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Controle de estoque: como fazer?

GESTÃO EMPRESARIAL

Gabriela Vitória Redatora Freelancer
11 min leitura 21/05/2020

O controle do estoque tem um impacto direto na saúde financeira de qualquer negócio, especialmente nas empresas de pequeno e médio porte. Pois sua gestão eficiente pode trazer diversos benefícios, como redução nos custos e aumento das vendas.

Pensando nisso, criamos este artigo. Nele, você vai entender o que é controle de estoque e o passo a passo para implementá-lo. Também conferir algumas dicas para gerenciar melhor o estoque da sua empresa. Acompanhe!

Afinal, o que é controle de estoque?

O controle de estoque refere-se ao processo de armazenamento, expedição, reabastecimento, classificação, rotatividade e rastreamento de produtos ou matérias-primas no armazém. Esse procedimento é capaz de identificar problemas com:

  • estoques em excesso;
  • rupturas;
  • estoques negativos;
  • perdas por avarias;
  • perdas por fraudes;
  • roubos ou extravios de materiais;
  • falhas no processo de entrada e saída de notas fiscais;
  • produtos vencidos;
  • entre outros.

Muitas vezes o termo controle de estoque é usado como sinônimo de gerenciamento de estoque. A diferença é que o primeiro é uma área que se preocupa em reduzir todos os custos relativos ao estoque e aumentar a capacidade de fornecer os produtos para os clientes dentro prazo estabelecido.

Já o segundo, serve para conhecer quais são as necessidades de reposição, entender a influência do estoque na formação de preço dos produtos/ serviços, administrar as necessidades de capital de giro do negócio e melhorar o fluxo de caixa, por exemplo.

Apesar de ter finalidades diferentes, eles são complementares. Pois o controle de estoque é um componente do gerenciamento de estoque. E, você, sabe como controlar o estoque da sua empresa? Ainda não? Então, confira um passo a passo  a seguir.

Como fazer o controle de estoque?

Veja como controlar o estoque da sua empresa:

Faça um inventário

Para controlar o seu estoque com precisão, o primeiro passo é saber a quantidade exata do estoque disponível no seu negócio. Para tanto, faça um um levantamento de todos os itens em um inventário. Nele, categorize os produtos em grupos para facilitar.

Com a categorização não apenas fica mais fácil contabilizar os itens e o valor unitário de cada um deles, mas também fica mais prático encontrar informações importantes. Em seguida, conte e registre a quantidade de todos os itens armazenados.

Crie um espaço inteligente

Aproveite a contagem de estoque para organizar e mapear a mercadoria de uma maneira inteligente. A organização do espaço físico e o lugar onde os itens serão armazenados devem ser pensando de uma maneira que fica fácil encontrar qualquer item em menos tempo.

Para tanto, você pode organizar os espaços de acordo com as categorias de produtos listadas no seu inventário. Ou, pode adotar outro método de organização, como a metodologia ABC de vendas, que leve em consideração o fluxo de saída dos produtos.

Tenha um modelo de reposição

Outra etapa essencial para o controle de estoque é definir um modelo de reposição, que pode ser contínuo ou periódico. O primeiro prevê a compra de itens em quantidades fixas e é feita com maior frequência. E o pedido é feito quando se atinge o nível de estoque mínimo.

Já na reposição periódica, os pedidos são realizados em datas determinadas e em quantidades variáveis. Quando a data do pedido chega, ele é feito. Para traçar um modelo de reposição ideal você precisa analisar a previsão de demanda de cada produto e levar em consideração o prazo de entrega dos fornecedores.

Realize inspeções periódicas

Para garantir que a quantidade de produto estocado esteja correta você precisa realizar inspeções periódicas. Pois, dessa forma, é possível verificar se o estoque físico está de acordo com o controle. Isso também é bastante útil para identificar falhas na operação.

Bem como encontrar possíveis avarias, fraudes, roubos ou extravios sempre que ocorrer. Caso contrário, essas falhas podem prejudicar toda operação da empresa.  Por isso, é essencial adotar uma rotina de inspeção de estoque. Essas inspeções podem ser semanais, mensais ou trimestrais.

Como tornar o controle de estoque mais eficiente?

Aqui estão as principais dicas para melhorar o controle de estoque do seu negócio:

Crie padrões e regras para organizar o estoque

Todos os itens do seu estoque devem ser facilmente identificáveis. Por isso, é essencial que os registros sejam padronizados e consistentes. Além disso, todos os registros devem ser os mais completos possíveis sobre os itens do inventário. Para tanto, o mais indicado é contar com uma ferramenta de gestão.  

Defina as responsabilidades e treine os colaboradores

É importante reconhecer que o controle de estoque requer habilidades necessárias. Caso contrário, um colaborador não qualificado não será capaz de adotar estratégias para melhorar esse processo e ainda cometer erros. Então, defina um responsável para gerenciar seu estoque e ofereça um treinamento.

Adote estratégias para diminuir as perdas

Muitas empresas sofrem com perdas por avarias, fraudes, obsolescência e prazo de validade vencido. Por isso, uma boa ideia é criar adotar estratégias para diminuir as perdas no estoque, como conferir cuidadosamente o pedido quando receber, usar um sistema de gestão para auxiliar no controle e prestar atenção às datas de validade.

Defina os níveis de estoque ideal

Outra estratégia importante é definir os níveis máximo e mínimo de estoque para cada item. Bem como definir um nível de estoque de segurança. Assim, você estará preparado para o inesperado, como um aumento repentino na demanda e não comprar produtos em excesso.

Use a tecnologia a seu favor

Utilize a tecnologia para controlar melhor o seu estoque, como planilhas do Excel ou softwares de gestão. Essas ferramentas o ajudarão a organizar as informações essenciais para acompanhar as alterações, sinalizar a necessidade de compra e reduzir as ineficiências do seu inventário.

Por que adotar um sistema de controle de estoque?

Muitas empresas controlam o seu estoque a partir de uma planilha do Excel. Elas são interessantes quando a quantidade de produto estocada é baixa. Mas à medida que a empresa cresce é essencial adotar sistemas de gerenciamento mais eficientes.

Isso porque o lançamento manual de muitas informações está passível de erros humanos, por descuido e falta de atenção, que podem causar grandes prejuízos para o negócio. Já um sistema automatizado garante maior segurança nos dados lançados ao importar o XML que o seu fornecedor lhe enviar.

Não há dúvidas de que o controle de estoque é uma das tarefas mais importantes da empresa, não é? Porém, pode ser uma tarefa que pode consumir muito tempo de trabalho e ser passível de erros quando feito manualmente. Por isso, é essencial contar com sistema de gestão.

Além disso, alguns modelos de software permitem gerar relatórios que facilitam o gerenciamento do estoque e garantem tomadas de decisões mais precisas, como é o caso do Simples Agenda!

O Simples Agenda oferece um completo sistema para auxiliar no controle do seu estoque e em diversas outras atividades essenciais da sua empresa, como o controle financeiro e o controle de vendas. Ah! E o software integra todas as funcionalidades, automatizando processos, reduzindo erros e proporcionando aumento da produtividade. 

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