Como um sistema de gestão de contratos facilitará a sua rotina?
Os contratos são a base de qualquer negócio. Afinal, eles são indispensáveis para gerenciar relacionamentos importantes para a empresa, como os processos de compra, venda e contratação.
No entanto, o gerenciamento manual de contratos pode ser lento e burocrático. Para simplificar esse processo, a grande maioria das empresas têm optado por um sistema de gestão de contratos capaz de automatizar boa parte do gerenciamento.
Quer saber melhor sobre o assunto?
Continue lendo e entenda como funciona um sistema de gestão de contratos e como ele facilitará a sua rotina!
O que envolve a gestão de contratos?
A gestão de contratos é um dos processos mais comuns realizados na administração empresarial. Afinal, assinar contratos entre fornecedores, clientes e sócios faz parte da rotina de qualquer empreendimento.
Muitos ainda acreditam que gerenciar contratos é simplesmente realizar o arquivamento desses documentos. Mas é mais do que isso. A gestão de contratos envolve desde a criação do documento, passando pela definição de suas cláusulas e sua assinatura até sua finalização/ rescisão ou renovação.
Um software de gestão de contratos pode otimizar os acordos feitos com seus parceiros comerciais, sejam eles fornecedores, compradores, clientes ou sócios, por meio do armazenamento, confecção e controle dos contratos de maneira prática e rápida, facilitando sua rotina.
Quais os principais desafios da gestão de contratos?
Uma gestão de contratos eficiente pode ser o diferencial que a sua empresa precisa para evitar problemas, como multas por falta de cumprimento de prazos.
No entanto, para muitas empresas a gestão de contratos pode ser um grande desafio. Mas por que isso acontece?
falta de padronização na linguagem e na estrutura dos contratos, que podem gerar erros e trazer sérios problemas jurídicos para a empresa;
falta de controle que gera perda de prazos para entregas ou renovações;
comunicação ineficiente entre as equipes envolvidas no processo que pode atrasar a conclusão de um contrato e também a entrega de um produto ou serviço para o cliente;
obstáculos na execução de um contrato, como o processo de ter que ficar enviando o contrato para a outra parte para revisá-lo e recebê-lo de novo e, assim, ficar nesse jogo de vai e volta que arrasta as negociações para além do previsto;
não encontrar uma tecnologia que atenda suas necessidades, afinal, sem ela há atrasos nos processos de negociação de contratos e controle ineficiente dos prazos.
Então, como podemos ver a gestão de contratos enfrenta bastante desafios que podem afetar negativamente a rotina da sua equipe e os resultados do seu negócio. Entenda mais sobre como fazer gestão de contratos empresariais.
Como um sistema de gestão de contratos ajuda a sua empresa?
O processo de fechamento de um contrato, no método tradicional, tende a ser demorado e geralmente pouco eficiente. Isso acontece porque o documento é impresso, levado de uma parte para outra para ser lido e relido até finalmente ser assinado.
Com o uso de um recurso tecnológico, como um sistema de gestão de contratos, é possível agilizar esse processo por meio da assinatura eletrônica. Com esse recurso, tanto contratante quanto contratado podem assinar o contrato em qualquer lugar e a qualquer hora.
Essa solução tecnológica tem a mesma validade que assinaturas feitas à mão de documentos impressos. Além disso, os sistemas de gestão de contratos contam com tecnologia em nuvem, facilitando o acesso de várias pessoas ao mesmo documento simultaneamente.
Quais são os benefícios de um sistema gestão de contratos?
Se você ainda tem dúvidas da importância de um sistema de gestão de contratos, então veja aqui algumas razões pelas quais você precisa de um:
Maior velocidade dos negócios: o processo de negócio é mais rápido porque as partes interessadas podem acessar o documento online e assiná-las eletronicamente;
Eficiência operacional: um sistema em nuvem garante fácil acesso à documentação, simplificando o trabalho das equipes;
Fidelização de clientes: com um sistema de gestão é possível acompanhar melhor o cumprimento dos contratos para garantir o sucesso do cliente;
Redução de riscos: a empresa passa a operar melhor nos termos acordados e, assim, evitar possíveis problemas judiciais;
Segurança das informações: não há dúvidas de que a tecnologia garante que os dados estejam bem guardados e, principalmente, sigilosos;
Melhor controle de contratos: com o sistema de gestão fica mais fácil conferir datas, assim você não esquece de renovar contratos nem perde o prazo de entregas;
Insights valiosos: a partir do momento que você consegue organizar as tarefas e rotinas consegue visualizar melhor possíveis erros relacionados à sua gestão de contratos.
E aí, pronto para ter seu próprio sistema de gestão de contratos? Então, conheça o Simples Agenda!
Simples Agenda: sistema de gestão de contratos referência
Com o software de gestão de contratos do Simples Agenda você poderá criar, editar, gerenciar e até assinar contratos digitalmente.
Tudo isso de forma fácil, prática e integrada aos demais setores da sua empresa. O Simples Agenda também disponibiliza um aplicativo para celular. Assim, você e sua equipe podem controlar tudo na palma da mão.
Para acompanhar de perto os prazos dos seus contratos, você poderá incluir uma data na agenda do sistema para ser notificado. O recurso de "modelo de contratos" permite que você faça padrões de contratos para evitar problemas com padronização que podem gerar sérios problemas jurídicos.
Não é só isso. O Simples Agenda também conta com outras funcionalidades que são essenciais para a gestão do seu negócio, como agenda online, programa de cadastro de clientes e de fornecedores. Além de um sistema completo de controle financeiro, como fluxo de caixa.
Inclusive controle de vendas, controle de compras, controle de estoque e emissão de notas fiscais e muito mais. Ou seja, o Simples Agenda é uma solução completa para a gestão do seu negócio.
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