6 dicas para organizar e gerenciar a agenda de atendimentos
Como disse Philip Dormer Stanhope, 4º Conde de Chesterfield (estadista britânico do século XVIII): "Tudo que merece ser feito, merece ser bem feito".
Em outras palavras, fazer as coisas direito deveria ser o único jeito de executar qualquer tarefa. No entanto, não é o que acontece.
Por mais que gerenciar e organizar a agenda de atendimentos seja primordial para o sucesso de qualquer clínica, a tarefa - muitas das vezes - fica em segundo plano.
Sem a devida atenção para a agenda, a clínica acumula reclamações por atrasos, enfrenta altas taxas de cancelamento e ainda sobrecarrega o profissional.
Se você quer mudar ou evitar esse cenário dentro do seu consultório, é fundamental implementar alguns hábitos relacionados à gestão de atendimentos.
Para te ajudar, preparamos este conteúdo. Aqui você vai entender quais são os benefícios de organizar a sua agenda de atendimentos, vai aprender dicas de como fazer isso, além de conhecer um software gratuito que te ajuda nesse processo.
Ah! E, se você não tem uma clínica ou consultório, não se preocupe! As dicas aqui também valem para salões de beleza, barbearia, pet shop ou qualquer outro modelo de negócio que realiza agendamentos. Vamos lá?!
Quais são os benefícios da gestão de agenda de atendimentos?
Contar com uma agenda de atendimentos bem organizada não impacta somente no tempo de espera dentro da sua clínica. Ao contrário: promove eficiência para o negócio como um todo, diminuindo o desperdício de tempo e de dinheiro.
Conheça a seguir os principais benefícios da gestão da sua agenda de atendimentos:
Produtividade nos atendimentos;
Rotina menos estressante;
Qualidade de vida e mais tempo disponível para passar com a sua família;
Pacientes mais satisfeitos e fidelizados;
Menores taxas de cancelamento e não comparecimento à consulta;
Equipe mais motivada e eficiente;
Redução do tempo de espera e do número de atrasos.
Tudo isso também colabora para que você ofereça um serviço de qualidade e melhore a sua reputação no mercado, bem como, seja capaz de fidelizar seus clientes e melhorar os resultados do seu empreendimento.
A sua equipe também fica mais motivada e tem mais tempo disponível para cuidar de tarefas mais importantes da sua clínica.
6 dicas para organizar e gerenciar a agenda de atendimentos
Se o seu empreendimento presta serviços por agendamento (por exemplo, um salão de beleza, uma clínica de estética ou um consultório odontológico), certamente, você já enfrentou problemas com uma agenda cheia de atendimentos.
Conheça a seguir 6 dicas de como resolver esse problema:
Tenha uma agenda online
A primeira dica - e talvez a mais importante desta lista - é contar com uma agenda online para criar, gerenciar e organizar os seus atendimentos.
Ao substituir a agenda física pela digital, você elimina erros de agendamento (como marcar dois pacientes para o mesmo horário), não tem que lidar com rasuras ilegíveis e ainda evita o gasto de papel.
Além disso, a agenda online promove eficiência e garante agilidade na hora de realizar agendamentos.
O profissional responsável tem acesso a um dashboard intuitivo para analisar os horários disponíveis e agendar o paciente, com poucos cliques.
No momento da marcação, também é possível adicionar observações financeiras ou relacionadas à quantidade de sessões, por exemplo.
Ah! E ainda há a vantagem de poder acessar a agenda de qualquer lugar. Ou seja, mesmo em casa, o profissional consegue verificar como está a sua agenda para o próximo dia ou encaixar o paciente em alguma urgência.
Identifique padrões de comportamento e atendimento
Cada cliente é único, assim como, cada atendimento.
No entanto, se você trabalha na área há um tempo, já deve ter percebido que alguns pacientes conversam mais do que outros e que, dependendo do motivo da consulta, o atendimento pode demorar um pouco mais.
Ou seja, o profissional da saúde deve tentar identificar padrões, como aquele paciente que depende de uma consulta um pouco maior, e separar mais tempo na agenda do consultório. Isso é importante para evitar atrasos.
Também vale lembrar que quando o profissional vai atender o paciente pela primeira vez, é comum que a consulta seja um pouco maior. Afinal, é preciso tirar um tempo para ouvir o paciente e preencher toda a ficha anamnese.
Em linhas gerais, tudo isso mostra que organizar e gerenciar a agenda de atendimentos é um processo essencialmente estratégico! ?
Tenha um intervalo de tempo entre os agendamentos
Outra dica indispensável é ter intervalo entre os agendamentos. Assim, o profissional consegue tirar um tempo para se organizar para o próximo atendimento e ainda se resguarda caso aconteça algum atraso.
O mais comum é estabelecer um intervalo de dez ou quinze minutos entre uma consulta e outra, evitando a sobreposição de atendimentos.
Ah! Mas não se engane: ainda sim é preciso evitar que o tempo da consulta seja excedido. Sempre ouça o paciente, mas seja objetivo em relação às informações e tenha consciência de que tem outros pacientes esperando.
Faça a confirmação de consultas
Outro item que não pode faltar na sua rotina é a confirmação de consultas.
A prática contribui para a redução das faltas por esquecimento e do número de pacientes que se atrasam: os dois principais fatores que atrapalham a organização de qualquer agenda.
O processo é tão importante que, de acordo com pesquisas, enviar mensagem para o paciente um dia antes da consulta pode reduzir em até 30% a taxa de não comparecimento.
E sabe o melhor?! Você não precisa fazer esse processo manualmente. As agendas online mais tecnológicas já enviam lembretes de agendamento automáticos, inclusive, para o WhatsApp do paciente. Incrível, né?!
Conte com o agendamento online
A sexta dica para melhorar a gestão da agenda de atendimentos é utilizar o recurso de agendamento online.
Ele muda completamente a rotina de empresas e profissionais que recebem diversas ligações ou mensagens por dia e perdem muito tempo até encontrar o horário ideal para o cliente.
Como?! Bom, o recurso possibilita que o próprio cliente acesse o link da agenda da sua clínica e, sozinho, realize o agendamento. Ele mesmo vê todos os horários disponíveis e escolhe o que melhor lhe atende.
Assim, seus pacientes (ou clientes) conseguem marcar consultas de qualquer lugar e a qualquer hora, sem a necessidade de conversar com algum profissional ou aguardar atendimento.
As informações são atualizadas para você em tempo real, o que colabora para a organização da sua clínica e torna o dia a dia mais proveitoso.
Trabalhe de maneira integrada com a equipe
Se a sua clínica (ou empresa) possui mais de um profissional responsável pelos atendimentos, vale muito a pena apostar em uma agenda que favoreça o trabalho em equipe.
No Simples Agenda, por exemplo, o gestor pode visualizar a agenda de todos os profissionais em um único local e configurar o tempo de duração de cada consulta/atendimento, se desejar.
Além disso, é possível emitir relatórios com o número de agendamentos de cada profissional e verificar se tem algum sobrecarregado, o que agiliza a visualização e simplifica a interpretação das informações.
Simples Agenda: a agenda que você precisa, pelo preço que você quer!
Como vimos até aqui, uma agenda de atendimentos organizada é capaz de proporcionar mais tranquilidade para o profissional, bem como, eficiência para a equipe e satisfação para o cliente e/ou paciente.
Os processos passam a ser mais dinâmicos e, mesmo diante de imprevistos, a sala de espera não se torna um caos. Afinal, você estará preparado para isso.
No entanto, tudo depende de uma agenda online eficiente, intuitiva e que trabalhe por você. E é aí que entra o Simples Agenda.
O software é referência quando o assunto é agenda online e está preparado para ser o seu melhor amigo dentro da rotina empresarial.
São diversos recursos disponíveis para que você possa criar, controlar e organizar agendamentos, além de realizar todo o controle financeiro e gerencial do seu negócio. Tudo online, em nuvem e com máxima segurança.
Além disso, o Simples Agenda ainda oferece os recursos de agendamento online e ficha anamnese para que você possa prestar a melhor assistência ao seu cliente.
E, para fechar com chave de ouro, o software libera o teste gratuito por 35 dias para você conhecer na prática os benefícios. A gente confia no que faz, por isso, você não precisa assinar nada nem adicionar cartão de crédito.