Como aumentar a eficiência no controle de equipamentos?
Se você trabalha com prestação de serviços, certamente, precisa ter um bom controle de equipamentos. Afinal, a organização dos processos internos impacta diretamente na experiência que o cliente terá com a sua empresa.
Além disso, o controle eficiente de equipamentos representa economia de tempo, aumento da produtividade e ainda colabora para excelência na prestação do serviço.
No entanto, diversos empreendedores têm dificuldades em realizar o controle de equipamento ou simplesmente ainda não deram a devida atenção para esse setor.
Se esse é o seu caso, você está no lugar certo! Neste conteúdo, você vai conhecer algumas dicas de como aumentar a eficiência no cadastro e controle de equipamentos.
O que é controle de equipamentos?
O controle de equipamentos envolve um conjunto de processos para organizar e melhor aproveitar os patrimônios de uma empresa.
Por exemplo, o controle adequado possibilita que o mesmo item seja usado por diferentes pessoas da equipe sem que se tenha dor de cabeça.
Do mesmo modo, é possível acompanhar o patrimônio portátil que fica com os funcionários e ainda realizar locações do equipamento.
Por fim, o processo também é importante para simplificar a localização dos itens e o acompanhamento da manutenção preventiva.
Qual a importância de melhorar o controle de equipamentos?
Quando o controle de equipamentos é realizado manualmente (ou pior ainda, por "olhomêtro"), a empresa fica sujeita a erros que podem impactar tanto no atendimento ao cliente quanto no faturamento.
Imagine, por exemplo, realizar o agendamento com um cliente, mas na hora do compromisso, não ter o equipamento disponível na empresa?! Certamente, a situação causará desconforto e insatisfação no consumidor.
Em longo prazo, a sequência de erros impacta na lucratividade e na imagem da empresa no mercado.
Além disso, realizar o controle adequado dos equipamentos colabora para aumento da produtividade interna e economia de tempo, uma vez que a equipe facilmente saberá onde está o equipamento e quando ele estará disponível.
Como fazer controle de equipamentos com eficiência?
Preparado para começar?! Então, confira 4 dicas para melhorar o controle de equipamentos da sua prestadora de serviços.
Faça manutenções preventivas
Impossível manter um bom controle de equipamentos sem realizar as manutenções preventivas. Afinal, de nada adianta ter o patrimônio disponível para uso, se na hora de utilizá-lo, ele apresentar problemas, não é mesmo?!
Por isso, invista tempo e recursos em manter o bom funcionamento dos seus equipamentos. Além de ser uma medida estratégica, também garante redução dos custos em longo prazo por aumentar a vida útil do item.
Utilize um software de controle de equipamentos
O ideal é que o controle de equipamentos seja simples e eficaz e, para isso, existe o software para cadastro de equipamentos. Nele é possível organizar, agendar e administrar os patrimônios de uma empresa.
O sistema também permite o acompanhamento eficiente sobre o status de cada equipamento - em tempo real - do que está disponível e do que está locado. Tudo isso simplifica a visualização e acelera a rotina. Prático, né?!
Cadastre seus equipamentos
O próximo passo para ter eficiência no controle de equipamentos é realizar um inventário do patrimônio da sua empresa. Para isso, o melhor caminho ainda é contar com a ajuda de um sistema de gestão que tenha o recurso cadastro de equipamentos.
Dentro do sistema você poderá registrar cada item de acordo com a categoria dele, número de série, lote, modelo, entre outros detalhes. Assim, ficará muito mais simples saber quais são os equipamentos da sua empresa e quais estão disponíveis.
Padronize processos
Utilizar planilhas ou cadernos para controlar os equipamentos é um processo lento e sujeito a erros. O ideal é optar pela padronização dos processos e garantir que todas as informações estejam centralizadas no sistema de gestão.
Até porque tudo fica mais simples quando todos os colaboradores são orientados a usar um único sistema e preencher sempre o mesmo documento. Isso evita a perda de informações, melhora o controle e aumenta a produtividade.
Tenha controle de locações
Alugar equipamentos é uma excelente opção de investimento. No entanto, para que a estratégia funcione bem é necessário ter um bom controle do que entra e sai na sua empresa, além de monitorar a agenda, o financeiro, entre diversos aspectos.
Nesse contexto, mais uma vez, o software de controle de equipamentos faz toda a diferença. O sistema permite, inclusive, que você gerencie e crie contratos, além de simplificar a visualização e centralização das informações.
Porque utilizar um software para cadastro de equipamentos?
Já se foi o tempo em que a gestão empresarial era realizada por meio de planilhas ou blocos de papel. Hoje, a evolução e competitividade do mercado exigem que empresas se atualizem e, consequentemente, automatizem processos.
Até porque realizar a controle manualmente ou utilizar dados desatualizados pode complicar ainda mais a gestão, além de aumentar o número de erros e retardar os processos internos.
Por isso, cada vez mais empresas adotam softwares de gestão empresarial, inclusive, com o recurso de controle e cadastro de equipamentos. O Simples Agenda é um dos principais softwares do mercado com esse recurso.
Conheça a seguir os diferenciais do sistema:
Evita duplicidade de agendamento
O software de controle de equipamentos do Simples Agenda permite que você agende os seus serviços junto com determinado equipamento, o que simplifica a gestão.
Além disso, o sistema oferece o recurso de bloqueio de mais de um cliente no mesmo horário para o mesmo equipamento.
Isso evita que a pessoa vá até o estabelecimento e que o equipamento necessário para prestação do serviço não esteja disponível.
Do mesmo modo, o Simples Agenda oferece controle de salas, controle de locações e controle de profissionais. Tudo simples, online e fácil de usar.
Integrado com toda a sua gestão empresarial
Outro grande diferencial do software de controle de equipamentos do Simples Agenda é que ele é integrado aos demais recursos do sistema.
Portanto, você também terá acesso a recursos como controle financeiro, controle de estoque, controle de vendas, emissão de notas fiscais, agenda online e muito mais.
Ou seja, dentro do software você poderá realizar a gestão completa da sua empresa, desde o cadastro de clientes até a gestão de contratos. Incrível, né?!
Teste gratuito por 35 dias
Para que você já comece a melhorar o controle de equipamentos e a gestão da sua empresa, o Simples Agenda oferece teste gratuito por 35 dias sem compromisso.
Você não precisa cadastrar cartão de crédito, ou seja, não há renovação automática.
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