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Nota fiscal de serviço eletrônica: tudo sobre NFS-e

GESTÃO FISCAL

Gabriela Vitória Redatora Freelancer
15 min leitura 03/11/2020

Para você que é prestador de serviço, entender tudo sobre NFS-e é o primeiro passo para manter as tributações da sua empresa em dia. Contudo, falar sobre impostos ainda gera muitas dúvidas nos empreendedores, afinal, é um assunto complexo.

Antes de mais nada, é preciso entender que o formato digital da nota fiscal surgiu com o objetivo de simplificar a rotina, reduzindo burocracias. Foi por meio da nota fiscal de serviço eletrônica que a emissão e o controle das notas passaram a ser completamente online.

Além disso, já existem diversas ferramentas que podem simplificar a emissão de notas. Dessa forma, o empreendedor não fica refém do sistema da sua prefeitura nem tem que lidar com uma grande quantidade de informações de maneira trabalhosa. 

Para te ajudar a entender tudo sobre o assunto, assim com, as melhores opções para emitir notas fiscais, preparamos este conteúdo. Então, papel e caneta e vamos às dicas!

O que é NFS-e?

NFS-e é a sigla para Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Esse documento fiscal deve ser usado para registrar toda prestação de serviço de qualquer natureza. Independente se a transação ocorreu em ambiente físico ou digital, é a NFS-e quem formaliza a venda do serviço.

A nota fiscal de serviço eletrônica tem validade fiscal e jurídica, além disso, pode ser usada como recibo. Esse documento foi criado para substituir a nota fiscal em papel e reduzir a burocracia na emissão de notas.

Para emitir a NFS-e o contribuinte deve acessar o site da prefeitura da cidade em que a empresa está sediada ou utilizar um software emissor. É válido ressaltar que a nota só deve ser emitida quando a atividade for finalizada. 

No Brasil, já existem outros tipos de notas digitais, além da NFS-e. As principais são a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) - criada para substituir o cupom fiscal - e a NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica) - utilizada para venda de produtos.

Quais são as vantagens da NFS-e?

Uma das grandes vantagens é que o uso da NFS-e dispensa a impressão da nota, dessa forma, há uma grande economia de papel e de espaço de armazenamento. É importante lembrar que a legislação brasileira exige que as notas sejam armazenadas por no mínimo 5 anos. Com a NFS-e o armazenamento é digital.

Além disso, para os empresários de serviços, a NFS-e proporcionou um significativo avanço, uma vez que o modelo digital viabilizou uma melhor gestão dos tributos, redução dos gastos e melhor controle financeiro do empreendimento.

A nota fiscal de serviço eletrônica deu tão certo que, hoje, mais de 500 prefeituras do Brasil já se adaptaram ao formato da nota digital. Dessa forma, a tendência é de que a nota em papel deixe de existir completamente. Até porque o uso de arquivos digitais é uma maneira mais segura e prática de gerenciar e emitir notas. 

Outra vantagem é que o uso da NFS-e permite que a empresa emita notas fiscais por sistemas de gestão, possibilitando que o processo de emissão seja automatizado. Dessa forma, há uma redução no tempo gasto para emitir notas fiscais de serviço.

Quem precisa emitir nota fiscal de serviço eletrônica?

Em tese, a emissão da NFS-e é obrigatória em todas as vendas realizadas por empresas que prestam serviços que estão sujeitos à cobrança de ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza).

A sonegação fiscal é crime e a empresa que não emite notas em todas as transações de venda de serviço pode ser multada. No entanto, cabe a prefeitura determinar quais serviços devem ser tributados e exigem NFS-e, dessa forma, há regras diferentes de obrigatoriedade em cada cidade. Por isso, em caso de dúvidas, consulte um contador.

Por fim, é relevante lembrar que, para o optante do MEI (Microempreendedor Individual), a emissão da NFS-e é, normalmente, facultativa quando o serviço prestado for para pessoa física. Quando o serviço é direcionado à pessoa jurídica, a emissão da nota fiscal de serviço eletrônica é obrigatória.

O que preciso e como emitir NFS-e?

Para emitir a nota fiscal de serviço eletrônica, o contribuinte precisa, primeiramente, da autorização da prefeitura. Além disso, o gestor deve adquirir um certificado digital que será importante para manter a segurança da transação.

Com a liberação da prefeitura e o certificado, basta acessar o sistema de emissão do município e preencher as informações da nota. Os estados brasileiros ainda não possuem uma padronização no sistema de emissão, por isso, cada cidade oferece um formato diferente.

Como resultado, muitos empreendedores optam por emitir a nota através de um software emissor próprio, integrado ao webservice da prefeitura. É válido ressaltar que a maioria das cidades brasileiras já são adeptas a NFS-e, mas algumas ainda fazem uso do bloco de notas.

O que é RPS e porque ele é importante?

RPS é a sigla para Recibo Provisório de Serviços. Esse documento é emitido quando ocorre algum problema na emissão da nota e o cliente não pode esperar. Dessa forma, o RPS funciona como um recibo temporário.

Por exemplo, falta de energia, instabilidade no site da prefeitura ou falta de internet podem impossibilitar a emissão da NFS-e. Nesses casos, usa-se o RPS, que funciona como uma alternativa rápida à geração da nota. 

Contudo, o recibo provisório de serviços não substitui a NFS-e. Ele deve ser usado apenas em casos emergenciais para ser entregue ao cliente de forma ágil. Portanto, dentro do prazo estabelecido pela prefeitura, o RPS deve ser convertido em nota fiscal.

O que é XML e para que serve?

O XML é o formato do arquivo da NFS-e. Quando o cliente realiza uma compra, o arquivo da nota fiscal recebido é em XML que pode ser facilmente convertido para PDF. O XML é uma solução inteligente para armazenamento das notas fiscais, uma vez que ele não precisa ser impresso.

É possível cancelar uma NFS-e?

Sim! Mas, para isso é preciso que o ISS ainda não tenha sido recolhido. Além disso, não pode ter passado mais de 6 meses desde a emissão da nota.

Caso o imposto já tenha sido recolhido, a NFS-e só pode ser cancelada por meio de processo administrativo. Em caso de dúvidas, consulte um contador.

Posso emitir NFS-e fora do sistema da prefeitura?

Sim. O uso do sistema de emissão da prefeitura não é obrigatório. Na verdade, grande parte dos empreendedores têm optado pelo uso do software emissor próprio. 

Isso porque o sistema oferecido pela prefeitura possui muitas limitações e passa por vários momentos de instabilidade. Com resultado, o processo de emissão da nota é lento e burocrático.

A boa notícia é que já existem soluções competentes para emissão de NFS-e, como o Simples Agenda. O software permite que a emissão da nota ocorra em poucos minutos. Além disso, o Simples Agenda oferece funcionalidades de ERP, integrando a emissão da nota ao controle financeiro da sua empresa. 

Como emitir NFS-e sem burocracia com o Simples Agenda

Com o Simples Agenda a emissão da NFS-e acontece com poucos cliques. O recurso de emissão de notas fiscais de serviço do sistema garante agilidade e praticidade ao processo.

O software permite que você emita NFS-e ilimitadamente. Outro diferencial, é que o Simples Agenda vai muito além da emissão de notas. O software ainda oferece funcionalidades de controle financeiro e controle de vendas para a sua empresa.

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