhor organização também permite que você saiba como agir diante dos atrasos dos pacientes.

Dicas de organização para agenda de dentista

Viu como é importante manter a sua agenda de dentista organizada? A boa notícia é que já existem diversas técnicas e ferramentas capazes de te ajudar nesse processo. Acompanhe.

  1. Defina o tempo médio de cada serviço

Um consultório odontológico pode trabalhar com diferentes tipos de procedimentos. Alguns são mais rápidos, enquanto outros mais demorados. Por isso, o primeiro passo é definir quais são os serviços da sua clínica odontológica e determinar o tempo médio de cada procedimento.


Isso será importante para que você aumente a produtividade organizando a agenda de acordo com o tempo de cada serviço. O que acontece é que muitos profissionais definem um tempo médio para cada paciente e desconsideram qual o procedimento será realizado. 


Como resultado, quando o atendimento é rápido o profissional passa muito tempo ocioso, e quando o procedimento é lento, há um atraso nos próximos agendamentos. Portanto, sempre que possível, busque pelo equilíbrio intercalando horários entre os procedimentos mais simples e os mais lentos.

  1. Separe um tempo entre um atendimento e outro

Mesmo prevendo um tempo para cada procedimento, cada paciente é único, por isso, algumas consultas podem demorar mais do que o esperado. Além disso, é preciso considerar uma tolerância de atraso caso aconteça algum imprevisto com o paciente.


Portanto, uma boa dica é separar no mínimo 10 minutos de diferença entre uma consulta e outra, assim, você tem uma margem de segurança e consegue se organizar. Mas, se não houver atrasos, você ganha um tempinho para descansar.

  1. Confirme o agendamento

Principalmente, em consultas marcadas para fazer um check up, é comum que o paciente se esqueça do agendamento. Além disso, com a rotina agitada, muitas das vezes o paciente não consegue cumprir com o horário marcado e não comparece à consulta.


Para evitar faltas, sempre confirme os agendamentos com antecedência de ao menos 1 dia. Assim, caso o cliente precise remarcar ainda será possível realizar o encaixe na agenda. Esse processo é muito importante, afinal, nesse caso, cadeira vazia é sinônimo de dinheiro perdido.


A gente sabe que confirmar todos os horários marcados pode levar um bom tempo. Por isso, uma boa dica é utilizar uma agenda online que, automaticamente, envia lembretes de agendamento para o cliente. A notificação pode ser por e-mail, SMS ou WhatsApp, dependendo do sistema.

  1. Mantenha a equipe integrada

Se você trabalha em uma clínica odontológica que tenha também outros dentistas é sempre bom manter a equipe integrada. Isso porque, muitas das vezes, alguns dentistas podem ficar com a agenda sobrecarregada enquanto outros, ociosos.


Para tal, uma boa dica é substituir a agenda de papel e utilizar uma agenda de dentista online para cada profissional. A partir daí, o responsável pela clínica consegue acompanhar os agendamentos e evitar esse tipo de situação. Esse processo garante uma maior produtividade.

  1. Tenha agendamento online

Atualmente, uma das formas mais eficientes de realizar agendamento é por meio da internet. Isso porque muitas vezes o cliente não tem tempo durante o dia para ligar para a sua clínica. Ele acaba adiando a ligação e se esquecendo de agendar. 


Todavia, por meio do agendamento online a sua agenda fica disponível 24h por e 7 dias por semana, até mesmo quando você e os seus funcionários estão dormindo. Assim, o próprio cliente pode acessar a agenda da sua empresa, visualizar os horários disponíveis e escolher o que melhor lhe atende. Entenda como funciona o software de agendamento online.

  1. Mensure seus atendimentos

É muito importante acompanhar a sua agenda de dentista. Para isso, no final do mês veja se muitos clientes desmascaram, se houve muito atraso nos atendimentos, quantos clientes não compareceram, entre outros problemas relacionados. 


Tudo isso será importante para identificar falhas no seu processo de organização e atendimento e corrigi-las a fim de melhorar o desempenho do seu consultório. A fim de facilitar a visualização dessas informações você deve optar por uma agenda online.

Agenda de papel ou agenda online: qual a melhor?

Atualmente, existem dois tipos de agenda que podem ser utilizadas por profissionais dentistas. Agora, vamos explicar melhor sobre cada uma delas e te ajudar a escolher qual usar no seu consultório odontológico. Vamos lá?!

Agenda de papel

A agenda de papel era muito utilizada há alguns anos atrás. Por mais que seja uma maneira rápida de realizar agendamentos, ela é pouco eficiente. 


Esse tipo de agenda acaba ficando rasurada na hora de remarcar pacientes, não permite um acompanhamento de quantos clientes desmarcaram ou faltaram, além de não enviar lembretes de agendamento e confirmação de horário. Pior ainda é se o dentista perdê-la. 

Agenda online

Uma agenda online de dentista conta com diversos recursos que podem fazer mais pelo seu consultório do que você imagina. Essa ferramenta permite que você melhore a organização dos horários, agende clientes rapidamente e ainda envia lembretes de agendamento automáticos.


Além disso, é muito simples buscar por agendamentos específicos ou encontrar horários vagos. Uma agenda online também evita que mais de um cliente seja agendado para o mesmo horário e que algum cancelamento seja esquecido. 


Outro ponto importante é o agendamento online. Com esse recurso a sua agenda fica disponível por meio de um link personalizado e o próprio cliente consegue escolher o horário que melhor lhe atenda. Simples, fácil e prático. 


Ah! E fique tranquilo: você não precisa realizar um grande investimento financeiro para migrar para uma agenda online no seu consultório. Pelo contrário. Atualmente, existem excelentes opções de softwares odontológicos completos por um preço bem acessível.

Como funciona um software odontológico?

Um bom software odontológico é aquele, que além dos recursos de agenda online e agendamento online, oferece diversas funcionalidades capazes de otimizar a gestão do seu consultório. Todos os recursos integrados e automatizados.


Por meio desse programa é possível cadastrar pacientes, profissionais, equipamentos, salas, serviços, fornecedores e muito mais. Além disso, o sistema disponibiliza os recursos de controle de estoque, controle financeiro, emissão de notas fiscais de serviço, emissão de boletos e ficha anamnese


Tudo pensado para aumentar a produtividade e os resultados do seu consultório odontológico. O Simples Agenda é um dos melhores softwares para consultório odontológico, afinal, o sistema é altamente eficiente e oferece um excelente custo-benefício. 


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