8 dicas para otimizar a gestão de consultório odontológico
Abrir o próprio consultório odontológico, ter uma marca conhecida e clientes fiéis são sonhos compartilhados por muitos dentistas. No entanto, para tirar os planos do papel, os profissionais precisam lidar com um grande desafio: a gestão do consultório odontológico.
E é aí que começam as dúvidas. Isso porque, para que a clínica cresça é preciso mais do que boas técnicas e carisma com os pacientes. O dentista também deve ter conhecimentos sobre administração, organização e gestão financeira, que - muita das vezes - não são ensinados durante a graduação.
Porém, isso não deve ser um empecilho. Com as dicas certas, o dentista é capaz de desenvolver uma boa gestão de clínica odontológica para reduzir os riscos do empreendimento e viabilizar a consolidação de um consultório forte no mercado.
Quer saber como fazer uma boa gestão de consultório odontológico? E sobre isso que falaremos hoje. Neste conteúdo, separamos 8 dicas incríveis para você praticar na administração de consultório odontológico. Siga a leitura.
8 dicas para melhorar a gestão do consultório odontológico
A gestão de clínica odontológica precisa ser muito bem planejada e executada. Essa organização impacta no trabalho da equipe e na experiência do paciente. Além, é claro, de que uma boa gestão colabora para que o consultório sobreviva e cresça.
Conheça a seguir 8 dicas para melhorar a gestão do seu consultório odontológico.
Melhore a organização da sua agenda
O sucesso da gestão de qualquer empresa depende da organização.
Quando o assunto é consultório odontológico, muitas vezes, o problema começa na agenda. Confusão entre horários de pacientes, sala de espera cheia, alta taxa de cancelamento, são alguns dos desafios enfrentados por muitos dentistas.
Para evitar tais problemas, é recomendado substituir a agenda de papel pela agenda eletrônica. Essa ferramenta, além de otimizar a organização do seu consultório, também simplifica a visualização de compromissos e evita erros durante os agendamentos.
Um sistema de agendamento eficiente também melhora o fluxo de pacientes, aumenta a produtividade da equipe, agiliza processos de marcação e agendamento de consultas, reduz as taxas de cancelamentos, além de ser uma vantagem competitiva.
Entenda mais sobre como funciona uma agenda online para consultório odontológico.
Cuidado com o controle financeiro
Não é novidade que o controle financeiro é um dos setores mais importantes de uma empresa - independente do porte ou segmento de atuação. Portanto, para que a clínica prospere é preciso manter as finanças organizadas e não misturar as contas da empresa com as pessoais.
Nesse contexto, uma boa dica é criar um pró-labore para o dentista, isto é, um salário fixo mensal. O restante do faturamento deve ser destinado para o pagamento das despesas da clínica e para construção do capital de giro.
Outro ponto fundamental é organizar corretamente as contas da clínica. Para isso, deve-se registrar todos os gastos, desde um cafezinho até a compra de uma grande quantidade de materiais. De fato, pode ser uma tarefa que leve bastante tempo, mas é indispensável.
Descubra o valor da hora da clínica
Calcular o valor da hora da clínica é considerado um dos pilares da administração de consultório odontológico. Isso porque, estudar o valor permite que o dentista saiba qual o preço médio deve ser cobrado de seus pacientes.
Para realizar o cálculo, basta somar o valor de todas as despesas fixas mensais - como água, luz, aluguel e salário de funcionários - e depois dividir o total pelo número de horas de atendimento disponibilizadas durante o mês.
Invista na otimização do tempo da equipe
É preciso se preocupar para que o paciente tenha uma experiência incrível com a sua clínica desde o primeiro contato. Para isso, é fundamental realizar uma boa preparação da equipe e evitar que os colaboradores fiquem sobrecarregados.
Uma boa estratégia é utilizar o sistema de agendamento online. Esse recurso permite que o próprio cliente tenha acesso a sua agenda online e consiga realizar a marcação do melhor dia e horário para ele, assim, a sua secretária tem mais tempo para se dedicar a outras tarefas.
O sistema também é capaz de enviar lembretes de agendamentos para o cliente próximo à data marcada, o que reduz a taxa de não comparecimento à consulta.
Além disso, é claro que utilizar ferramentas e estratégias que otimizem o tempo da equipe, certamente, contribuirá para colaboradores mais satisfeitos e produtivos.
Utilize estratégias de marketing digital
Não adianta tentar fugir: para ter sucesso com a sua clínica odontológica será necessário investir em estratégias de divulgação. Atualmente, uma das principais - se não a principal - estratégia para promoção de uma empresa é o marketing digital.
Ele é usado para que a sua empresa seja vista e reconhecida pelos clientes e ainda conquiste autoridade no meio digital e físico. As estratégias incluem mídias digitais, como instagram e facebook, site profissional, marketing de conteúdo, anúncios e muito mais.
Acesse o conteúdo e veja como fazer marketing digital para clínicas odontológicas.
Tenha um controle rígido do estoque
Toda a clínica depende de materiais e equipamentos odontológicos para funcionar. Do mesmo modo, é preciso ter uma boa gestão dos insumos e acompanhar quais os produtos estão próximos do estoque mínimo e qual a data de vencimento de cada.
Vale lembrar que toda compra deve ter como base os atendimentos realizados e o volume usado de cada item, uma vez que alguns materiais possuem maior rotatividade que outros. Portanto, os dados do controle de estoque são fundamentais para guiar decisões com assertividade e para evitar que falhas ou imprevistos durante o atendimento de algum paciente.
Dicas de como fazer controle de estoque? Acesse aqui.
Cuidado com o paciente em primeiro lugar
Receptividade, responsabilidade e ética são valores indispensáveis em cada atendimento de uma clínica odontológica. Para colocá-los em prática, o primeiro passo é ter uma boa conversa com o paciente, entender suas principais queixas e seu histórico clínico.
Essa etapa é chamada anamnese e todas as informações devem ser registradas para que o dentista consiga consultá-las sempre que necessário. Por meio do documento, o dentista é capaz de desenvolver um atendimento personalizado e seguro para cada paciente.
Entenda como fazer uma ficha anamnese odontológica.
Utilize um software odontológico
A gestão de uma clínica, de fato, pode levar muito tempo, ainda mais se for feita por meio de planilhas e relatórios complexos. Nessa situação, o cirurgião-dentista pode ter dificuldades para interpretação de dados, se desgastar e reduzir o tempo disponível para descanso ou até mesmo para atendimento.
Devido à complexidade, em alguns casos, a gestão da clínica acaba ficando em segundo plano, o que é um grande risco para o negócio. A boa notícia é que, atualmente, já existem programas desenvolvidos para facilitar a gestão de clínicas: o software odontológico.
O sistema oferece todos os recursos necessários para administração do consultório odontológico dentro de uma única plataforma. E o melhor: simples e fácil de usar. Dentre as principais funcionalidades, podemos citar:
Cadastro de clientes;
Ficha anamnese;
Controle financeiro;
Controle de estoque;
Agenda e agendamento online;
Relatórios gerenciais.
Pronto para realizar a gestão do seu consultório odontológico?
Gostou das dicas sobre como otimizar a administração de consultório odontológico?! A gente espera que sim! Por aqui estamos empenhados em auxiliar no sucesso da sua clínica ou consultório. Para mais conteúdos como este, continue acompanhando o blog do Simples Agenda.
Ah! E para complementar o seu conhecimento, leia também o nosso conteúdo sobre os benefícios de um software odontológico e entenda porque você precisa de um!